Az Outlook egy hatékony eszköz, amely segít az időbeosztás hatékony szervezésében és kezelésében. Lehetővé teszi, hogy könnyedén ütemezzen megbeszéléseket, találkozókat és feladatokat. Néha azonban előfordulhat, hogy valakit el kell távolítania a találkozólistáról. Ez gyorsan és egyszerűen, néhány egyszerű lépésben megtehető.
Az első lépés az, hogy megnyitja a találkozót a naptárában. Ha az értekezlet meg van nyitva, a képernyő jobb oldalán megjelenik a meghívottak listája. Ha el szeretne távolítani egy nevet a listáról, egyszerűen kattintson rá, és jelölje ki. Ezután kattintson a képernyő alján található „Eltávolítás” gombra. Ezzel eltávolítja a személyt a megbeszélésről, és értesítést küld neki arról, hogy eltávolították.
Ha több személyt szeretne eltávolítani a megbeszélések listájáról, akkor ezt úgy teheti meg, hogy minden egyes személyt külön-külön kiválaszt, és az „Eltávolítás” gombra kattint. Alternatívaként az összes eltávolítani kívánt nevet kiválaszthatja a billentyűzet „Ctrl” billentyű lenyomva tartásával és az egyes nevekre kattintva. Ha az összes nevet kiválasztotta, kattintson az „Eltávolítás” gombra, hogy egyszerre távolítsa el őket.
Ha véletlenül rossz személyt távolít el a találkozók listájáról, ne aggódjon. A képernyő alján található „Résztvevők hozzáadása” gombra kattintva könnyen visszaadhatja őket. Ez lehetővé teszi, hogy megkeresse a hozzáadni kívánt személyt, és meghívót küldjön neki az értekezletre.
Összefoglalva, a nevek eltávolítása az Outlook értekezletlistájáról egy egyszerű folyamat, amely gyorsan és egyszerűen elvégezhető. Ha ezeket a lépéseket követi, hatékonyan kezelheti értekezleteit, és biztosíthatja, hogy csak a szükséges személyek vegyenek részt az értekezletein. Tehát, menjen előre, és próbálja ki saját maga, és nézze meg, milyen egyszerű az értekezletek kezelése az Outlookkal.
Ha frissítés küldése nélkül szeretne eltávolítani valakit egy Outlook-értekezletből, kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg az Outlook-naptárt, és kattintson duplán a módosítani kívánt értekezletre.
2. Kattintson az „Ütemezési asszisztens” fülre, és megjelenik a meghívást elfogadó résztvevők listája.
3. Válassza ki az eltávolítani kívánt résztvevőt, és kattintson az „Eltávolítás” gombra.
4. Egy üzenet jelenik meg, amely megkérdezi, hogy szeretne-e frissítést küldeni a résztvevőknek. Kattintson a „Ne küldje el” gombra, ha frissítés küldése nélkül kívánja eltávolítani a résztvevőt.
5. Kattintson a „Mentés” gombra a megbeszélés módosításainak mentéséhez.
Megjegyzés: Ha az értekezletet valaki más ütemezte, előfordulhat, hogy nem rendelkezik jogosultsággal a résztvevők eltávolítására. Ebben az esetben vegye fel a kapcsolatot az értekezlet szervezőjével, hogy kérje a módosítást.
Ha szeretné eltávolítani a szervező nevét egy Outlook-naptárból, az alábbi lépéseket követheti:
1. Nyissa meg az Outlookot, és lépjen a Naptár nézetre.
2. Kattintson a módosítani kívánt találkozóra vagy megbeszélésre.
3. Az Időpont fülön vagy a Találkozó fülön kattintson az „Eltávolítás” gombra a „Szervező” szakaszban.
4. Kattintson a „Mentés és bezárás” gombra a módosítások mentéséhez.
Ezzel eltávolítja a szervező nevét a naptárbejegyzésből. Ne feledje, hogy ha nem Ön a szervezője a találkozónak vagy a találkozónak, akkor nem biztos, hogy lehetősége van a szervező nevének eltávolítására. Ebben az esetben megpróbálhat kapcsolatba lépni a szervezővel, és megkérheti, hogy távolítsa el a nevét a bejegyzésből.
Feltételezve, hogy online megbeszélésről van szó, van néhány lépés, amellyel elrejtheti a címzetteket a többi résztvevő elől:
1. Használja a BCC (blind carbon copy) mezőt a meghívók kiküldésekor: A megbeszélésre szóló e-mail meghívók kiküldésekor a BCC mezőt használhatja a címzettek e-mail címeinek hozzáadására anélkül, hogy a többi résztvevő számára felfedné a címüket. Így minden egyes címzett megkapja a saját meghívóját anélkül, hogy látná, kiket hívtak még meg.
2. Használjon értekezletkezelő eszközt: Ha olyan online értekezletkezelő eszközt használ, mint a Zoom vagy a Microsoft Teams, akkor lehetőség van arra, hogy a résztvevők e-mail címeinek felfedése nélkül hozzon létre értekezletet. Ezt úgy teheti meg, hogy az értekezlet beállításakor kiválasztja a megfelelő beállításokat.
3. Egyéni meghívók küldése: Ha csak néhány résztvevője van, kézzel is küldhet egyéni meghívókat. Ebben az esetben minden résztvevőnek külön e-mailt kell küldenie a saját meghívóját az értekezletre.
Fontos megjegyezni, hogy bizonyos esetekben nem biztos, hogy szükséges vagy helyénvaló az értekezlet résztvevőinek személyazonosságát elrejteni. Ha azonban a magánélet védelme aggodalomra ad okot, a következő lépéseket teheti meg annak érdekében, hogy a résztvevők e-mail címei rejtve maradjanak.
Ha frissítés küldése nélkül szeretne eltávolítani valakit egy Teams-értekezletről, kövesse az alábbi lépéseket:
1. Kattintson a „Résztvevők” gombra a képernyő alján található vezérlősávon az értekezlet alatt.
2. Keresse meg az eltávolítani kívánt személyt, és vigye a gépet a neve fölé, amíg a három pont meg nem jelenik a jobb oldalon.
3. Kattintson a három pontra, és válassza ki a lehetőségek közül az „Eltávolítás az értekezletről” lehetőséget.
4. Megjelenik egy felugró ablak, amely megkérdezi, hogy szeretné-e értesíteni a személyt arról, hogy eltávolították vagy sem. Válassza a „Nem” lehetőséget, ha frissítés küldése nélkül kívánja eltávolítani a személyt.
5. A személyt a rendszer anélkül távolítja el a megbeszélésről, hogy bármilyen értesítést küldene neki.
Fontos megjegyezni, hogy valakit értesítés nélkül eltávolítani egy megbeszélésről nem mindig megfelelő, és a legjobb, ha lehetőség szerint előzetesen kommunikál a személlyel. Továbbá, ha az illető fontos tagja a megbeszélésnek, jobb lehet, ha a megbeszélést átütemezik egy olyan időpontra, amikor részt tud venni rajta.