Minden szervezetben folyamatosan szükség van kellékek vagy szolgáltatások beszerzésére, hogy az üzlet zökkenőmentesen működjön. Az alkalmazottak számára azonban nem mindig könnyű tudni, hogyan kell ezeket a tételeket igényelni. Itt jön a képbe a beszerzési igénylőlap. A beszerzési igénylőlap egy olyan dokumentum, amelyet az alkalmazottak arra használnak, hogy a vállalat működéséhez szükséges áruk vagy szolgáltatások beszerzését kérjék. Ebben a cikkben megvizsgáljuk a beszerzési igénylőlapok fontosságát és működését.
Mindenekelőtt a beszerzési igénylőlapok egy hivatalos módot biztosítanak az alkalmazottak számára a vállalat számára szükséges tételek igénylésére. Egy speciális űrlap használatával az alkalmazottak biztosak lehetnek abban, hogy kéréseiket nyomon követik és rögzítik. Ez segít abban, hogy ne legyen félreértés azzal kapcsolatban, hogy mit kértek és mikor van rá szükség. Emellett egy olyan papíralapú nyomvonalat is biztosít, amely segítségével nyomon követhető a kérés előrehaladása és az, hogy ki a felelős a teljesítésért.
A beszerzési igénylőlapok másik fő előnye, hogy segítenek a szervezeten belüli kiadások ellenőrzésében. Azzal, hogy az alkalmazottaknak ki kell tölteniük egy űrlapot, és meg kell szerezniük a felettesük vagy vezetőjük jóváhagyását, a vállalat biztosíthatja, hogy a beszerzések szükségesek és a költségvetésen belül maradnak. Ez segít megelőzni a túlköltekezést, és biztosítja, hogy a vállalat hatékonyan használja fel erőforrásait.
A kiadások ellenőrzése mellett a beszerzési igénylőlapok segíthetnek a beszerzési folyamat racionalizálásában is. Egy speciális űrlap használatával az alkalmazottak megadhatják a vásárláshoz szükséges összes információt, beleértve a tétel leírását, a mennyiséget és a szállítóra vonatkozó információkat. Ez segíthet a beszerzési folyamat felgyorsításában, mivel biztosítja, hogy minden szükséges információt előre megadnak. Segít továbbá kiküszöbölni az alkalmazottak és a beszerzési osztály közötti oda-vissza kommunikáció szükségességét.
Összességében a beszerzési igénylőlapok fontos eszközt jelentenek minden olyan szervezet számára, amelynek árukat vagy szolgáltatásokat kell vásárolnia. Azáltal, hogy ezek a nyomtatványok hivatalos módot biztosítanak az alkalmazottak számára a tételek igénylésére, a kiadások ellenőrzésére és a beszerzési folyamat racionalizálására, hozzájárulhatnak ahhoz, hogy a vállalat hatékonyan és eredményesen működjön. Ha az Ön szervezete jelenleg nem használ beszerzési igénylőlapokat, érdemes lehet megfontolni ezek bevezetését a beszerzési folyamat javítása érdekében.
A beszerzési igénylőlap egy olyan dokumentum, amelyet egy vállalat vagy szervezet arra használ, hogy áruk vagy szolgáltatások beszerzését kérje egy beszállítótól vagy szállítótól. Az űrlap olyan részleteket tartalmaz, mint a szükséges termék vagy szolgáltatás neve és leírása, a szükséges mennyiség, a várható szállítási határidő, valamint a megterhelendő költségvetés vagy költséghely.
Az alkalmazottak irányításával összefüggésben az igénylőlapokat a vezetők vagy az osztályvezetők használhatják személyzeti változások vagy további erőforrások igénylésére. Például egy vezető használhat igénylőlapot egy új alkalmazott felvételére, új berendezések vásárlására vagy egy projekthez további pénzeszközök elkülönítésére.
Az igénylőlapok segíthetnek a beszerzési folyamat racionalizálásában, biztosítva, hogy minden szükséges részlet szerepeljen benne, és hogy a kérést megfelelően engedélyezzék és nyomon kövessék. Egy szabványosított űrlap használatával a vállalatok következetes eljárásokat és dokumentációt is fenntarthatnak minden beszerzési tevékenységre vonatkozóan.
A beszerzési igénylés egy olyan dokumentum, amelyet az alkalmazottak használnak áruk vagy szolgáltatások beszerzésének kérelmezésére. A beszerzési igénylésre példa lehet, ha a marketingosztály egyik alkalmazottjának promóciós anyagokat kell vásárolnia egy közelgő eseményhez. A munkavállaló egy beszerzési igénylőlapot nyújt be a beszerzési osztályra, amelyben részletezi a szükséges anyagokat, a mennyiséget és minden egyéb lényeges információt. A beszerzési osztály ezután megvizsgálja a kérelmet, és jóváhagyja vagy elutasítja a beszerzést olyan tényezők alapján, mint a költségvetési korlátok vagy a beszerzési irányelvek. A jóváhagyás után a beszerzési osztály megrendeli az anyagokat egy szállítótól vagy beszállítótól. A beszerzési igénylés a beszerzési kérelem hivatalos nyilvántartásaként szolgál, és lehetővé teszi a vállalat által végzett beszerzések megfelelő dokumentálását és nyomon követését.
A beszerzés világában a PO (Purchase Order) és a PR (Purchase Requisition) két fontos dokumentum, amelyet a beszerzés kezdeményezésére használnak.
A beszerzési igénylés (PR) egy hivatalos kérés, amelyet egy vállalaton belüli alkalmazott vagy részleg intéz a beszerzési osztályhoz áruk vagy szolgáltatások beszerzésére. Ez lényegében egy belső dokumentum, amely felvázolja a kért beszerzés részleteit, beleértve a tétel leírását, a mennyiséget, az árat és a megterhelendő költségvetési kódot. A beszerzési osztály felülvizsgálja a PR-t, és meggyőződik arról, hogy a beszerzés a vállalat költségvetésén belül van-e, és hogy a kért termékre vagy szolgáltatásra szükség van.
A PR jóváhagyását követően a beszerzési osztály beszerzési rendelést (PO) állít ki a szállítónak. A PO egy jogilag kötelező érvényű dokumentum, amely meghatározza a vásárlás részleteit, beleértve a mennyiséget, az árat, a szállítási határidőt és a fizetési feltételeket. Ez lényegében egy szerződés a vevő és a szállító között, és a két fél közötti megállapodás bizonyítékaként szolgál.
Összefoglalva, a PR egy belső dokumentum, amelyet a beszerzési kérelem kezdeményezésére használnak, míg a PO egy jogi dokumentum, amelyet a beszállítóknak állítanak ki a vásárlás részleteinek megerősítésére. A két dokumentum közötti fő különbség az, hogy a PR a vállalaton belül egy alkalmazott vagy részleg által benyújtott kérés, míg a PO a beszerzési részleg által a szállítónak küldött megerősítés a beszerzésről.