Mivel életünk egyre zsúfoltabbá válik, előfordul, hogy egyszerűen nem tudunk olyan gyorsan válaszolni az e-mailekre, ahogyan szeretnénk. Talán éppen nyaralunk, vagy el vagyunk havazva a munkával, vagy egyszerűen csak szünetet tartunk az eszközeinkkel. Ilyen esetekben jól jöhet a Gmail automatikus válasz funkciója. Ezzel a funkcióval beállíthat egy automatikus választ, amellyel tudatja a kapcsolattartókkal, hogy nem elérhető, és hogy mikorra várhatóan visszatér.
Az automatikus válasz beállításához a Gmailben először is jelentkezzen be fiókjába, és kattintson a jobb felső sarokban található fogaskerék ikonra. A legördülő menüből válassza a „Beállítások” menüpontot, majd görgessen lefelé a „Szabadság válaszadó” szakaszig. Itt kiválaszthatja az automatikus válasz dátumtartományát, és megadhatja az elküldeni kívánt üzenetet.
Üzenete megírásakor tartsa szem előtt, hogy automatikus válaszát mindenkinek elküldi, aki a megadott időszakban e-mailt küld Önnek, ezért fontos, hogy az üzenet világos és tömör legyen. Olyan információkat írhat bele, mint például a távolléte oka, hogy mikorra tervezi a visszatérést, és hogy vészhelyzet esetén kihez fordulhat.
Miután beírta az üzenetet, kattintson a „Változások mentése” gombra az automatikus válasz aktiválásához. Szükség esetén bármikor visszamehet, és szerkesztheti vagy kikapcsolhatja a választ.
Bár az automatikus válaszok hasznosak, ha tudatja az emberekkel, hogy nem elérhető, más módon is hasznosak lehetnek. Használhatja például arra, hogy visszaigazolja egy e-mail kézhezvételét, vagy hogy tudassa valakivel, hogy a lehető leghamarabb visszahívja. Ehhez egyszerűen állítson be a Gmailben egy „beállított választ”, amely lényegében egy előre megírt üzenet, amelyet újra és újra használhat.
A Canned Response beállításához állítsa össze a mentendő üzenetet, majd kattintson az üzenetablak jobb alsó sarkában lévő három pontra. Válassza a „Előre beállított válaszok” lehetőséget, majd a legördülő menüből válassza az „Új előre beállított válasz” lehetőséget. Adjon nevet a válaszának, majd kattintson a „Mentés” gombra. Mostantól bármikor hozzáférhet a válaszhoz, ha a három pontra kattint, és kiválasztja a megfelelő konzervált választ.
Összefoglalva, az automatikus válaszok és a konzervált válaszok értékes eszközök a bejövő üzenetek kezelésében és a kapcsolattartókkal való hatékony kommunikációban. Ha kihasználja ezeket a funkciókat, időt takaríthat meg, és biztosíthatja, hogy üzenetei egyértelműek és következetesek legyenek.
Az automatikus e-mail válasz beállításához kövesse az alábbi lépéseket:
1. Jelentkezzen be az e-mail fiókjába, és navigáljon a beállítások vagy opciók menüponthoz.
2. Keressen egy olyan opciót, amelyen az „Automatikus válaszok” vagy a „Hivatalon kívül” felirat szerepel.
3. Kattintson erre a lehetőségre az automatikus válasz beállításainak megnyitásához.
4. Válassza ki, hogy automatikus válaszokat szeretne-e küldeni mindenkinek, aki e-mailt küld Önnek, vagy csak a névjegyzékében szereplő személyeknek.
5. Testre szabhatja az automatikus válaszként elküldendő üzenetet. Tartalmazhat olyan információkat, mint például, hogy mikor tér vissza, kivel vegye fel a kapcsolatot távollétében, és bármilyen más fontos részletet.
6. Állítsa be azt a dátumtartományt, amely alatt az automatikus válasz aktív lesz. Ez biztosítja, hogy a válasz elküldése megszűnjön, amint visszatér a munkahelyére.
7. Mentse a beállításokat, és lépjen ki az automatikus válasz menüből.
Miután beállította az automatikus választ, mindenki, aki a megadott dátumtartományban e-mailt küld Önnek, megkapja az Ön által létrehozott üzenetet. Ez segíthet biztosítani, hogy az emberek tudjanak a távollétéről, és hogy az e-maileket továbbra is megkapják és nyugtázzák.
Az automatikus válasz beállítása a Gmail alkalmazásban egy nagyon hasznos funkció, amely időt takaríthat meg, és biztosíthatja, hogy az Önnek e-mailt küldő személyek tudjanak az Ön elérhetetlenségéről vagy késedelmes válaszáról. Íme az automatikus válasz beállításának lépései a Gmail alkalmazásban:
1. Nyissa meg a Gmail alkalmazást a mobileszközén.
2. Koppintson a képernyő bal felső sarkában lévő három vízszintes vonalra.
3. Görgessen lefelé, és koppintson a „Beállítások” gombra.
4. Koppintson arra a fiókra, amelyhez be szeretné állítani az automatikus válaszadást.
5. Görgessen lefelé a „Vacation responder” szakaszhoz, és koppintson a kapcsolóra a bekapcsoláshoz.
6. Állítsa be a dátumtartományt, amelyben az automatikus válasz aktív legyen. Ez biztosítja, hogy az automatikus válasz csak a megadott időszakban kerüljön elküldésre.
7. Adja meg az automatikus válasz tárgyát és üzenetét. Ennek egy rövid üzenetnek kell lennie, amely tájékoztatja a feladót, hogy Ön nem elérhető, és hogy mikor tud majd válaszolni az e-mailjére.
8. Azt is kiválaszthatja, hogy az automatikus választ csak a kapcsolattartóinak küldje el, ha kiválasztja a „Csak a kapcsolattartóimnak küldöm” opciót.
9. Ha minden szükséges információt megadott, a beállítások mentéséhez koppintson a képernyő jobb felső sarkában található „Kész” gombra.
Az automatikus válasz mostantól be van állítva, és elküldi mindenkinek, aki a megadott dátumtartományban e-mailt küld Önnek. Fontos, hogy ne felejtse el kikapcsolni az automatikus választ, amint újra munkába áll, hogy elkerülje az azonnali figyelmet igénylő e-mailekre küldött automatikus válaszok elküldését.
Igen, a Gmail rendelkezik irodán kívüli válasz funkcióval, amelyet be lehet állítani, hogy automatikusan válaszoljon a beérkező e-mailekre, amikor Ön távol van. Ezt a funkciót általában „automatikus válaszként” vagy „nyaralási válaszként” is emlegetik.
Az irodán kívüli válasz beállításához a Gmailben az alábbi lépéseket kell követnie:
1. Nyissa meg Gmail fiókját, és kattintson a képernyő jobb felső sarkában található „Beállítások” fogaskerék ikonra.
2. Válassza ki a legördülő menüből a „Beállítások” menüpontot.
3. Görgessen lefelé a „Vacation responder” szakaszhoz, és kattintson a „Vacation responder on” rádiógombra.
4. Állítsa be a távollétének időpontját, valamint az automatikus válasz tárgyát és üzenetét.
5. Válassza ki, hogy az automatikus választ mindenkinek elküldi-e, aki e-mailt küld Önnek, vagy csak a névjegyzékében szereplő személyeknek.
6. Kattintson a „Változások mentése” gombra az oldal alján a távolléti válasz aktiválásához.
Fontos megjegyezni, hogy amíg a hivatalon kívüli válasz aktív, a Gmail továbbra is fogadja és tárolja az új üzeneteket a bejövő üzenetek között. Ezekre az üzenetekre azonban nem fog automatikusan válaszolni, amíg ki nem kapcsolja a szabadságon lévő válaszadó funkciót.