Vállalkozóként vagy könyvelőként fontos, hogy a fizetendő számlák (AP) főkönyve pontos és naprakész legyen. Az AP főkönyv egyeztetése lényeges része ennek a folyamatnak, mivel segít azonosítani az esetleges eltéréseket, és lehetőséget biztosít azok kijavítására, mielőtt nagyobb problémává válnának.
Az AP főkönyv egyeztetése magában foglalja a főkönyvben szereplő egyenlegek összehasonlítását a szállítói kimutatásokban vagy számlákon szereplő egyenlegekkel. Ez a folyamat segít biztosítani, hogy minden kifizetés helyesen kerüljön rögzítésre, és ne legyenek hibák vagy kihagyások. Segít továbbá azonosítani az esetlegesen előforduló duplikált kifizetéseket, túlfizetéseket vagy alulfizetéseket.
Az AP főkönyv egyeztetéséhez kezdje az összes szállítói nyilatkozat és számla összegyűjtésével. Ezután hasonlítsa össze az ezeken a dokumentumokon szereplő egyenlegeket a főkönyvben szereplő egyenlegekkel. Ha bármilyen eltérés van, azonnal vizsgálja ki az okát. Ez magában foglalhatja a szállítókkal való kapcsolatfelvételt, hogy további információkat vagy dokumentációt kérjen.
Amint azonosította a hibákat vagy eltéréseket, tegyen lépéseket azok kijavítására. Ez magában foglalhatja visszatérítések kiadását, jóváírások kérését vagy a főkönyvi könyvelés kiigazítását. Fontos, hogy minden ilyen tranzakciót dokumentáljon, és az összes igazoló dokumentumot megőrizze a későbbi hivatkozáshoz.
Az AP főkönyve egyeztetése kritikus része a vállalkozás pontos pénzügyi nyilvántartásának. Ha időt szán arra, hogy főkönyve naprakész és hibamentes legyen, elkerülheti a költséges hibákat és a lehetséges jogi problémákat. Ha nem tudja, hogyan kell egyeztetni az AP főkönyvet, vagy segítségre van szüksége ehhez a folyamathoz, fontolja meg, hogy együttműködik egy tapasztalt könyvelővel vagy pénzügyi szakemberrel.
A fizetendő számlák hó végi egyeztetése fontos feladat annak biztosítása érdekében, hogy üzleti nyilvántartása pontosan tükrözze a szállítóknak és beszállítóknak járó összegeket. Az alábbi lépéseket követheti a fizetendő számlák hó végi egyeztetéséhez:
1. Szerezze be az összes kifizetetlen számla listáját a kintlévőségek főkönyvéből. Ennek a listának tartalmaznia kell a számla számát, a szállító nevét, a számla dátumát és a tartozás összegét.
2. Hasonlítsa össze a kifizetetlen számlák listáját a hónap során kapott szállítói kimutatásokkal. Ellenőrizze, hogy minden számla elszámolásra került-e, és hogy a kimutatásokon szereplő összegek megegyeznek-e a szállítói főkönyvben szereplő összegekkel.
3. Határozzon meg minden eltérést a szállítói kimutatások és a szállítói főkönyve között. Ha eltéréseket talál, vizsgálja meg azokat, hogy megállapítsa az eltérés okát. Lehet például hiba a szállítói kimutatásban vagy hiba a szállítói főkönyvben.
4. Igazítsa ki a fizetendő számlák főkönyvét, hogy az tükrözze a szükséges korrekciókat vagy frissítéseket. Ügyeljen arra, hogy minden kiigazítást dokumentáljon.
5. Egyeztesse a szállítói főkönyvet a főkönyvvel. Ebben a lépésben meg kell győződnie arról, hogy a főkönyvben szereplő kötelezettségek egyenlege megegyezik-e a kötelezettségek főkönyvében szereplő egyenleggel.
6. Készítsen jelentést, amely összefoglalja a kötelezettségek egyeztetését. Ennek a jelentésnek tartalmaznia kell az összes kifizetetlen számla listáját, valamint a szállítói főkönyvben végrehajtott kiigazításokat.
Ha ezeket a lépéseket követi, biztosíthatja, hogy a fizetendő számlák nyilvántartása pontos és naprakész legyen, ami segít a pénzforgalom kezelésében és a jó kapcsolatok fenntartásában a szállítókkal és a beszállítókkal.
A szállítói kötelezettségek (AP) egyeztetése a QuickBooksban fontos könyvelési feladat, amely biztosítja, hogy a szállítói egyenlegek pontosak és naprakészek legyenek. Az alábbiakban ismertetjük az AP egyeztetésének lépéseit a QuickBooksban:
1. Nyissa meg a Kiszámítandó számlák nyilvántartását: Menjen a „Listák” menübe, válassza a „Számlakeret” menüpontot, és keresse meg a „Fizetendő számlák” számlát. Kattintson rá duplán a nyilvántartás megnyitásához.
2. Tekintse át a nyilvántartást: Ellenőrizze, hogy a nyilvántartásban szereplő összes tranzakció megegyezik-e a szállítói számlákkal és számlákkal. Ellenőrizze, hogy vannak-e duplikált vagy hiányzó bejegyzések.
3. Egyeztesse a tranzakciókat: Jelölje ki a nyilvántartásban azokat a tranzakciókat, amelyek megfelelnek a szállítói számláknak és számláknak. Jelölje őket „kiegyenlítettnek” a mellettük lévő üres mezőre kattintva.
4. Egyeztesse a számlát: Menjen a „Banki műveletek” menübe, válassza az „Egyeztetés” menüpontot, és válassza ki az AP számlát. Adja meg a szállítói kivonaton szereplő záró egyenleget, és a QuickBooks megjeleníti a kiegyenlített tranzakciókat. Ellenőrizze, hogy a kiegyenlített egyenleg megegyezik-e a kimutatás egyenlegével.
5. Végezze el a kiigazításokat: Ha eltérések vannak, végezzen kiigazításokat tranzakciók hozzáadásával vagy törlésével, illetve az összegek módosításával. Egyeztessen újra, amíg az egyenlegek nem egyeznek.
6. Fejezze be az egyeztetést: Ha az egyenlegek egyeznek, kattintson a „Befejezés most” gombra az egyeztetés véglegesítéséhez.
7. Tekintse át az egyeztetési jelentést: A QuickBooks létrehoz egy egyeztetési jelentést, amely összefoglalja a tranzakciókat és a végrehajtott kiigazításokat. Tekintse át a jelentést, és mentse el nyilvántartási célokra.
A fenti lépéseket követve egyeztetheti a QuickBooksban az AP számláját, és biztosíthatja, hogy a szállítói egyenlegek pontosak legyenek.
A könyvelésben és a könyvelésben általánosan használt háromféle egyeztetés a banki egyeztetés, a követelések egyeztetése és a kötelezettségek egyeztetése.
1. Banki egyeztetés: Ez a fajta egyeztetés magában foglalja a bankszámlakivonat összehasonlítását a vállalat számviteli nyilvántartásaival, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden tranzakciót pontosan rögzítettek. Az esetleges eltéréseket vagy hibákat azonosítják, és ennek megfelelően kiigazításokat végeznek.
2. Követelések egyeztetése: Ez a fajta egyeztetés magában foglalja a vállalat számviteli nyilvántartásában szereplő követelések egyenlegének összehasonlítását a vevő számviteli nyilvántartásában szereplő követelések egyenlegével. Az esetleges eltéréseket vagy hibákat azonosítják, és ennek megfelelően kiigazításokat végeznek.
3. Fizetendő számlák egyeztetése: Ez a fajta egyeztetés magában foglalja a vállalat számviteli nyilvántartásában szereplő kötelezettségek egyenlegének összehasonlítását a szállító számviteli nyilvántartásában szereplő kötelezettségek egyenlegével. Az esetleges eltéréseket vagy hibákat azonosítják, és ennek megfelelően kiigazításokat végeznek.
Ezen egyeztetések rendszeres elvégzésével a vállalkozások biztosíthatják pénzügyi nyilvántartásaik pontosságát, azonosíthatják az esetleges hibákat vagy eltéréseket, és megelőzhetik a csalást.