Az adatok rendszerezése alapvető fontosságú feladat a táblázatkezelés során. A Microsoft Excelben az adatok rendezésének egyik leggyakoribb módja az ábécé szerinti rendezés. Egy lista ábécés rendezése gyors és egyszerű folyamat, amely segíthet az adatok jobb megértésében, a konkrét információk gyors megtalálásában és a hibák elkerülésében.
1. lépés: Válassza ki a rendezni kívánt adattartományt
Először válassza ki a rendezni kívánt cellatartományt. Kiválaszthat egyetlen oszlopot vagy több olyan adatoszlopot, amelyet ábécé szerint szeretne rendezni.
Miután kiválasztotta a cellatartományt, kattintson az Excel szalag „Adatok” fülére.
A „Rendezés és szűrés” szakasz alatt két gombot talál: „Sort A to Z” és „Sort Z to A”. Kattintson a megfelelő gombra aszerint, hogy milyen sorrendben szeretné rendezni az adatokat.
Ha például A-tól Z-ig szeretné rendezni a listát, kattintson az „A-tól Z-ig rendezés” gombra. Ha a listát Z-től A-ig szeretné rendezni, kattintson a „Z-től A-ig rendezés” gombra.
Ha további kritériumok alapján szeretné rendezni az adatait, akkor a „Rendezés” párbeszédpanelen megteheti ezt. A „Rendezés” párbeszédpanel eléréséhez kattintson az „Adatok” lap „Rendezés és szűrés” szakasza alatt található „Rendezés” gombra.
A „Rendezés” párbeszédpanelen kiválaszthatja, hogy egynél több oszlop vagy sor szerint rendezzen, a cellák színe, betűszín vagy érték alapján rendezzen, és még sok minden mást.
Összefoglalva, az adatok ábécé szerinti rendezése a Microsoft Excelben egyszerű, de hatékony módja az információk rendszerezésének. Segítségével gyorsan megtalálhatja az adott adatokat, azonosíthatja a trendeket vagy mintákat, és elkerülheti a hibákat. A fent vázolt lépéseket követve könnyedén rendezheti adatait az Excelben, és az információkat rendszerezve és könnyen kezelhetően tarthatja.
Az adatok automatikus ábécés rendezése a használt szoftvertől vagy eszköztől függően többféleképpen is elvégezhető. Íme néhány lépés az adatok ábécé szerinti rendezéséhez különböző forgatókönyvekben:
1. Microsoft Excel:
– Válassza ki a rendezni kívánt adattartományt
– Menjen az „Adatok” fülre, és kattintson a „Rendezés” gombra
– Válassza ki a rendezni kívánt oszlopot (szükség esetén használja a legördülő menüt)
– Válassza az „A-tól Z-ig” lehetőséget a növekvő sorrendhez vagy a „Z-től A-ig” lehetőséget a csökkenő sorrendhez
– Kattintson az „OK” gombra a rendezés alkalmazásához
2. A rendezés alkalmazása
. Google Sheets:
– Válassza ki a rendezni kívánt adattartományt
– Menjen az „Adatok” fülre, és kattintson a „Lap rendezése oszlopok szerint” lehetőségre
– Válassza ki a rendezni kívánt oszlopot (szükség esetén használja a legördülő menüt)
– Válassza ki az „A-Z” lehetőséget a növekvő sorrendhez vagy a „Z-A” lehetőséget a csökkenő sorrendhez
– Kattintson a „Rendezés” gombra
3. Válassza ki a „Rendezés” lehetőséget
. QuickBooks Online:
– Menjen a „Listák” menübe, és válassza ki a rendezni kívánt listát (pl. Ügyfelek, Szállítók, Számlaterv)
– Kattintson a „Név” oszlopfejlécre a név szerinti ábécé szerinti rendezéshez (a sorrend megfordításához kattintson újra)
– A lista automatikusan ábécé szerinti sorrendbe kerül
4. Xero:
– Menjen a „Kapcsolatok” vagy a „Számlatükör” menübe
– Kattintson a „Név” oszlopfejlécre a név szerinti ábécés rendezéshez (a sorrend megfordításához kattintson újra)
– A lista automatikusan ábécés rendezésbe kerül
Általában a legtöbb könyvelési és könyvelési szoftver hasonló eljárással rendelkezik az adatok ábécés rendezéséhez. Mindig érdemes megnézni a szoftver felhasználói kézikönyvét vagy súgóját az adatok rendezésére vonatkozó konkrét utasításokért.
Az ábécé szerinti rendezés az Excelben több oszloppal automatikusan elvégezhető az alábbi lépésekkel:
1. lépés: Válassza ki a teljes adattartományt, amelyet rendezni kell. Ezt úgy teheti meg, hogy a tartomány bal felső sarkában lévő cellára kattint, és a kurzort a jobb alsó sarokba húzza.
2. lépés: Kattintson az Excel ablak tetején található szalag „Adatok” lapjára.
3. lépés: Kattintson a „Rendezés és szűrés” csoportban a „Rendezés” gombra.
4. lépés: A megjelenő „Rendezés” párbeszédpanelen válassza ki az „Oszlop” legördülő listából az első oszlopot, amelyet rendezni kell.
5. lépés: Válassza az „A-tól Z-ig” lehetőséget a „Rendezés alapján” legördülő listából az oszlop A-tól Z-ig történő ábécés rendezéséhez. Ha az oszlop számokat tartalmaz, válassza helyette az „Értékek” lehetőséget a „Rendezés alapján” legördülő listából.
6. lépés: Kattintson a „Szint hozzáadása” gombra egy második oszlop hozzáadásához a rendezéshez. Ismételje meg a 4. és 5. lépést a második oszlophoz.
7. lépés: Folytassa a szintek hozzáadását, amíg az összes rendezni kívánt oszlopot hozzá nem adta.
8. lépés: Kattintson az „OK” gombra a rendezés alkalmazásához.
Az adatok mostantól a kiválasztott oszlopok alapján ábécérendben lesznek rendezve. Ha az adatokat a jövőben másképp kell rendezni, egyszerűen ismételje meg ezeket a lépéseket, és szükség szerint módosítsa a rendezési feltételeket.
Ahhoz, hogy egy táblázatot automatikusan rendezzen, kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg az automatikusan rendezni kívánt Excel-táblázatot.
2. Válassza ki a rendezni kívánt adattartományt.
3. Kattintson a képernyő tetején található „Adatok” fülre.
4. Kattintson a „Rendezés és szűrés” részben a „Rendezés” gombra.
5. A „Rendezés” párbeszédpanelen válassza ki a rendezni kívánt oszlopot.
6. Válassza ki a használni kívánt rendezési sorrendet (növekvő vagy csökkenő).
7. Kattintson a „Rendezés” párbeszédpanelen a „Beállítások” gombra.
8. Jelölje be a „Adataim fejlécekkel rendelkeznek” melletti négyzetet, ha az adatai fejlécekkel rendelkeznek.
9. A „Rendezés balról jobbra” szakaszban válassza ki azt az opciót, amelyik megfelel az adatok elrendezésének.
10. Kattintson az „OK” gombra a „Beállítások” párbeszédpanel bezárásához.
11. Kattintson a „Rendezés” párbeszédpanel „OK” gombjára a rendezés alkalmazásához.
12. Mentse el a táblázatot.
Ha beállította az automatikus rendezést, a táblázatkezelő automatikusan rendezi az adatokat, amikor a rendezett oszlopban adatokat ad hozzá, töröl vagy változtat. Ezzel időt és energiát takaríthat meg az adatok rendszerezésében és naprakészen tartásában.