Az adószezon közeledtével sok adófizető igyekszik összegyűjteni az összes szükséges dokumentumot és bizonylatot. Gyakran felmerül a kérdés, hogy minden adóleíráshoz szükség van-e bizonylatokra vagy sem. A rövid válasz igen, de van néhány kivétel ez alól a szabály alól.
Az IRS megköveteli az adófizetőktől, hogy nyilvántartást vezessenek az adóbevallásukban igényelt levonások alátámasztására. Ez azt jelenti, hogy ha egy kiadást le akar vonni az adójából, akkor rendelkeznie kell nyugtával vagy egyéb dokumentációval, amely bizonyítja, hogy a kiadás jogszerű. Megfelelő dokumentáció nélkül az IRS megtagadhatja a levonást, és esetleg még a bevallását is ellenőrizheti.
Egyes kiadások, például az üzleti vagy bérbe adott ingatlanokhoz kapcsolódó kiadások részletesebb dokumentációt igényelnek, mint mások. Ha például egy üzleti út utazási költségeit tervezi levonni, akkor fel kell jegyeznie az utazás dátumát, célállomását, célját, valamint a szállítás, szállás, étkezés és egyéb költségek költségeit. Hasonlóképpen, ha egy bérelt ingatlanhoz kapcsolódó kiadásokat tervez levonni, részletes nyilvántartást kell vezetnie az ingatlanhoz kapcsolódó összes bevételről és kiadásról.
A bizonylatolási kötelezettség alól azonban van néhány kivétel. Ha például készpénzt adományoz egy jótékonysági szervezetnek, akkor meg kell őriznie egy banki nyilvántartást vagy a szervezet írásos közleményét, amely tartalmazza a szervezet nevét, a hozzájárulás dátumát és összegét. Hasonlóképpen, ha vagyontárgyat adományoz, akkor meg kell őriznie egy nyugtát vagy a szervezet írásos dokumentációját, amely tartalmazza a szervezet nevét, a hozzájárulás dátumát és helyét, valamint a vagyontárgy részletes leírását.
Vannak olyan kiadások is, amelyekhez nem szükségesek bizonylatok, de valamilyen formában mégis szükséges a dokumentáció. Például, ha a személyes gépjárművét üzleti célokra használja, naplót kell vezetnie az üzleti céllal megtett kilométerekről. Hasonlóképpen, ha kisebb összegű készpénzadományt tesz egy jótékonysági szervezetnek, a levonás alátámasztására használhatja a banki nyilvántartást vagy a szervezet írásos nyilatkozatát.
Összefoglalva, bár nem minden adóleíráshoz van szükség bizonylatokra, fontos, hogy részletes nyilvántartást és dokumentációt vezessen a levonások alátámasztására. Ennek elmulasztása a levonás megtagadásához és esetleg könyvvizsgálathoz vezethet. Mint mindig, most is ajánlott, hogy konzultáljon adószakértővel vagy használjon adószoftvert, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden olyan levonást érvényesít, amelyre jogosult.