Minden sikeres vállalkozásnak vannak olyan irányelvei és eljárásai, amelyek a működését irányítják. Ezek az irányelvek és eljárások segítenek biztosítani, hogy a vállalkozás hatékonyan és eredményesen, valamint a vonatkozó törvényeknek és előírásoknak megfelelően működjön.
Az irányelvek és eljárások nem csak a nagyvállalatok számára fontosak. A kisvállalkozásoknak is szükségük van irányelvekre és eljárásokra annak érdekében, hogy működésük zökkenőmentesen működjön. Akár új vállalkozást indít, akár a meglévő szabályzatokat és eljárásokat vizsgálja felül, itt van néhány iránymutatás, amelyet érdemes szem előtt tartani.
Az irányelvek és eljárások kidolgozásának első lépése, hogy meghatározza a vállalkozás azon területeit, amelyeken szükség van rájuk. Kezdheti azzal, hogy felülvizsgálja üzleti folyamatait, és meghatározza azokat a területeket, ahol irányelvekre és eljárásokra van szükség. Ezek közé tartozhat a humánerőforrás, a pénzügy, az üzemeltetés és az ügyfélszolgálat.
Miután azonosította azokat a területeket, amelyeken irányelvekre és eljárásokra van szükség, a következő lépés ezek kidolgozása. A szabályzatoknak és eljárásoknak világosnak, tömörnek és könnyen érthetőnek kell lenniük. Egyszerű angol nyelven kell megfogalmazni őket, és kerülni kell a szakzsargont. Ne feledje, hogy az irányelvek és eljárások célja az, hogy eligazítsa az alkalmazottakat, nem pedig az, hogy összezavarja őket.
Az Ön szabályzatainak és eljárásainak meg kell felelniük az összes vonatkozó törvénynek és rendeletnek. Ez magában foglalja a szövetségi, állami és helyi törvényeket, valamint az ágazatspecifikus előírásokat. Ha nem felel meg ezeknek a törvényeknek és szabályozásoknak, az jogi és pénzügyi következményekkel járhat az Ön vállalkozására nézve.
Miután a szabályzatai és eljárásai elkészültek, fontos, hogy kommunikálja azokat a munkavállalóival. Ez történhet munkavállalói kézikönyvek, képzések és a kommunikáció egyéb formáin keresztül. Győződjön meg arról, hogy alkalmazottai megértették az irányelveket és eljárásokat, valamint azok be nem tartásának következményeit.
Összefoglalva, az irányelvek és eljárások alapvető fontosságúak minden olyan vállalkozás számára, amely hatékonyan és eredményesen akar működni. A vonatkozó törvényeknek és rendeleteknek megfelelő, világos és tömör irányelvek és eljárások kidolgozása, valamint ezek közlése az alkalmazottakkal kulcsfontosságú a vállalkozás zökkenőmentes működésének biztosításához.
A jó szabályzatnak a következő 5 kulcsfontosságú területre kell kiterjednie:
1. Cél: A jó szabályzatnak világosan meg kell határoznia célját és létének okát. Ez segít az alkalmazottaknak megérteni, hogy miért fontos a szabályzat, és hogyan illeszkedik a szervezet értékeihez és céljaihoz.
2. Hatály: A szabályzat hatályát világosan meg kell határozni, hogy elkerülhető legyen a félreértés vagy a félreértelmezés. Meg kell határozni, hogy a szabályzat kire vonatkozik, és milyen körülményekre terjed ki.
3. Eljárások: A szabályzatnak világosan meg kell határoznia a szabályzatnak való megfelelés érdekében követendő eljárásokat és lépéseket. Iránymutatást kell adnia arra vonatkozóan, hogyan kell végrehajtani a politikát, és milyen intézkedéseket kell tenni a szabályok be nem tartása esetén.
4. Szerepek és felelősségek: A politikának meg kell határoznia a különböző érdekelt felek, például a munkavállalók, a vezetők, a HR és más érintett felek szerepét és felelősségét. Ez segít annak biztosításában, hogy mindenki megértse a saját szerepét a politika végrehajtásában és érvényesítésében.
5. Kommunikáció: A jó politikát hatékonyan kell kommunikálni az összes érintett féllel. Könnyen hozzáférhetőnek és érthetőnek kell lennie a munkavállalók számára. A kommunikációnak folyamatosnak kell lennie, és a politikát rendszeresen felül kell vizsgálni annak hatékonysága és aktualitása érdekében.
A szabályzat megírásakor több kulcsfontosságú elemet is tartalmaznia kell a formátumának:
1. A szabályzat címe: A címnek világosan és tömören kell kifejeznie, hogy miről szól a szabályzat.
2. Irányelvi nyilatkozat: A nyilatkozatnak ki kell fejtenie a szabályzat célját, az elérendő célokat és a vonatkozó jogi vagy szabályozási követelményeket.
3. Hatály: A hatálynak meg kell határoznia, hogy a biztosítási kötvény kire vonatkozik, valamint minden konkrét korlátozást vagy kizárást.
4. Fogalommeghatározások: Az egyértelműség és a következetes megértés érdekében meg kell határozni a legfontosabb kifejezéseket és kifejezéseket.
5. Felelősségi körök: Ebben a szakaszban meg kell határozni, hogy ki a felelős a szabályzat végrehajtásáért, és ki a felelős a megfelelés biztosításáért.
6. Eljárások: Ennek a szakasznak lépésről-lépésre útmutatót kell tartalmaznia a szabályzat végrehajtásához.
7. Kivételek: Minden kivételt vagy különleges körülményt világosan fel kell tüntetni.
8. Felülvizsgálat és felülvizsgálat: A szabályzatnak tartalmaznia kell egy olyan részt, amely ismerteti, hogy milyen gyakran fogják felülvizsgálni, és ki a felelős a felülvizsgálatért.
9. Hatálybalépés dátuma: A szabályzatnak egyértelmű hatálybalépési dátummal kell rendelkeznie annak biztosítása érdekében, hogy mindenki tisztában legyen azzal, hogy mikor lép hatályba.
Fontos megjegyezni, hogy a szabályzat formátuma a szervezettől és a megírandó szabályzat típusától függően változhat. Ezeknek a kulcsfontosságú elemeknek a beépítése azonban segít biztosítani, hogy a szabályzat világos, tömör és hatékony legyen.
A házirend-dokumentum egy hivatalos nyilatkozat, amely felvázolja a szervezet szabályait, előírásait és eljárásait, amelyeket az alkalmazottaknak követniük kell. A szabályzat dokumentum 8 fő összetevője a következő:
1. Célmeghatározás: A szabályzat dokumentum célját világosan meg kell fogalmazni. Meg kell magyaráznia, hogy mi az oka a szabályzatnak, és mit kíván elérni.
2. Hatály: A szakpolitikai dokumentumnak meg kell határoznia a szakpolitika hatályát, azaz azokat a területeket, amelyekre vonatkozik, és azokat az alkalmazottakat, akikre vonatkozik.
3. Fogalommeghatározások: A szakpolitikai dokumentumnak meg kell határoznia a szakpolitikában használt kulcsfontosságú kifejezéseket. Ez fontos annak biztosítása érdekében, hogy a szabályzatban használt kifejezésekkel kapcsolatban mindenki egységes álláspontot képviseljen.
4. Felelősségek: A szabályzatnak világosan meg kell határoznia a munkavállalók, a vezetők és más érdekelt felek felelősségét a politikával kapcsolatban.
5. Eljárások: A szakpolitikai dokumentumnak fel kell vázolnia azokat az eljárásokat, amelyeket a munkavállalóknak követniük kell a szakpolitika betartása érdekében. Ennek tartalmaznia kell a politikával kapcsolatos feladatok elvégzésére vonatkozó lépésről lépésre történő utasításokat.
6. Következmények: A szakpolitikai dokumentumnak fel kell vázolnia a szakpolitika be nem tartásának következményeit. Ez magában foglalhat fegyelmi intézkedéseket, a munkaviszony megszüntetését vagy jogi lépéseket.
7. Felülvizsgálat és felülvizsgálat: A szabályzati dokumentumnak tartalmaznia kell a szabályzat felülvizsgálatának és átdolgozásának folyamatát. Ez azért fontos, hogy a szabályzat idővel releváns és hatékony maradjon.
8. Jóváhagyás: A szakpolitikai dokumentumot a felső vezetésnek vagy az igazgatótanácsnak kell jóváhagynia annak biztosítása érdekében, hogy az összhangban legyen a szervezet céljaival és célkitűzéseivel.