Egy alapvető készség, amellyel minden szakembernek rendelkeznie kell, hogy képes legyen egyszerre több címzettnek személyre szabott e-maileket küldeni. Ez a készség különösen hasznos a marketing, az üzletfejlesztés és az ügyfélszolgálat területén. Az e-mail összevonás az a folyamat, amelynek során egyetlen e-mail-vázlat segítségével minden egyes címzett számára személyre szabott e-mail üzenetet hoz létre. Itt jön jól az Excel. Ebben a cikkben azt vizsgáljuk meg, hogyan lehet az Excelből e-maileket egyesíteni.
1. lépés: Gyűjtse össze az adatokat
Az e-mail összevonás első lépése az adatok összegyűjtése. Szüksége lesz a címzettek listájára, e-mail címükre és minden egyéb releváns információra, amelyet az üzenetben szerepeltetni szeretne. Ezeket az információkat egy táblázatba kell rendezni, ahol minden sor egy egyedi címzettet, minden oszlop pedig egy adott adatot jelöl.
2. lépés: Az e-mail tervezet elkészítése
Ha már megvannak az adatok, elkészítheti az e-mail tervezetét. Az e-mail tervezetnek tartalmaznia kell minden olyan szöveget, képet vagy mellékletet, amelyet bele szeretne foglalni az üzenetébe. Használhat helyőrzőket is, hogy jelezze, hova szeretné beilleszteni a címzettre vonatkozó információkat. A helyőrzőket általában zárójelek veszik körül, például {{Felnév}} vagy {{Email cím}}.
3. lépés: Az Excel és az e-mail kliens csatlakoztatása
Az Excelből történő e-mail egyesítéshez az Excel táblázatkezelőt az e-mail klienshez kell csatlakoztatnia. Ez történhet egy bővítmény vagy egy külső eszköz segítségével. Néhány népszerű bővítmény az e-mail összevonáshoz: Mailchimp, Constant Contact és Hubspot. Ezek a bővítmények lehetővé teszik, hogy az adatokat közvetlenül az Excelből importálja, és az egyesített e-mailt az eszközből küldje el.
4. lépés: Az egyesített e-mailek elküldése
Miután az Excel-táblázatot összekapcsolta az e-mail kliensével, elküldheti az egyesített e-maileket. Az Ön által használt eszköztől függően lehetősége lehet az összevont e-mailek előnézetének megtekintésére, mielőtt elküldi azokat. Ez egy hasznos funkció, amely lehetővé teszi, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az e-mail a kívánt módon néz ki és olvasható.
Következtetés
Az e-mail összevonás egyszerű és hatékony módja annak, hogy személyre szabott e-maileket küldjön több címzettnek. Az Excel használatával az adatok rendszerezéséhez és az e-mail tervezet létrehozásához időt takaríthat meg, és növelheti e-mail marketing- vagy kommunikációs stratégiájának hatékonyságát. A megfelelő eszközökkel és egy kis gyakorlással pillanatok alatt e-mail összevonási profivá válhat.
A levélösszevonás egy olyan funkció, amely lehetővé teszi, hogy testreszabott e-maileket hozzon létre és küldjön el a címzettek nagy csoportjának. Ha van egy Excelben tárolt e-mail listája, és személyre szabott e-maileket szeretne küldeni minden egyes címzettnek az Outlook segítségével, akkor használhatja az Outlook levélösszevonás funkcióját. Az alábbi módon végezheti el a műveletet:
1. Nyissa meg az Excel programot, és hozzon létre egy táblázatot, amelynek oszlopaiban minden olyan információ szerepel, amelyet bele szeretne foglalni az e-mailbe, például a címzett neve, e-mail címe és minden egyéb lényeges adat.
2. Mentse a táblázatot, és zárja be az Excelt.
3. Nyissa meg az Outlookot, és kattintson a bal felső sarokban lévő „Fájl” fülre.
4. Kattintson a „Beállítások” gombra, majd válassza ki a bal oldali menüből a „Levél” menüpontot.
5. Kattintson a „Mail” részben a „Mail Merge” gombra.
6. A „Mail Merge” párbeszédpanelen válassza az „E-mail üzenetek” dokumentumtípust, majd kattintson a „Tovább” gombra.
7. Válassza ki a „Use the current document” (Az aktuális dokumentum használata) lehetőséget, majd kattintson a „Next” (Tovább) gombra.
8. Kattintson a „Tallózás” gombra, és válassza ki az e-mail listát tartalmazó Excel táblázatot.
9. Válassza ki az e-mail listát tartalmazó munkalapot, és kattintson az „OK” gombra.
10. A „Mail Merge Recipients” párbeszédpanelen jelölje ki azokat a címzetteket, akiket be szeretne vonni a levélösszevonásba, a nevük melletti négyzet bejelölésével.
11. Kattintson az „OK” gombra, majd kattintson a „Tovább” gombra.
12. Ha egy meglévő e-mail sablont szeretne használni, válassza ki azt a listából. Ha nem, válassza a „Meglévő dokumentumból indítás” lehetőséget, és keresse meg a sablonként használni kívánt dokumentumot.
13. Szükség szerint szerkessze az e-mail sablont, majd kattintson a „Tovább” gombra.
14. A „Teljes összevonás” párbeszédpanelen kattintson az „Elektronikus levél” gombra.
15. A „Merge to E-mail” párbeszédpanelen válassza ki az e-mailek elküldéséhez használni kívánt beállításokat, például az azonnali elküldést vagy a vázlatként való mentést.
16. Kattintson az „OK” gombra a levelek egyesítésének befejezéséhez és az e-mailek elküldéséhez a címzetteknek.
Összességében az Outlookban az Excelből történő levélösszevonás elvégzése kényelmes és hatékony módja annak, hogy személyre szabott e-maileket küldjön nagyszámú embercsoportnak. Ha ezeket a lépéseket követi, könnyen létrehozhat és küldhet személyre szabott e-maileket e-mail listájának az Outlook segítségével.
Tömeges e-mail küldése Excel-táblázatból a Microsoft Outlook segítségével végezhető el. Az alábbi lépéseket kell követni:
1. Nyissa meg az Excel-táblázatot, amely tartalmazza azokat az e-mail címeket, amelyeknek e-mailt szeretne küldeni.
2. Jelölje ki azokat az e-mail címeket, amelyeket a tömeges e-mailben szerepeltetni szeretne. Ezt úgy teheti meg, hogy az első e-mail cím cellára kattint, lenyomva tartja a Shift billentyűt, majd az utolsó e-mail cím cellára kattint. Ezzel kiválasztja az összes közte lévő e-mail címet.
3. Ha az e-mail címek ki lettek jelölve, kattintson rájuk a jobb gombbal, és válassza a „Másolás” lehetőséget.
4. Nyissa meg a Microsoft Outlookot, és kattintson az „Új e-mail” gombra egy új e-mail üzenet létrehozásához.
5. Az e-mail üzenet „Címzett” mezőjében kattintson a jobb gombbal, és válassza a „Beillesztés” lehetőséget az Excel táblázatból másolt e-mail címek beillesztéséhez.
6. Állítsa össze az e-mail üzenetet a szokásos módon.
7. Amikor készen áll az e-mail elküldésére, kattintson a „Küldés” gombra.
Megjegyzés: Az e-mail szolgáltatójától függően előfordulhat, hogy egyetlen e-mail üzenetben korlátozott számú címzettet tud megadni. Mielőtt tömeges e-mailt küldene, mindenképpen ellenőrizze szolgáltatója irányelveit.