A rossz adósságok minden vállalkozás számára elkerülhetetlenek, és ez alól a vállalatok sem kivételek. Ha egy ügyfél nem fizet, az jelentős hatással lehet a vállalat pénzforgalmára és eredményére. Ezért a követelések leírására vonatkozó világos vállalati pénzügyi szabályzat megléte alapvető fontosságú annak biztosítása érdekében, hogy a vállalkozások hatékonyan tudják kezelni pénzügyeiket, és minimalizálni tudják a követeléseknek a működésükre gyakorolt hatását.
A leírási politika olyan irányelvek összessége, amelyek meghatározzák, hogy egy vállalat mikor és hogyan írja le a könyveiből a rossz követeléseket. Ez a politika alapvető fontosságú annak biztosításában, hogy a vállalat pénzügyi kimutatásai pontosan tükrözzék a pénzügyi helyzetét. Egyértelmű politika nélkül a vállalatok hajlamosak lehetnek arra, hogy késleltessék a rossz követelések leírását, ami pontatlan pénzügyi beszámolóhoz és a vállalat pénzügyi helyzetének torz képéhez vezethet.
A leírási politika kidolgozásának első lépése a rossz követelések azonosítására vonatkozó egyértelmű kritériumok meghatározása. Ez olyan tényezőket foglalhat magában, mint a tartozás esedékessége óta eltelt idő, a tartozás összege és a tartozás behajtásának valószínűsége. Miután ezeket a kritériumokat megállapították, a szabályzatnak meg kell határoznia a rossz követelések leírásának folyamatát, beleértve azt is, hogy ki jogosult a döntés meghozatalára, és hogy a leírás hogyan kerül rögzítésre a vállalat könyveiben.
Fontos továbbá, hogy a leírási politikát valamennyi érintett féllel, köztük a munkavállalókkal, a hitelezőkkel és a befektetőkkel is megismertessék. Ez segít annak biztosításában, hogy mindenki megértse a vállalat rossz követelések kezelésére vonatkozó megközelítését, és bízni tudjon a vállalat pénzügyi kimutatásainak pontosságában.
A leírási politika kidolgozásán túlmenően a vállalatoknak folyamatokkal kell rendelkezniük a rossz követelések kezelésére és lehetőség szerinti behajtásukra. Ez magában foglalhatja fizetési tervek kialakítását az ügyfelekkel, a behajtó ügynökségekkel való együttműködést, vagy szükség esetén jogi lépések megtételét.
Összefoglalva, a rossz követelések leírására vonatkozó világos vállalati pénzügyi politika minden vállalkozás számára alapvető fontosságú. Segít biztosítani, hogy a vállalat pénzügyi kimutatásai pontosan tükrözzék a pénzügyi helyzetét, és lehetővé teszi a vállalat számára a pénzügyek hatékony kezelését. A behajthatatlan követelések azonosítására vonatkozó egyértelmű kritériumok meghatározásával és a követelések leírásának folyamatával a vállalatok minimalizálhatják a behajthatatlan követelések működésükre gyakorolt hatását, és fenntarthatják az érdekeltek bizalmát a pénzügyi beszámolóikban.
A behajthatatlan követelések leírásának módszere egy olyan folyamat, amelyet a vállalkozások arra használnak, hogy a behajthatatlan követeléseket kivegyék a pénzügyi kimutatásaikból. Amikor egy vállalkozás hitelre értékesít árukat vagy szolgáltatásokat, mindig fennáll annak a kockázata, hogy egyes ügyfelek nem fizetik ki a számláikat. Ha egy ügyfél ésszerű időn belül nem fizeti ki a számláját, a vállalkozás megállapíthatja, hogy a követelés behajthatatlan, és úgy dönthet, hogy leírja azt.
A követelés leírásához a vállalkozásnak először azonosítania kell a behajthatatlan ügyfélszámlát. Ezután a vállalkozás naplóbejegyzéssel csökkenti a követelések egyenlegét a követelés összegével. Ez csökkenti a vállalkozás tárgyévi adóköteles jövedelmét is, mivel a behajthatatlan követelések levonhatók az adóból.
A naplóbejegyzés jellemzően a behajthatatlan követelések költségszámlájának megterhelését és a követelések számlájának jóváírását jelenti. Ezáltal a behajthatatlan követelés kikerül a vállalat mérlegéből és eredménykimutatásából.
Fontos, hogy a vállalkozások rendszeresen felülvizsgálják követeléseiket, és azonosítsák a behajthatatlan számlákat. A követelések leírásának módszerével a vállalkozások pontos pénzügyi kimutatásokat készíthetnek, és biztosíthatják, hogy nem becsülik túl eszközeiket vagy bevételeiket.
Amikor egy vállalat leírja a behajthatatlan követeléseket, az azt jelenti, hogy elismeri, hogy valószínűleg soha nem kap fizetést az adott követelésért. Erre általában akkor kerül sor, ha egy ügyfél hosszabb időn keresztül nem fizetett, és a vállalat már minden behajtási kísérletet kimerített.
A behajthatatlan követelések leírásának számos hatása van a vállalat pénzügyi kimutatásaira. Először is, csökkenti a vállalat követeléseinek egyenlegét, mivel a követelés már nem minősül eszköznek. Ez hatással lehet a vállalat likviditására, mivel kevesebb készpénzzel rendelkezik majd.
Ugyanakkor a követelések leírása lehetővé teszi a vállalat számára, hogy adókedvezményt vegyen igénybe a követelés összegére vonatkozóan. Ez segíthet ellensúlyozni a veszteség pénzügyi hatásának egy részét.
Összességében a vállalat vezetőségének alapos megfontolást igényel a bedőlt követelések leírására vonatkozó döntés. Mérlegelniük kell a pénzügyi kimutatásokra gyakorolt lehetséges hatást a tartozás valaha történő behajtásának valószínűségével szemben, és el kell dönteniük, hogy van-e értelme tovább követelni a tartozást vagy leírni azt.
Az általánosan elfogadott számviteli elvek (GAAP) szerint a követelések leírásának preferált módszere az értékvesztéses módszer. E módszer szerint a vállalat megbecsüli az elszámolási időszak során felmerülő rossz követelések összegét, és ezt költségként könyveli el az eredménykimutatásában. Ez a becsült összeg a múltbeli adatokon és az aktuális gazdasági körülményeken alapul.
Az értékvesztés módszerének alkalmazásához a vállalat értékvesztést képez a kétes követelésekre, amely egy ellenérték számla, amelyet a mérlegben szereplő követelésekből vonnak le. Az értékvesztés számla azon követelések becsült összegét jelenti, amelyeket a társaság várhatóan nem tud behajtani.
Amikor egy tényleges rossz követelés keletkezik, a társaság azt a kétes követelésekre képzett értékvesztés terhére és a követelések számlájának jóváírásával írja le. Ez csökkenti a követelések összegét és az értékvesztési számlát ugyanazzal az összeggel, ami azt a tényt tükrözi, hogy a társaság már nem számít a követelés behajtására.
Az értékvesztés módszerét a GAAP szerint az előnyben részesített módszernek tekintik, mivel ez egy konzervatív számviteli megközelítés, amely a potenciális veszteségeket még azok bekövetkezése előtt felismeri. Ez pontosabb képet ad a vállalat pénzügyi helyzetéről és teljesítményéről.