Az Outlook egy hatékony eszköz az e-mail, a naptár és a kapcsolatok egy helyen történő kezelésére. Amikor azonban mellékekkel ellátott telefonszámok hozzáadásáról van szó a névjegyeihez, ez egy kicsit trükkös lehet. Szerencsére van néhány egyszerű lépés, amelyet követve könnyen elérheti a megfelelő személyt a megfelelő számon.
1. lépés: Új névjegy létrehozása vagy egy meglévő névjegy szerkesztése
Ahhoz, hogy melléket adjon egy telefonszámhoz az Outlook névjegyeiben, először létre kell hoznia egy új névjegyet vagy szerkesztenie kell egy meglévőt. Ehhez navigáljon a Névjegyek mappába, és kattintson az „Új névjegy” gombra, vagy kattintson duplán egy meglévő névjegyre annak szerkesztéséhez.
2. lépés: A telefonszám megadása melléklettel
Ha a névjegy szerkesztőablakában van, írja be a telefonszámot a megfelelő mezőbe. Ha a telefonszám már létezik, egyszerűen kattintson rá a szerkesztéshez. Bővítmény hozzáadásához írjon be egy vesszőt („,”) a fő telefonszám után, majd a mellékszámot.
3. lépés: A kapcsolat mentése
Miután hozzáadta a melléket a telefonszámhoz, mentse a kapcsolatot a „Mentés és bezárás” gombra kattintva. Ha új névjegyet hoz létre, győződjön meg róla, hogy kitöltötte a többi szükséges mezőt, például a személy nevét és e-mail címét.
4. lépés: A telefonszám tesztelése
Annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a telefonszám a melléklettel együtt helyesen lett hozzáadva, tesztelje azt a telefonszám melletti telefon ikonra kattintva a kapcsolat adataiban. Ez megnyitja az alapértelmezett telefonos alkalmazást, és automatikusan beírja a telefonszámot a melléklettel együtt.
Összefoglalva, a mellékek hozzáadása a telefonszámokhoz az Outlook névjegyeiben könnyen elvégezhető az alábbi egyszerű lépések követésével. Ha időt szán arra, hogy elérhetőségei naprakészek és pontosak legyenek, időt és gondot takaríthat meg magának a telefonhívások során. Használja ki tehát az Outlook hatékony névjegykezelési funkcióit, és kezdje el még ma hozzáadni a telefonszámokhoz a mellékeket.
A mobilszám hozzáadása az Outlook névjegyeihez egyszerű folyamat, amely néhány lépésben elvégezhető. Az alábbi módon végezheti el:
1. Nyissa meg az Outlookot, és navigáljon a Kapcsolatok részhez.
2. Kattintson az Új névjegy gombra egy új névjegy létrehozásához.
3. Adja meg a kapcsolat nevét és adott esetben e-mail címét.
4. Kattintson a Mobiltelefon mezőre, és adja meg a mobilszámot.
5. Mentse a kapcsolatot a Mentés gombra kattintva.
Alternatív megoldásként, ha már van egy névjegye az Outlookban, és szeretne hozzáadni egy mobilszámot, akkor a következő lépéseket követve megteheti:
1. Nyissa meg a szerkeszteni kívánt névjegyet.
2. Kattintson a Kapcsolat szerkesztése gombra.
3. Kattintson a Mobiltelefon mezőre, és adja meg a mobilszámot.
4. Mentse a kapcsolatot a Mentés gombra kattintva.
Ennyi! Sikeresen hozzáadott egy mobilszámot az Outlook névjegyeihez. Mostantól közvetlenül az Outlookból küldhet szöveges üzeneteket vagy kezdeményezhet hívásokat a névjegy mobilszámával.
A telefonszámok mellékekkel történő listázása gyakori gyakorlat a nagyszámú alkalmazottal vagy részleggel rendelkező vállalkozásoknál. A mellékekkel ellátott telefonszámok megfelelő listázásának néhány módja van:
1. Használjon zárójelet és kötőjelet: A legelterjedtebb módszer a fő telefonszám felsorolása, amelyet egy szóköz követ, majd a mellékszám zárójelben, kötőjellel. Például: (555) 123-4567 – 1234-es mellék.
2. Használjon kötőjelet: Egy másik lehetőség a kötőjel helyett a kötőjel használata. Például: (555) 123-4567 / 1234.
3. Használjon pontot: Egyes vállalkozások a kötőjel helyett inkább pontot használnak. Például: (555) 123-4567.1234.
Fontos, hogy a melléket jól láthatóan jelölje és könnyen megtalálható legyen. Arra vonatkozó utasításokat is érdemes mellékelni, hogy hogyan érhetik el a vállalat automatikus telefonrendszerét vagy telefonkönyvét, hogy a hívók könnyebben megtalálják a megfelelő melléket.
Egy bővítmény hozzáadása az Outlookhoz nagyszerű módja lehet annak, hogy bővítse annak funkcionalitását, és hasznosabbá tegye azt az Ön üzleti igényeihez. Az alábbi lépéseket kell követnie:
1. Nyissa meg az Outlookot a számítógépén, és kattintson a képernyő bal felső sarkában található „Fájl” fülre.
2. Válassza ki a legördülő menüből a „Beállítások” menüpontot.
3. A Beállítások ablakban kattintson a bal oldali menüben az „Add-Ins” menüpontra.
4. A képernyő alján egy „Kezelés” nevű részt kell látnia. Kattintson a legördülő menüre, és válassza ki a „COM Add-inek” lehetőséget, majd kattintson a „Go” gombra.
5. Kattintson a „Hozzáadás” gombra a COM-bővítmények ablakban.
6. Keresse meg az Outlookhoz hozzáadni kívánt bővítményt, és válassza ki.
7. Kattintson az „OK” gombra a bővítmény hozzáadásához.
8. A bővítmény hozzáadása után előfordulhat, hogy újra kell indítania az Outlookot, hogy az teljes mértékben működőképes legyen.
Ez az! Ezekkel a lépésekkel könnyedén hozzáadhat egy bővítményt az Outlookhoz, és még erőteljesebbé és hatékonyabbá teheti azt üzleti igényeihez.
A mellék legelterjedtebb és legszélesebb körben elfogadott rövidítése a telefonszámra való hivatkozáskor az „ext”. Ha például egy telefonszám a (123) 456-7890 123-as mellékeként szerepel, ez azt jelenti, hogy a telefonszám 123-456-7890, a mellékszám pedig 123. Fontos az „ext.” rövidítés feltüntetése, amikor egy melléklettel ellátott telefonszámot írunk vagy felsorolunk, hogy mások megértsék, hogy a szám tartalmaz egy melléket, és tudják, hogyan érhetik el a kívánt személyt vagy osztályt. Bizonyos esetekben más rövidítések, például „x” vagy „extn” is használhatók, de az „ext.” a leggyakrabban használt és elismert rövidítés a telefonszámok mellékére.