Szakemberként fontos, hogy biztosítsa, hogy a kommunikáció csúcsán legyen. Hiszen az időben történő és hatékony kommunikáció kulcsfontosságú az erős üzleti kapcsolatok fenntartásához. Szerencsére a Microsoft Outlook számos olyan funkciót kínál, amelyek segítségével egyszerűsítheti a kommunikációs folyamatot. Az egyik ilyen funkció az átvételi elismervény olvasása funkció. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy megtudja, ha az e-mail címzettjei elolvasták az üzenetét. Ebben a cikkben arról lesz szó, hogyan aktiválhatja az olvasási nyugtákat a Microsoft Outlookban.
Mielőtt belemerülnénk az olvasási visszaigazolások aktiválásának lépéseibe, fontos megjegyezni, hogy nem minden e-mail szolgáltató támogatja ezt a funkciót. Ez azt jelenti, hogy van rá esély, hogy az e-mail címzettjének e-mail szolgáltatója nem támogatja az olvasási nyugtákat. Ezenkívül előfordulhat, hogy egyes címzettek elutasítják az olvasási visszaigazolás kérését. Ha ezzel végeztünk, kezdjük is el.
Az olvasási visszaigazolások aktiválásának első lépése az Outlook-fiók megnyitása. Miután megnyitotta fiókját, navigáljon a képernyő bal felső sarkában található „Fájl” fülre.
A „Fájl” gombra kattintás után megjelenik egy legördülő menü. A legördülő menüből válassza a „Beállítások” lehetőséget. Ezzel az Outlook beállításai oldalra kerül.
Az Outlook beállításai oldalon válassza a „Mail” lehetőséget az oldal bal oldali oldalsávjából.
A „Nyomon követés” szakasz alatt megjelenik az „Olvasási átvételi elismervény kérése” lehetőség. Jelölje be az opció melletti négyzetet, hogy aktiválja az olvasási visszaigazolást az Outlook-fiókjából küldött összes e-mailhez.
Miután bejelölte az „Olvasási visszaigazolás kérése” melletti négyzetet, további opciókat választhat. Kiválaszthatja, hogy olvasási visszaigazolást kapjon, ha az e-mailt elolvassák, vagy ha olvasás nélkül törlik. Egyszerűen jelölje be a kívánt opció melletti négyzetet.
Miután kiválasztotta a kívánt további opciókat, kattintson az oldal alján található „OK” gombra a módosítások mentéséhez.
Összefoglalva, az olvasási bizonylatok aktiválása a Microsoft Outlookban egy egyszerű folyamat, amely segíthet a kommunikációs folyamat javításában. A fent vázolt lépések követésével biztosíthatja, hogy tudja, ha az e-mail címzettjei elolvasták az üzeneteit.
Az olvasási visszaigazolás bekapcsolása az Outlook 365-ben akkor lehet hasznos, ha meg szeretné erősíteni, hogy az Ön által küldött e-mailt a címzett elolvasta. Az alábbi lépésekkel kapcsolhatja be az olvasási visszaigazolást az Outlook 365-ben:
1. Nyissa meg az Outlook 365 programot, és kattintson az „Új e-mail” gombra egy új e-mail megírásához.
2. Az új e-mail ablakban kattintson az ablak tetején található „Beállítások” fülre.
3. A „Nyomon követés” csoportban jelölje be a „Olvasási igazolás kérése” melletti négyzetet.
4. A „Kézbesítési visszaigazolás kérése” melletti négyzetet is bejelölheti, ha visszaigazolást szeretne kapni arról, hogy az e-mail megérkezett a címzett postafiókjába.
5. Miután bejelölte a megfelelő négyzeteket, kattintson a „Küldés” gombra az e-mail elküldéséhez.
Vegye figyelembe, hogy az olvasási visszaigazolások nem mindig megbízhatóak, és előfordulhat, hogy egyes e-mail kliensek nem támogatják őket. Ezenkívül egyes címzettek figyelmen kívül hagyhatják az olvasási visszaigazolás kérést. Ezért fontos, hogy ne hagyatkozzon kizárólag az olvasási visszaigazolásokra annak megerősítéseként, hogy az e-mailt elolvasták.
Az e-mail olvasási visszaigazolások bekapcsolásához az alábbi lépéseket kell követnie:
1. Nyissa meg az e-mail kliensét vagy szoftverét (pl. Outlook, Gmail stb.), és állítson össze egy új e-mail üzenetet.
2. Az e-mail programtól függően előfordulhat, hogy el kell navigálnia az e-mail beállítások vagy opciók menüjébe. Keressen egy olyan opciót, amely azt mondja, hogy „Olvasási átvételi elismervény kérése” vagy „Átvételi elismervény visszaküldése”.
3. Jelölje be az opció melletti négyzetet az engedélyezéshez. Egyes e-mail programok lehetőséget adnak arra, hogy minden kimenő e-mailhez kérjen olvasási visszaigazolást, míg mások lehetővé teszik, hogy e-mailenként kérje azt.
4. Miután engedélyezte az olvasási visszaigazolás opciót, írja meg és küldje el az e-mailt a szokásos módon.
5. Amikor a címzett megnyitja az e-mailt, értesítést kap, amelyben megkérdezi, hogy szeretne-e olvasási visszaigazolást küldeni. Ha úgy dönt, hogy elküldi az átvételi elismervényt, Ön is kap egy értesítést, amely tudatja Önnel, hogy az e-mailt elolvasták.
Fontos megjegyezni, hogy nem minden e-mail program támogatja az olvasási visszaigazolást, és még ha támogatja is, a címzett dönthet úgy, hogy nem küld visszaigazolást. Ezenkívül egyesek tolakodónak vagy idegesítőnek találhatják az olvasási visszaigazolásokat, ezért fontos, hogy takarékosan és csak szükség esetén használja őket.
Az olvasási nyugta hozzáadása az Outlook eszköztárához egyszerű folyamat, amely néhány egyszerű lépésben elvégezhető. Az alábbi lépéseket kell követnie:
1. lépés: Nyissa meg az Outlook alkalmazást a számítógépén.
2. lépés: Kattintson az Outlook ablak bal felső sarkában található „Fájl” fülre.
3. lépés: A megjelenő legördülő menüben kattintson a „Beállítások” gombra.
4. lépés: Az Outlook Beállítások ablakban kattintson a bal oldali ablaktáblában a „Levél” gombra.
5. lépés: Görgessen lefelé a „Nyomon követés” szakaszhoz, és jelölje be a „Beolvasási bizonylatok” melletti négyzetet.
6. lépés: Kattintson az ablak alján található „OK” gombra a módosítások mentéséhez.
Amint elvégezte ezeket a lépéseket, a nyugtaolvasás opció hozzáadódik az Outlook eszköztárához. Amikor új e-mailt állít össze, egyszerűen kattintson az üzenetablakban a „Beállítások” fülre, és jelölje be a „Felolvasási igazolás kérése” melletti négyzetet a funkció engedélyezéséhez. Ezáltal értesítést kap, ha a címzett elolvassa az e-mailt, ami további nyugalmat biztosít Önnek, és biztosítja, hogy mindig a csúcson maradjon az üzleti kommunikációban.