A Microsoft Excel egy hatékony eszköz, amely segíthet a magánszemélyeknek és a vállalatoknak abban, hogy hatékonyabban kezeljék adataikat és pénzügyeiket. Az Excel egyik leggyakoribb feladata a múltbeli esedékességi időpontok kiszámítása, ami fontos a fizetési határidők, projektidőzítések és egyebek nyomon követéséhez. Ebben a cikkben végigvezetjük Önt a múltbeli esedékességek kiszámításának folyamatán az MS Excelben.
A múltbeli esedékességi dátumok kiszámításának első lépése egy oszlop vagy cella létrehozása az eredeti esedékességi dátumhoz. Ezt megteheti a dátum beírásával vagy az Excelben a dátum funkció használatával, amelyet az „=DATE(év, hónap, nap)” beírásával érhet el, ahol az év, a hónap és a nap az esedékességi dátum megfelelő értékei.
A következő lépés egy oszlop vagy cella létrehozása az aktuális dátum számára. Ez ugyanolyan módszerrel végezhető el, mint az eredeti esedékességi dátum, de a konkrét dátum beírása helyett használhatja az „=TODAY()” függvényt, hogy automatikusan feltöltse a cellát az aktuális dátummal.
Miután ezt a két oszlopot vagy cellát beállította, kiszámíthatja az esedékes napok számát úgy, hogy az eredeti esedékességi dátumot kivonja az aktuális dátumból. Ezt a „=TODAY()-due date” képlet segítségével teheti meg, ahol az esedékesség az eredeti esedékességi dátumot tartalmazó cella vagy oszlop.
Ha az esedékes napok számát pozitív számként szeretné megjeleníteni, akkor az Excelben az abszolút érték funkciót használhatja az „=ABS(TODAY()-due date)” beírásával. Ez eltávolítja a negatív előjelet az eredményből, így az könnyebben olvasható és értelmezhető lesz.
Végül a feltételes formázás segítségével kiemelheti azokat a cellákat, amelyek már lejártak vagy közelednek az esedékességükhöz. Ehhez válassza ki a formázni kívánt cellákat, kattintson a „Főoldal” lap „Feltételes formázás” menüpontjára, és válassza ki a kívánt formázási lehetőséget, például tegye a cellát pirosra, ha lejárt, vagy sárgára, ha közeledik az esedékesség időpontja.
Összefoglalva, a lejárt esedékesség kiszámítása az MS Excelben egy egyszerű, de fontos feladat, amely segíthet az egyéneknek és a vállalatoknak abban, hogy a határidők és kötelezettségek felett maradjanak. Ha követi ezeket a lépéseket, és használja az Excelben rendelkezésre álló funkciókat és eszközöket, elsajátíthatja az Excel művészetét, és hatékonyabbá és eredményesebbé teheti munkáját.
A számvitelben és a könyvelésben a lejárt esedékesség olyan kifizetetlen számlát vagy számlát jelent, amelyet nem egyenlítettek ki az esedékesség időpontjáig. Az esedékesség kiszámításához meg kell határoznia, hogy hány nap telt el a számla vagy számla esedékessége óta. Az alábbiakban lépésről lépésre bemutatjuk a lejárt esedékesség kiszámításának folyamatát:
1. lépés: Az esedékességi dátum meghatározása
Az első lépés a számla vagy számla esedékességi dátumának meghatározása. Ez az a dátum, amikor a fizetést meg kellett volna tenni.
2. lépés: A folyó dátum meghatározása
A második lépés a folyó dátum meghatározása. Ez az a dátum, amelyen a késedelmes összeget kiszámítja.
3. lépés: Az eltelt napok számának kiszámítása
Az eltelt napok számának kiszámításához vonja ki az esedékesség dátumát az aktuális dátumból. Például, ha az esedékesség dátuma 2021. január 1. volt, és a jelenlegi dátum 2021. január 15., akkor az eltelt napok száma 15 – 1 = 14 nap.
4. lépés: A fizetési feltételek meghatározása
A fizetési feltételek azok a feltételek, amelyek mellett a fizetést teljesíteni kell. A feltételek például kimondhatják, hogy a fizetés a számla keltétől számított 30 napon belül esedékes.
5. lépés: Késedelmi díjak alkalmazása
Ha a számlához vagy számlához késedelmi díjak kapcsolódnak, akkor azokat ebben a szakaszban kell alkalmaznia. A késedelmi díjakat általában az esedékes teljes összeg százalékában fejezik ki.
6. lépés: A késedelmes összeg kiszámítása
A késedelmes összeg kiszámításához adja hozzá a késedelmi díjakat (ha vannak) a számla vagy számla fennálló egyenlegéhez.
Például, ha a teljes esedékes összeg 1000 USD, és a késedelmi díj 2%, akkor a késedelmi díj 20 USD. Ha az eltelt napok száma 14 nap, és a fizetési határidő 30 nap, akkor a késedelmes összeg a következőképpen kerül kiszámításra:
Késedelmes összeg = $1000 + ($1000 x 2% x 14/365) = $1000 + $7,67 = $1007,67
Összefoglalva, a késedelmes összeg kiszámítása magában foglalja az esedékesség napja óta eltelt napok számának meghatározását, az esetleges késedelmi díjak alkalmazását, és ezek hozzáadását a számla vagy számla fennálló egyenlegéhez.
Ahhoz, hogy az Excelben piros színűvé tegyen egy lejárt esedékességű dátumot, használhatja a feltételes formázást. A következő lépésekkel járjon el:
1. Jelölje ki azt a cellát vagy cellatartományt, amely a formázni kívánt dátum(ok)at tartalmazza.
2. Menjen az Excel szalag „Kezdőlap” lapjára.
3. Kattintson a „Stílusok” csoportban a „Feltételes formázás” gombra.
4. Válassza ki a „Cellák kiemelésének szabályai”, majd a legördülő menüből a „További szabályok” lehetőséget.
5. A „Csak cellák formázása” részben válassza a „Cellák értéke”, majd a „kisebb vagy egyenlő” lehetőséget.
6. Az „Érték” mezőbe írja be az aktuális dátumot vagy az aktuális dátumot tartalmazó cellára való hivatkozást (pl. =TODAY()).
7. A „Formázás” részben válassza ki a piros kitöltési színt (vagy bármilyen más színt).
8. Kattintson az „OK” gombra a formázás alkalmazásához.
Ezáltal minden olyan dátum, amely egyenlő vagy korábbi, mint az aktuális dátum, piros színnel jelenik meg. A formázási beállítások segítségével módosíthatja a betűszínt, a szegélyt és a cellák egyéb tulajdonságait is.
Igen, az Excel különböző módszerekkel nyomon tudja követni az esedékességi dátumokat. Az egyik mód a beépített „Feltételes formázás” funkció használata a közelgő vagy lejárt esedékességi dátumokat tartalmazó cellák kiemelésére. Ehhez ki kell jelölni az esedékes dátumokat tartalmazó cellákat, majd a „Kezdőlap” lapon a „Feltételes formázás” gombra kell kattintani, és a legördülő menüből a „Cellák kiemelési szabályai” > „A dátum bekövetkezése” lehetőséget kell kiválasztani.
Az esedékességi dátumok nyomon követésének egy másik módja az „Adatérvényesítés” funkció használata olyan legördülő menük létrehozására, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy egy előre meghatározott listából válasszák ki az esedékességi dátumot. Ezt úgy lehet megtenni, hogy kijelöli azokat a cellákat, ahol a legördülő menü található, majd az „Adatok” fülre kattint, és a legördülő menüből kiválasztja az „Adatérvényesítés” lehetőséget. Innen a felhasználók az érvényesítési kritériumként a „Listát” választhatják ki, és a „Forrás” mezőben megadhatják az esedékes dátumok listáját.
Az Excel arra is képes, hogy bizonyos kritériumok vagy képletek alapján kiszámítsa az esedékességi dátumokat. Ez történhet a „DATEDIF” függvény vagy más dátummal kapcsolatos függvények használatával az esedékességi dátum és az aktuális dátum közötti napok számának kiszámításához, majd feltételes formázás vagy más funkciók használatával, hogy kiemelje vagy figyelmeztesse a felhasználókat, ha az esedékességi dátum közeledik vagy elmúlt.
Összességében az Excel számos olyan eszközt és funkciót kínál, amelyek felhasználhatók az esedékességi időpontok nyomon követésére számviteli és könyvelési kontextusban.