Az Excel hatékony eszköz az adatkezeléshez és -elemzéshez, de időigényes lehet ugyanazon adatok többszöri kézi bevitele. Szerencsére számos módja van az adatbevitel racionalizálásának az Excelben. Ebben a cikkben egy hasznos trükkel foglalkozunk: egy oszlop kitöltése ugyanazokkal az adatokkal.
Egy oszlop azonos adatokkal való kitöltésének első lépése, hogy a kívánt adatokat egyetlen cellába írja be. Ez lehet egy szöveges karakterlánc, egy szám vagy egy dátum. Ez lehet egy képlet is, amely az oszlop összes cellájába átmásolásra kerül.
Miután az adatokat beírta a cellába, jelölje ki a cellát a cellára kattintva. Ezután vigye az egeret a cella jobb alsó sarka fölé, amíg a kurzor egy kis fekete keresztté nem változik. Ez a kitöltési fogantyú.
Kattintson a kitöltési fogantyúra, és húzza lefelé az oszlopban, hogy az összes cellát ugyanazokkal az adatokkal töltse ki. A kitöltési fogantyú szükség szerint automatikusan módosítja az adatokat. Ha például az adat egy szám, és a közvetlenül alatta lévő cella egy sorral lejjebb van, a kitöltési fogantyú 1-et ad a következő cellában lévő számhoz.
Egy másik módja annak, hogy egy oszlopot ugyanazokkal az adatokkal töltsön ki, a kitöltési parancs használata. Ehhez jelölje ki a kívánt adatokat tartalmazó cellát, és nyomja le a Ctrl + C billentyűkombinációt a másoláshoz. Ezután jelölje ki azt a cellatartományt az oszlopban, ahol az adatokat ki kell tölteni.
Kattintson a jobb gombbal a kijelölésre, és válassza a kontextusmenüből a Kitöltés parancsot. A Kitöltés menüben válassza ki a kitöltendő adatok típusának megfelelő opciót. Például válassza a Fill Series (Sorozat kitöltése) lehetőséget a számok kitöltéséhez vagy a Fill Formatting Only (Csak formázás kitöltése) lehetőséget, ha csak az eredeti cella formázását szeretné átmásolni.
Az Excel egy hatékony funkciót is kínál Flash Fill néven, amely képes automatikusan kitölteni az adatokat minták vagy kritériumok alapján. A Flash Fill funkció használatához írja be a kívánt adatot az oszlop első cellájába, majd a következő adatpontot a következő cellába. Az Excel felismeri a mintát, és felajánlja az oszlop többi cellájának kitöltését.
A Flash Fill javaslat elfogadásához nyomja meg az Enter billentyűt. A javaslat elutasításához nyomja le az Esc billentyűt. A Flash Fill sok időt takaríthat meg az ismétlődő adatokat tartalmazó oszlopok kitöltésekor, különösen akkor, ha az adatok kiszámítható mintát követnek.
Összefoglalva, egy oszlop kitöltése azonos adatokkal az Excelben többféleképpen is elvégezhető. Akár a kitöltési fogantyút, akár a Kitöltés parancsot, akár a nagy teljesítményű Flash Fill funkciót használja, ezek a módszerek időt takaríthatnak meg és egyszerűsíthetik az adatbevitelt az Excelben.
Egy cellatartomány automatikus kitöltéséhez azonos adatokkal a Microsoft Excelben kövesse az alábbi lépéseket:
1. Írja be az adatokat a kitölteni kívánt tartomány első cellájába.
2. Kattintson a cellára a kijelöléshez.
3. Vigye az egérkurzort a cella jobb alsó sarka fölé, amíg az fekete plusz jellé (+) nem változik.
4. Kattintson a fekete pluszjelre (+), és húzza lefelé vagy át a tartományon, amelyet ki akar tölteni az adatokkal.
5. Engedje fel az egérgombot, amikor elérte a tartomány utolsó celláját.
Az első cella adatai automatikusan kitöltődnek a tartomány többi cellájába. Használhatja a „Ctrl + D” billentyűkombinációt is az adatok lefelé történő kitöltéséhez, vagy a „Ctrl + R” billentyűkombinációt a jobbra történő kitöltéshez.
Ha a számvitelben és könyvelésben az összes alábbi cellát ugyanazzal az értékkel szeretné kitölteni, az alábbi lépéseket követheti:
1. Jelölje ki azt a cellát, amely a lentebb kitölteni kívánt értéket tartalmazza.
2. Vigye az egeret a cella jobb alsó sarka fölé, amíg a kurzor fekete plusz jellé nem változik.
3. Kattintson az egérgombra és tartsa lenyomva, majd húzza a kurzort lefelé az utolsó olyan cellába, amelyet ugyanazzal az értékkel szeretne kitölteni.
4. Engedje fel az egérgombot, és az érték átmásolódik az összes kijelölt cellába.
Alternatívaként használhatja a „Ctrl + D” billentyűkombinációt Windowson vagy a „Command + D” billentyűkombinációt Macen, hogy az összes alatta lévő cellát ugyanazzal az értékkel töltse ki. Ez a parancsikon csak akkor működik, ha már kijelölte a kitölteni kívánt értéket tartalmazó cellát.
A szekvenciális adatok automatikus kitöltéséhez az Excelben a következő lépéseket követheti:
1. Írja be a kezdőértéket annak az oszlopnak vagy sornak az első cellájába, ahol a szekvencia kezdődjön.
2. Írja be a második értéket az első cella alatti vagy az első cellától jobbra lévő cellába, attól függően, hogy függőleges vagy vízszintes sorrendet szeretne.
3. Jelölje ki mindkét cellát, és vigye a kurzort a második cella jobb alsó sarka fölé, amíg az egy kis fekete plusz jellé (+) nem változik.
4. Kattintson és húzza a kurzort lefelé vagy át a cellákon, ahol a sorozatot folytatni szeretné. Az Excel automatikusan kitölti a sorozat fennmaradó értékeit.
Alternatív megoldásként használhatja a Kitöltés parancsot is az értékek sorozatának automatikus kitöltéséhez:
1. Írja be az első két értéket abba az oszlopba vagy sorba, ahol a sorozatot szeretné kezdeni.
2. Jelölje ki mindkét cellát, és kattintson a második cella jobb alsó sarkában lévő Kitöltés fogantyúra.
3. A megjelenő kontextusmenüben válassza a „Sorozat kitöltése” lehetőséget lineáris sorozathoz, vagy a „Napok kitöltése” vagy „Hétköznapok kitöltése” lehetőséget dátumalapú sorozathoz.
4. Kattintson az OK gombra, és az Excel automatikusan kitölti a sorozat fennmaradó értékeit.
Az Excelben több módja is van az adatok automatikus kitöltésének a cellák húzása nélkül. Íme néhány módszer:
1. A Kitöltés parancs használatával: Jelölje ki az automatikusan kitölteni kívánt cellákat, majd kattintson a Kezdőlap lap > Szerkesztés csoport > Kitöltés > Sorozat parancsra. A Sorozat párbeszédpanelen válassza ki az automatikusan kitölteni kívánt adatok típusát (pl. dátumok, számok, szöveg), adja meg ennek megfelelően a beállításokat, majd kattintson az OK gombra.
2. A Flash kitöltés funkció használata: Kezdjen el beírni egy mintát az automatikusan kitölteni kívánt adatok melletti oszlopba. Az Excel automatikusan felismeri a mintát, és javaslatot tesz a fennmaradó cellák kitöltésére. A javaslat elfogadásához nyomja meg az Enter billentyűt.
3. A Ctrl + D billentyűkombináció használatával: Jelölje ki az automatikusan kitölteni kívánt cella(ka)t, majd nyomja meg a Ctrl + D billentyűkombinációt. Az Excel átmásolja az értéket a kijelölt cella(k) feletti cellából a kijelölt cellába(k)ba.
4. A Ctrl + R billentyűkombináció használatával: Jelölje ki az automatikusan kitölteni kívánt cella(ka)t, majd nyomja meg a Ctrl + R billentyűkombinációt. Az Excel átmásolja az értéket a kijelölt cella(k)tól balra lévő cellából a kijelölt cellába(k)ba.
Ezekkel a módszerekkel gyorsan és egyszerűen kitölthet automatikusan adatokat az Excelben anélkül, hogy a cellákat húznia kellene.