Az Excel táblázatok széles körben használatosak a különböző iparágakban az adatok szervezésének, elemzésének és bemutatásának eszközeként. Vannak azonban olyan esetek, amikor az ezekbe a táblázatokba bevitt adatok hosszú szöveget tartalmazhatnak, például termékleírásokat, ügyfélértékeléseket vagy projektösszefoglalókat. Ilyen esetekben kihívást jelenthet az összes információ egyetlen cellába való elhelyezése anélkül, hogy az áttekinthetőség vagy olvashatóság csökkenne. Íme néhány tipp arra vonatkozóan, hogyan lehet hosszabb szöveget beilleszteni az Excel táblázatokba úgy, hogy közben rendezettek és könnyen olvashatók maradjanak.
Alapértelmezés szerint az Excel cellák szélessége rögzített, ami azt jelenti, hogy minden olyan szöveg, amely túllépi a cella határát, átnyúlik a szomszédos cellákba, ami miatt a táblázatkezelője esetleg rendezetlennek és zsúfoltnak tűnhet. Ennek elkerülésének egyik módja a Word Wrap funkció használata. Ez az eszköz automatikusan úgy igazítja a szöveget, hogy az a cellába illeszkedjen, több sorra bontva azt, így könnyebben olvashatóvá teszi azt, és csökkenti a vízszintes görgetés szükségességét.
A Word Wrap bekapcsolásához jelölje ki a szöveget tartalmazó cellát vagy cellatartományt, majd lépjen a Kezdőlap lapra. Az Igazítás csoportban kattintson a Szövegtekercselés gombra, és a szöveg automatikusan úgy igazodik, hogy illeszkedjen a cella méreteihez.
A hosszabb szöveg Excel táblázatokba való beillesztésének másik módja a cellák összevonása. A cellák összevonása lehetővé teszi, hogy több szomszédos cellát egyetlen nagy cellává egyesítsen, így több helyet biztosítva a hosszabb szövegek elhelyezéséhez. Ez a megközelítés akkor működik a legjobban, ha egyetlen adatoszloppal rendelkezik, vagy ha összefüggő információkat szeretne csoportosítani.
A cellák egyesítéséhez jelölje ki az egyesíteni kívánt cellákat, kattintson a jobb gombbal, és válassza a Cellák formázása parancsot. Az Igazítás lapon jelölje be a Cellák összevonása jelölőnégyzetet, majd kattintson az OK gombra. A kijelölt cellák most egyetlen cellává egyesülnek, és az egyesített cellába beírhatja a hosszabb szöveget.
Ha olyan nagy mennyiségű szöveggel rendelkezik, amely nem fér el egyetlen cellában vagy összevont cellák csoportjában, akkor szövegdobozok segítségével hosszabb szöveget adhat be az Excel táblázatokba. A szövegdobozok lehetővé teszik a szöveg hozzáadását bárhová a lapon, és az igényeinek megfelelően átméretezheti, áthelyezheti és formázhatja őket.
Szövegdoboz beszúrásához lépjen a Beszúrás lapra, és kattintson a Szövegdoboz gombra. Kattintson és húzza a kurzort egy szövegdoboz létrehozásához, majd írja be vagy illessze be a szöveget a dobozba. Ezután a szövegdobozt kijelölve és a Rajzeszközök lapon található formázási lehetőségek segítségével formázhatja a szövegdobozt.
Végül, ha jegyzeteket vagy megjegyzéseket szeretne hozzáadni a táblázathoz anélkül, hogy a fő adatokat összezavarná, használhat cellakommentárt. A cellakommentár egy kis doboz, amely akkor jelenik meg, ha egy cella fölé mozgatja a mutatót, és további információkat tartalmazhat a cella tartalmáról.
A cellakommentár hozzáadásához kattintson a jobb gombbal arra a cellára, amelyhez hozzá kívánja adni a megjegyzést, és válassza a Megjegyzés beillesztése parancsot. Írja be a megjegyzést a megjelenő mezőbe, majd kattintson a mezőn kívülre, hogy bezárja azt. A megjegyzés mezőt meg is formázhatja, ha a jobb gombbal rákattint, és a Megjegyzés formázása parancsot választja.
Összefoglalva, hosszabb szöveg hozzáadása az Excel táblázatokhoz lehetséges a megfelelő eszközökkel és technikákkal. A Word Wrap, a cellák összevonása, a szövegdobozok és a cellakommentárok használatával rendezettebbé és könnyebben olvashatóvá teheti táblázatait, még akkor is, ha hosszabb szövegről van szó.
A szöveg beviteli hosszának megváltoztatásához az Excelben beállíthatja a szöveget tartalmazó cellák oszlopszélességét.
Az alábbi lépéseket kell követnie:
1. Válassza ki az oszlop(ok)at, amelynek a szélességét módosítani szeretné.
2. Kattintson a jobb gombbal a kiválasztott oszlop(ok)ra, és kattintson a legördülő menüből az „Oszlopszélesség” menüpontra.
3. Adja meg az oszlop(ok) kívánt szélességét az „Oszlopszélesség” párbeszédpanelen, majd kattintson az „OK” gombra.
Alternatívaként úgy is beállíthatja egy adott cella szélességét, hogy az oszlopfejléc sorban húzza az oszlophatárt az oszlopfejlécek között.
Az oszlopszélesség beállításával biztosíthatja, hogy a cellán belüli szöveg teljesen látható legyen, és ne legyen csonkolva vagy levágva. Ez különösen fontos lehet, ha nagy mennyiségű adattal dolgozik, vagy ha adatokat mutat be másoknak.
A hossz meghosszabbításához az Excelben az alábbi lépéseket követheti:
1. Jelölje ki azt a cellát vagy oszlopot, amelynek a hosszát meg szeretné hosszabbítani.
2. Vigye a kurzort a kiválasztott cella vagy oszlop és a szomszédos cella vagy oszlop közötti határ fölé, amíg a kurzor kétoldali nyíllá nem változik.
3. Kattintson és húzza a keretet a kívánt hosszúságúra.
Alternatívaként használhatja a „Cellák formázása” opciót is egy cella vagy oszlop hosszának meghosszabbításához:
1. Jelölje ki azt a cellát vagy oszlopot, amelynek a hosszát meg szeretné hosszabbítani.
2. Kattintson a jobb gombbal a kiválasztott cellára vagy oszlopra, és válassza a „Cellák formázása” lehetőséget a legördülő menüből.
3. A „Cellák formázása” párbeszédpanelen válassza a „Szám” lapot.
4. A „Kategória” alatt válassza a „Szöveg” lehetőséget, majd írja be a kívánt karakterszámot a „Típus” mezőbe.
5. Kattintson az „OK” gombra a módosítások alkalmazásához.
Ezekkel a lépésekkel meghosszabbíthatja egy cella vagy oszlop hosszát az Excelben.
Az Excelben több cellában lévő szöveg kiterjesztéséhez használhatja az „Összevonás és központosítás” vagy a „Szövegtekercselés” funkciókat.
1. Összevonás és központosítás: Ez a funkció több cellát egyesít egy cellába, és a szöveget központosítja. A funkció használatához jelölje ki az egyesíteni kívánt cellákat, majd kattintson a „Kezdőlap” lap „Kiegyenlítés” csoportjában található „Összevonás és központosítás” gombra. Alternatív megoldásként kattintson a jobb gombbal a kijelölt cellákra, és válassza a „Merge & Center” (Összevonás és központosítás) parancsot a kontextusmenüből.
2. Szöveg feltekerése: Ez a funkció a sor magasságát a cella tartalmához igazítja, így a cellák összevonása nélkül is láthatóvá válik a teljes szöveg. A funkció használatához jelölje ki a betekerni kívánt cellákat, majd kattintson a „Kezdőlap” lap „Kiegyenlítés” csoportjában a „Szöveg betekerése” gombra. Alternatív megoldásként kattintson a jobb gombbal a kijelölt cellákra, és válassza a „Cellák formázása” lehetőséget a kontextusmenüből. A „Cellák formázása” párbeszédpanel „Kijelölés” lapján jelölje be a „Szöveg felhúzása” jelölőnégyzetet.
Vegye figyelembe, hogy az „Összevonás és központosítás” funkció használata megnehezítheti az adatok későbbi rendezését vagy szűrését, ezért ajánlott, ha lehetséges, inkább a „Szövegtekercselés” funkciót használni.