Vállalkozóként eljön az idő, amikor meg kell változtatnia a cég nevét. Bár ez izgalmas és fontos lépés lehet, egyben ijesztő feladat is. Az egyik legnagyobb kihívás a cég összes dokumentumának frissítése az új névvel. Szerencsére a Microsoft Word számos olyan eszközt kínál, amelyek megkönnyítik ezt a folyamatot. Ebben a cikkben végigvezetjük a Microsoft Word dokumentumokban a cégnév minden példányának megváltoztatásához szükséges lépéseken.
A Microsoft Word Keresés és csere funkciója egy hatékony eszköz, amely segíthet a szavak vagy kifejezések megváltoztatásában a dokumentumban. Az eszköz használatához egyszerűen nyomja le a billentyűzeten a „Ctrl + H” billentyűkombinációt, vagy lépjen a „Kezdőlap” fülre, kattintson a „Szerkesztés” csoportban a „Csere” lehetőségre, majd válassza ki a „Csere” lehetőséget a legördülő menüből.
A „Keresés és csere” párbeszédpanelen írja be a cég régi nevét a „Mit keres” mezőbe, az új nevét pedig a „Mivel helyettesíti” mezőbe. Kattintson a „Mindent kicserél” gombra, hogy a régi név minden példányát az új névvel helyettesítse. Ne feledje, hogy ez minden egyes példányt lecserél, ezért győződjön meg róla, hogy készen áll a változtatás elfogadására.
A navigációs ablak egy másik hasznos eszköz a Microsoft Wordben, amely lehetővé teszi a dokumentum különböző részeinek gyors átugrását. Eléréséhez lépjen a „Nézet” fülre, és kattintson a „Megjelenítés” csoportban a „Navigációs sáv” elemre.
Ha a Navigációs sáv megnyílt, a keresősávba beírva megkeresheti a cég régi nevét. A régi név minden előfordulása ki lesz emelve a dokumentumban. Ezután kézzel helyettesítheti az egyes példányokat az új névvel.
Ha sok dokumentumot kell frissítenie, a makrók használatával sok időt takaríthat meg. A makrók olyan parancsok és műveletek sorozata, amelyek rögzíthetők és lejátszhatók az ismétlődő feladatok automatizálása érdekében.
A vállalat nevének megváltoztatására szolgáló makró létrehozásához lépjen a „Nézet” fülre, és kattintson a „Makrók” csoportban a „Makrók” menüpontra. Válassza ki a „Makró rögzítése” lehetőséget, és adjon neki nevet. Ezután használja a Keresés és csere funkciót a vállalat nevének szükség szerinti frissítéséhez. Ha végzett, állítsa le a makrófelvételt, és mentse el.
A makró más dokumentumokra történő alkalmazásához egyszerűen nyissa meg a dokumentumot, és lépjen a „Nézet” fülre. Kattintson a „Makrók” gombra, és válassza ki az imént létrehozott makrót. Kattintson a „Futtatás” gombra, és a makró végigfut a dokumentumon, elvégezve a szükséges módosításokat.
Ha még mindig nehezen tudja frissíteni vállalata összes dokumentumát, rendelkezésre állnak harmadik féltől származó bővítmények, amelyek automatizálhatják a folyamatot. Ezek a bővítmények egyszerre több dokumentumban is képesek keresni és kicserélni a szöveget, így több órányi kézi munkát takaríthat meg.
Néhány népszerű bővítmény közé tartozik a DocTools CrossReferenceManager és a Kutools for Word. Ezek a bővítmények általában vásárláshoz vagy előfizetéshez kötöttek, ezért mindenképpen végezzen kutatást, mielőtt elkötelezi magát valamelyik mellett.
Összefoglalva, a vállalat nevének megváltoztatása a Microsoft Word dokumentumokban időigényes feladat lehet, de a megfelelő eszközökkel és technikákkal gyorsan és hatékonyan elvégezhető. Akár a Keresés és csere funkciót, a Navigációs ablakot, a makrókat vagy egy harmadik féltől származó bővítményt választja, győződjön meg róla, hogy kétszer is ellenőrizze a módosításokat, és a dokumentumok bezárása előtt mentse el azokat. Egy kis türelemmel és kitartással pillanatok alatt frissítheti vállalata összes dokumentumát!