Az alkalmazottak azonosítása a modern munkahelyek kritikus szempontja. A munkavállalói azonosítás vagy azonosító a szervezet minden egyes alkalmazottjához rendelt egyedi azonosító számot vagy kódot jelenti. A munkavállalói azonosító számokat általában a munkavállalók jelenlétének, munkaidejének és más alapvető személyzeti adatoknak a nyomon követésére használják.
Sok szervezet a munkavállalói azonosítókat más azonosítási formákkal – például fényképes azonosítással vagy biometrikus adatokkal – kombinálva használja a munkavállalók személyazonosságának ellenőrzésére. Egyes esetekben a vállalatok a munkavállalói azonosítókat a munkahelyen belüli bizonyos területekhez vagy berendezésekhez való hozzáférés korlátozására is használhatják.
A munkavállalói igazolványok a munkahelyi biztonság javítására is használhatók. A munkavállalók azonosításának megkönnyítésével a vállalatok gyorsan azonosíthatják az illetéktelen személyeket, és megelőzhetik a biztonság megsértését. Ezenkívül a munkavállalói azonosítók segíthetnek a szervezeteknek a munkavállalók jelenlétének jobb nyilvántartását vezetni, ami hasznos lehet a bérszámfejtés és a HR céljaira.
A gyakorlati alkalmazások mellett a munkavállalói igazolványok pszichológiai előnyökkel is járhatnak a munkavállalók számára. Azzal, hogy a vállalatok egyedi azonosítóval látják el a munkavállalókat, segíthetik a munkavállalókat abban, hogy jobban kötődjenek a munkahelyükhöz és a kollégáikhoz. Ez különösen fontos lehet az új alkalmazottak számára, akik nem ismerik a környezetüket, és úgy érezhetik, hogy elszigeteltek vagy elszigeteltek.
Összességében a munkavállalói azonosító számok a modern munkahelyek alapvető eszközei. Azzal, hogy minden egyes munkavállalónak egyedi azonosítót biztosítanak, a vállalatok javíthatják a biztonságot, ellenőrizhetik a munkavállalók személyazonosságát, és jobb nyilvántartást vezethetnek az alkalmazottak jelenlétéről. Emellett a munkavállalói azonosítók segítségével a munkavállalók jobban kötődhetnek a munkahelyükhöz, ami nagyobb munkahelyi elégedettséghez és jobb teljesítményhez vezethet.
Jellemzően a legtöbb szervezetben minden munkavállaló egyedi munkavállalói azonosító számot kap. Ez a szám a munkavállaló egyedi azonosítójaként szolgál a szervezeten belül, és különböző célokra használják, például a munkavállalói nyilvántartások nyomon követésére, a bérszámfejtésre, valamint a vállalati rendszerekhez és erőforrásokhoz való hozzáférésre. A munkavállalói azonosítószámot általában a felvételi eljárás során, a munkavállaló felvételekor kapja meg, és a munkavállalónak a szervezetnél töltött teljes szolgálati ideje alatt ugyanaz marad. Egyes kisebb szervezeteknél azonban előfordulhat, hogy nincs hivatalos munkavállalói azonosító rendszer, és ehelyett más módszereket, például a munkavállaló nevét vagy nevének és munkakörének kombinációját használják a munkavállaló azonosítására. Végső soron az, hogy egy alkalmazott rendelkezik-e munkavállalói azonosító számmal, vagy sem, annak a szervezetnek a szabályzatától és eljárásaitól függ, ahol dolgozik.
Nem, a munkavállalói azonosító és a társadalombiztosítási szám (SSN) nem ugyanaz. A munkavállalói azonosító egy egyedi azonosító, amelyet a munkáltató rendel minden egyes munkavállalóhoz olyan szervezeti célokra, mint a bérszámfejtés, a juttatások kezelése és a nyilvántartás vezetése. A munkavállalói azonosítók lehetnek alfanumerikusak, és jellemzően a vállalat rendszereinek és adatbázisainak belső használatára szolgálnak.
Másrészt a társadalombiztosítási szám (SSN) egy kilencjegyű szám, amelyet az Egyesült Államok kormánya bocsát ki az állampolgárok jövedelmének nyomon követésére és a társadalombiztosítási ellátásokra való jogosultságuk meghatározására. Az SSN-számokat adózási célokra használják, és a munkáltatóknak be kell jelenteniük az alkalmazottak bérét a kormánynak. Az SSN-számokat számos más célra is használják, például hitelfelvételhez, bankszámlanyitáshoz és állami juttatások igényléséhez.
A munkáltatók számára fontos, hogy a munkavállalói azonosítókat és az SSN-eket elkülönítve és biztonságosan tartsák, mivel az SSN-ek felhasználhatók személyazonosság-lopásra és egyéb csalárd tevékenységekre. A munkáltatóknak azt is biztosítaniuk kell, hogy betartják az SSN-ek gyűjtésére, felhasználására és védelmére vonatkozó valamennyi törvényt és rendeletet.
A munkavállalói azonosítószám számjegyeinek száma a szervezettől és a munkavállalói azonosítók kiosztására szolgáló egyedi rendszertől függően változhat. Egyes szervezetek hatjegyű munkavállalói azonosítószámot használhatnak, míg mások nyolc- vagy akár tízjegyű munkavállalói azonosítószámot is. Fontos, hogy a munkavállalói azonosítószám konkrét formátumának és hosszának meghatározásához érdeklődjön a szervezet HR-osztályán vagy felettesénél.
Munkavállalói azonosítóját általában a munkavállalói igazolványán vagy a munkáltatója által átadott hivatalos dokumentumokon, például a munkaszerződésén, az ajánlati levelén vagy a fizetési csekken találja. Ha ezeken az eszközökön keresztül nem találja meg a munkavállalói azonosítóját, akkor a HR-osztályhoz vagy a feletteséhez is fordulhat, hogy segítséget kérjen a megszerzésében. Fontos, hogy megőrizze munkavállalói azonosítóját, mivel különböző feladatokhoz, például a be- és kijelentkezéshez, bizonyos rendszerekhez vagy erőforrásokhoz való hozzáféréshez, illetve a foglalkoztatási státuszának ellenőrzéséhez szükség lehet rá.
Az alkalmazotti azonosító létrehozásakor több olyan információ is van, amelyet érdemes feltüntetni. Általában az alkalmazotti azonosító tartalmaz egy egyedi azonosítót, amely megkülönbözteti az egyes alkalmazottakat egymástól. Ez lehet betűk és számok kombinációja, vagy egyszerűen egy numerikus kód.
Az egyedi azonosítón túlmenően a munkavállaló nevét és munkakörét is feltüntetheti az azonosítón. Ez megkönnyítheti a vezetők és a munkatársak számára, hogy azonosítsák, ki kicsoda, különösen nagyobb szervezeteknél.
Vállalata irányelveitől és eljárásaitól függően további információkat is feltüntethet a munkavállalói azonosítón. Például feltüntetheti az osztályukat, a műszakot vagy a munkavégzés helyét. Ez különösen akkor lehet hasznos, ha szervezetén belül több telephelye vagy részlege van.
Végső soron a munkavállalói azonosítón feltüntetett információk az Ön egyedi igényeitől és követelményeitől függnek. Fontos azonban, hogy az információk világosak és könnyen érthetőek legyenek, és hogy az igazolványt úgy tervezték, hogy tartós és hosszú élettartamú legyen.