A mai gyors tempójú munkakörnyezetben sok vállalkozásban az e-mail vált az elsődleges kommunikációs móddá. Ezért fontos tudni, hogyan kell hatékonyan elküldeni egy emlékeztetőt e-mailben. A feljegyzéseket általában fontos bejelentésekre, frissítésekre vagy kérésekre használják, és alapvető fontosságú, hogy professzionálisan és hatékonyan kézbesítsék őket. Íme néhány tipp arra vonatkozóan, hogyan küldjön emlékeztetőt e-mailben.
A tárgysornak tömörnek és lényegre törőnek kell lennie, kiemelve a feljegyzés fő célját. Ez segít a címzettnek abban, hogy gyorsan megértse az e-mail tartalmát, és ennek megfelelően rangsorolja a válaszát. Például a „Személyzeti értekezlet napirendje 2021.12.10-re” feliratú tárgysor sokkal informatívabb, mint az „Értekezlet”.
A feljegyzések hivatalos dokumentumok, és az e-mailjének ezt tükröznie kell. Használjon professzionális hangnemet az egész e-mailben, kerülje a túlságosan laza nyelvezetet vagy a humort. Ne feledje, hogy az e-mailt valószínűleg több címzett is el fogja olvasni, ezért fontos, hogy megőrizze az illemszabályokat.
A feljegyzések legyenek rövidek és tömörek, és ugyanez vonatkozik az elküldésükhöz használt e-mailre is. Legyen tömör, és kerülje a felesleges információkat vagy részleteket. Ügyeljen arra, hogy minden lényeges információt tartalmazzon, de az e-mailt tartsa a lehető legrövidebbre.
Ha emlékeztetője bármilyen mellékletet tartalmaz, elküldés előtt mindenképpen csatolja azokat az e-mailhez. Ez biztosítja, hogy a címzett hozzáférjen az összes szükséges információhoz, és ennek megfelelően tudjon válaszolni. Ügyeljen arra, hogy a csatolmányok egyértelmű leírását az e-mail szövegében adja meg.
Mielőtt megnyomja a „küldés” gombot, szánjon néhány percet arra, hogy lektorálja az e-mailt az esetleges hibák és elgépelések miatt. Egy rosszul megírt e-mail rossz fényt vethet az Ön szakmaiságára és hitelességére. Szánjon időt arra, hogy átnézze az e-mailt, és győződjön meg róla, hogy az világos és hibátlan.
Összefoglalva, egy emlékeztető e-mailben történő elküldése megköveteli a részletekre való odafigyelést és a professzionalizmust. Ha követi ezeket a tippeket, biztosíthatja, hogy emlékeztetőjét hatékonyan és eredményesen kézbesítse, és ezzel hozzájárulhat a munkahelyi kommunikáció racionalizálásához.
A következő lépéseket követve küldhet e-mailben egy emlékeztető stílust:
1. Nyissa meg e-mail kliensét vagy webes e-mail szolgáltatását, és hozzon létre egy új e-mail üzenetet.
2. A „Címzett” mezőbe írja be annak a címzett(ek)nek az e-mail címét, akinek el szeretné küldeni az emlékeztetőt.
3. A „Tárgy” mezőbe írjon egy rövid, de leíró jellegű tárgysort, amely összefoglalja az emlékeztető tartalmát.
4. Kezdje az e-mail szövegét egy olyan fejléccel, amely tartalmazza a „MEMO” szót csupa nagybetűvel, majd a dátumot és a címzett nevét vagy osztályát (pl.: MEMO – 2022. május 1. – Címzett: Marketing osztály).
5. Írja a feljegyzést tömör és egyszerű stílusban, rövid bekezdéseket és felsoroláspontokat használva az információk szükség szerinti rendszerezésére.
6. A feljegyzést egy cselekvésre való felhívással vagy a legfontosabb pontok összefoglalásával zárja, és mellékeljen minden releváns mellékletet vagy linket.
7. Küldés előtt gondosan ellenőrizze le a feljegyzést a hibák és az egyértelműség szempontjából.
Ha ezeket a lépéseket követi, hatékonyan küldhet e-mailben egy olyan emlékeztető stílust az új vállalkozásának, amely professzionális és szervezett módon közvetíti a fontos információkat.
Egy emlékeztető elküldése az Outlookban egyszerű folyamat. Az alábbi lépéseket kell követnie:
1. Nyissa meg a Microsoft Outlookot, és kattintson a képernyő bal felső sarkában található „Új e-mail” gombra.
2. A „Címzett” mezőbe írja be annak a személynek vagy csoportnak az e-mail címét, akinek az emlékeztetőt el szeretné küldeni.
3. A „Tárgy” mezőbe írjon be egy rövid, de leíró jellegű tárgysort az emlékeztetőhöz.
4. Az e-mail szövegébe írja be az emlékeztetőt. Legyen tömör és lényegre törő, szükség esetén világos címekkel és felsorolásszerű pontokkal.
5. Ha bármilyen fájlt vagy dokumentumot szeretne csatolni az emlékeztetőhöz, kattintson az e-mail ablak felső menüsorában található „Fájl csatolása” gombra.
6. Miután összeállította a feljegyzést és csatolta a szükséges fájlokat, ellenőrizze annak pontosságát és teljességét.
7. Az emlékeztető elküldéséhez kattintson az e-mail ablak bal felső sarkában található „Küldés” gombra.
Ez az! Az emlékeztető elküldésre kerül a „Címzett” mezőben megadott címzett(ek)nek.
A feljegyzés és az e-mail egyaránt az írásbeli kommunikáció formája, de több szempontból is különböznek egymástól.
Először is, a feljegyzés egy hivatalos dokumentum, amelyet általában egy szervezeten belül használnak arra, hogy fontos információkat közöljenek az alkalmazottakkal vagy részlegekkel. Másrészt az e-mail egy informálisabb kommunikációs forma, amelyet általában személyes és szakmai célokra egyaránt használnak.
Másodszor, a feljegyzéseket általában kinyomtatják vagy fizikailag terjesztik a vállalaton belül, míg az e-maileket elektronikus úton küldik, és bárhonnan elérhetők, ahol van internetkapcsolat.
Harmadszor, a feljegyzés tartalma jellemzően strukturáltabb és szervezettebb, címsorokkal, pontokkal és egyéb formázási elemekkel, amelyek megkönnyítik az információ olvasását és megértését. Ezzel szemben az e-mailek általában kevésbé strukturáltak, és kevésbé formális nyelvezetet tartalmazhatnak.
Végül, a feljegyzéseket gyakran hosszú távú kommunikációra használják, míg az e-mailek általában azonnaliak és a jelenre összpontosítanak. A feljegyzéseket olyan érzékenyebb vagy bizalmasabb információkhoz is lehet használni, amelyeket nem szabad e-mailben megosztani.
Összességében, bár mind a feljegyzések, mind az e-mailek hasznos kommunikációs eszközök a vállalkozások számára, a formaság, a terjesztés, a szerkezet és a cél tekintetében különböznek egymástól.