A Microsoft Outlook felhasználójaként előfordulhatott már, hogy ugyanannak az e-mailnek a több példányára van szüksége. Talán egy üzenetet több címzettnek kell továbbítania, vagy esetleg egy adott e-mailről több különböző mappában szeretne nyilvántartást vezetni. Bármi legyen is az oka, egy e-mail több példányának beszerzése az Outlookban nem olyan nehéz, mint amilyennek látszik. Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan érheti el ezt néhány egyszerű lépésben.
Az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy egy e-mailről több példányt kapjon, az, hogy áthúzza egy másik mappába. Ehhez egyszerűen jelölje ki a másolni kívánt e-mailt, kattintson és tartsa lenyomva az egér bal gombját, majd húzza az e-mailt a kívánt mappába. Miután az e-mailt a mappába ejtette, létrejön az e-mail másolata, és most már mindkét mappából elérheti azt.
Egy másik módja annak, hogy több másolatot kapjon egy e-mailről, a továbbítási opció használata. Ehhez válassza ki a másolni kívánt e-mailt, és kattintson a Továbbítás gombra. Ez egy új e-mail üzenetet nyit meg a kiválasztott e-mail csatolásával. Innen megadhatja azoknak a címzetteknek az e-mail címeit, akiknek el szeretné küldeni az e-mailt, és elküldheti az üzenetet. Az e-mail elküldése után az eredeti e-mail másolata létrejön a Küldött elemek mappában, és a beérkezett üzenetek között is lesz egy másolat.
Ha rendszeresen több másolatot kell kapnia az e-mailekről, egy szabály létrehozásával időt és energiát takaríthat meg. Szabály létrehozásához lépjen az Outlook Kezdőlap lapjára, kattintson a Szabályok gombra, és válassza a Szabály létrehozása lehetőséget. Innen megadhatja a szabály feltételeit, például az e-mail feladóját vagy tárgyát, valamint a végrehajtandó műveleteket, például az e-mail továbbítását egy adott mappába vagy címzetthez. Miután létrehozta a szabályt, az Outlook automatikusan alkalmazza azt minden olyan új e-mailre, amely megfelel a megadott feltételeknek, és az e-mail több példánya a kívánt mappákban lesz.
Végül a másolás és beillesztés opció használatával is több példányt kaphat egy e-mailből. Ehhez jelölje ki a másolni kívánt e-mailt, kattintson rá a jobb gombbal, és válassza a Másolás lehetőséget. Ezután menjen abba a mappába, ahová az e-mailt másolni szeretné, kattintson a jobb gombbal egy üres helyre, és válassza a Beillesztés lehetőséget. Ezzel létrehozza az e-mail másolatát a kiválasztott mappában, és ezt a folyamatot annyiszor megismételheti, ahányszor csak szükséges.
Összefoglalva, egy e-mail többszörös másolatának elkészítése az Outlookban egyszerű és egyszerű folyamat. Akár az e-maileket húzza és ejti, akár a továbbítási opciót használja, akár szabályt hoz létre, akár a másolás és beillesztés opciót használja, ezek a módszerek segítenek maximalizálni az Outlook hatékonyságát, és kevesebb idő alatt több munkát végezhet el.
Több oka is lehet annak, hogy ugyanannak az e-mailnek több példányát kapja.
Az egyik lehetséges ok az e-mail rendszer vagy a szerver hibája. Ez a hiba okozhatja az e-mailek többszöri kézbesítését, annak ellenére, hogy a feladó csak egyszer küldte el. Ez szerver- vagy hálózati problémák, szoftverhibák vagy egyéb technikai problémák miatt fordulhat elő.
Egy másik lehetséges ok, hogy a feladó véletlenül többször is megnyomta a „küldés” gombot. Ez akkor fordulhat elő, ha lassú az internetkapcsolat, vagy ha frusztráltan többször kattintott a „küldés” gombra.
Ezenkívül lehetséges, hogy a feladó szándékosan küldött több példányt ugyanabból az e-mailből. Ez lehet marketing taktika vagy kísérlet arra, hogy a címzett biztosan lássa az üzenetet.
A probléma megelőzése érdekében megpróbálhatja törölni az e-mail gyorsítótárát, ellenőrizheti az e-mail beállításait, vagy segítséget kérhet az e-mail szolgáltatójától. Érdemes megkeresni a feladót is, és megkérdezni, hogy tudnak-e a problémáról, és tudnak-e tenni valamit annak érdekében, hogy ez a jövőben ne fordulhasson elő újra.
Ha több e-mailt szeretne duplikálni, az Ön által használt e-mail platformtól függően többféle módszert is alkalmazhat.
1. Továbbítsa az e-maileket: Több e-mail duplikálásának egyik egyszerű módja, hogy továbbítja őket saját magának. Ezáltal létrejön az e-mail egy új másolata, amelyet az eredetitől elkülönítve menthet vagy rendszerezhet. Ehhez válassza ki a duplikálni kívánt e-maileket, és kattintson a továbbítás gombra. Ezután adja meg címzettként a saját e-mail címét, és küldje el az e-maileket.
2. Hozzon létre egy új mappát: Egy másik lehetőség egy új mappa létrehozása, és a duplikálni kívánt e-mailek áthelyezése ebbe a mappába. Ezzel létrehozza az e-mailek különálló másolatát, amelyhez bármikor hozzáférhet, amikor csak szüksége van rájuk. Ehhez jelölje ki a duplikálni kívánt e-maileket, és kattintson az áthelyezés gombra. Ezután válassza az e-mailek új mappába történő áthelyezését, és adjon nevet a mappának.
3. Használjon egy harmadik féltől származó alkalmazást: Vannak olyan harmadik féltől származó alkalmazások és eszközök is, amelyeket több e-mail duplikálásához használhat. Ezek az alkalmazások gyorsabbá és hatékonyabbá tehetik a folyamatot, különösen akkor, ha nagyszámú e-mailt kell duplikálnia. Néhány népszerű lehetőség a MailDex, az Emailchemy és a MailStore.
Összességében a választott módszer az Ön egyedi igényeitől és az Ön által használt e-mail platformtól függ. Ha követi ezeket a tippeket, hatékonyan duplikálhat több e-mailt, és egyszerűsítheti a munkafolyamatokat.