A nonprofit szervezeteket gyakran azzal a céllal alapítják, hogy pozitív hatást gyakoroljanak a társadalomra, és céljaik eléréséhez nagymértékben támaszkodnak az adományozók nagylelkűségére. Ezért a nonprofit szervezetek számára létfontosságú, hogy pontos nyilvántartást vezessenek minden beérkezett adományról, hogy biztosítsák a pénzeszközök hatékony és rendeltetésszerű felhasználását. Az adományok elszámolása nemcsak jogi kötelezettség, hanem etikai felelősség is, amely biztosítja az átláthatóságot és az elszámoltathatóságot az adományozók felé.
Az átláthatóság elengedhetetlen az adományozók bizalmának fenntartásához, akik tudni akarják, hogy hozzájárulásukat hatékonyan használják fel. Az adományozók nagyobb valószínűséggel támogatnak olyan szervezeteket, amelyek átláthatóak a működésükkel, céljaikkal és pénzügyi nyilvántartásaikkal kapcsolatban. A nonprofit szervezeteknek rendszeresen tájékoztatniuk kell az adományozókat tevékenységükről, beleértve az adományok felhasználásának módját, és fel kell készülniük arra, hogy válaszoljanak a pénzügyi nyilvántartásukkal kapcsolatos kérdésekre.
Az adományok elszámolása magában foglalja az összes beérkezett adomány nyomon követését, beleértve a készpénzt, a csekkeket és a természetbeni adományokat. A nonprofit szervezeteknek nyilvántartást kell vezetniük az adományok felhasználásával kapcsolatos kiadásokról is. Ez magában foglalja az adománygyűjtés során felmerült kiadásokat, például a rendezvények szervezésének vagy a hirdetések költségeit.
Az adományok könyvelése összetett folyamat lehet, és a nonprofit szervezeteknek gyakran az a legjobb, ha hivatásos könyvelőt vagy könyvelőt bíznak meg pénzügyi nyilvántartásaik vezetésével. Ez biztosítja, hogy a szervezet megfeleljen minden vonatkozó törvénynek és előírásnak, és hogy minden pénzügyi nyilvántartás pontos és naprakész legyen.
Összefoglalva, az adományok könyvelése létfontosságú része egy nonprofit szervezet irányításának. Biztosítja az átláthatóságot és az elszámoltathatóságot az adományozók felé, fenntartja a támogatók bizalmát, és segít biztosítani a pénzeszközök hatékony felhasználását. A nonprofit szervezeteknek működésük során az átláthatóságot kell előtérbe helyezniük, és pontos pénzügyi nyilvántartást kell vezetniük annak biztosítása érdekében, hogy etikai és jogi kötelezettségeiknek eleget tegyenek.
Az adományokat általában bevételként könyvelik a nonprofit szervezet eredménykimutatásában. Ez a bevétel aztán a szervezet adott időszakra vonatkozó nettó nyereségében vagy veszteségében szerepel.
A mérlegben az adományok a szervezet eszközei között jelennek meg, konkrétan a pénzeszközök és pénzeszköz-egyenértékesek számlán. Ennek oka, hogy az adományok jellemzően készpénz, csekk vagy elektronikus fizetés formájában érkeznek, amelyeket a pénzforgalmi számlán tartanak nyilván.
Ha a szervezetnek külön számlája van az adományok számára, például egy meghatározott projektre vagy programra elkülönített alap, akkor az adományokat ezen a számlán külön eszközként kell nyilvántartani.
Fontos megjegyezni, hogy a nonprofit szervezeteknek speciális számviteli követelményei és iránymutatásai vannak az adományok és egyéb bevételi források nyilvántartására. Ezeket az irányelveket a Pénzügyi Számviteli Standard Testület (FASB) és az általánosan elfogadott számviteli alapelvek (GAAP) határozzák meg. A nonprofit szervezeteknek konzultálniuk kell egy képzett könyvelővel vagy pénzügyi tanácsadóval annak biztosítása érdekében, hogy pénzügyi kimutatásaik pontosak és megfelelnek ezeknek az irányelveknek.
A természetbeni adományok olyan nem pénzbeli hozzájárulások, amelyeket egy szervezetnek adnak. Ezek az adományok lehetnek áruk vagy szolgáltatások, például adományozott irodaszerek, önkéntes munkaidő vagy ingyenes jogi szolgáltatások. A természetbeni adományok könyvelésben történő rögzítéséhez kövesse az alábbi lépéseket:
1. Határozza meg a természetbeni adomány valós piaci értékét. Ezt megteheti a tárgy vagy szolgáltatás költségének felkutatásával vagy egy képzett értékbecslőtől származó írásbeli értékbecslés beszerzésével.
2. Készítsen naplóbejegyzést a természetbeni adományról. Terhelje meg a megfelelő számlát az adomány értékével, és írja jóvá a kapott adomány típusának megfelelő bevételi számlát. Például, ha az adomány irodaszerek, akkor megterheli az irodaszerek számláját, és jóváírja az adományok bevételi számlán.
3. Dokumentálja a természetbeni adományt. Vezessen nyilvántartást az adományról, amely tartalmazza a dátumot, az adományozó nevét, az adomány leírását és a valós piaci értéket.
4. Nyugtázza a természetbeni adományt. Küldjön köszönőlevelet vagy igazolást az adományozónak, amelyben elismeri a természetbeni adományt, és feltünteti az adomány valós piaci értékét.
Fontos a természetbeni adományok pontos nyilvántartása és visszaigazolása, mivel azok jelentős hatással lehetnek a szervezet pénzügyi kimutatásaira és általános teljesítményére.
Az adományok számlakerete a szervezet által kapott adományok nyilvántartására és nyomon követésére használt összes számla listája. Ez a számlakeret általában úgy van megszervezve, hogy lehetővé tegye az adományok egyszerű nyomon követését és jelentését.
Az adományok számlatükre jellemzően az adományok különböző típusainak számláit tartalmazza, beleértve a készpénzadományokat, a természetbeni adományokat és a felajánlásokat. E számlák mindegyike tovább bontható alszámlákra az adomány forrása vagy az adományozás célja alapján.
Például a készpénzadományok között lehetnek alszámlák az egyéni adományok, a vállalati adományok és az alapítványi adományok számára. A természetbeni adományok között lehetnek alszámlák az adományozott áruk, idő vagy szolgáltatások számára. A felajánlások alatt lehetnek alszámlák a már beérkezett és a még függőben lévő felajánlásokhoz.
Az adományok számláin kívül a számlakeret tartalmazhat számlákat az adománygyűjtési tevékenységekkel kapcsolatos kiadásokra is, mint például az adománygyűjtési események vagy a közvetlen levélkampányok. Ezek a számlák segítenek nyomon követni az adománygyűjtési erőfeszítésekkel kapcsolatos költségeket, és biztosítják, hogy azok megfelelően fel legyenek osztva a szervezet pénzügyi kimutatásaiban.
Összességében az adományok számlakerete alapvető eszköz minden olyan szervezet számára, amely tevékenységeinek finanszírozásában adományokra támaszkodik. Segít biztosítani, hogy az adományokat megfelelően rögzítsék és nyomon kövessék, és hogy a szervezet világosan lássa az adománygyűjtési tevékenységeit és kiadásait.