Minden sikeres üzleti szervezet hatékony beszerzési folyamatra támaszkodik annak biztosítása érdekében, hogy a hatékony működéshez szükséges árukat és szolgáltatásokat beszerezze. Egy szervezett beszerzési folyamat bevezetése segít a vállalkozásoknak a kiadásaik kezelésében, a pazarlás csökkentésében és a készletek nyomon követésében. Az alábbiakban felvázoljuk azokat a legfontosabb lépéseket, amelyeket a vállalkozások megtehetnek beszerzési folyamatuk racionalizálása és annak biztosítása érdekében, hogy pénzükért a legjobb ár-érték arányt kapják.
1. Határozza meg a szükségletet
A beszerzési folyamat első lépése annak meghatározása, hogy mire van szüksége a vállalkozásnak. Ez a vállalkozás jellegétől függően az irodaszerektől kezdve a nyersanyagokig bármi lehet. Fontos, hogy világos irányelvek legyenek arra vonatkozóan, hogy mit és ki vásárolhat, a félreértések és viták elkerülése érdekében.
2. A költségvetés meghatározása
Miután azonosították a szükségletet, a következő lépés a költségvetés meghatározása. Ez segít biztosítani, hogy a vállalkozás ne költsön túl sokat, és a pénzügyi lehetőségein belül maradjon. A költségvetésnek reálisnak kell lennie, és figyelembe kell vennie a vállalkozás egyéb kiadásait.
3. Beszállítók felkutatása
A következő lépés a potenciális beszállítók felkutatása. Ez történhet online kutatással, szakkiállításokon vagy hálózati rendezvényeken való részvétellel, vagy más vállalkozásoktól ajánlások kérésével. Fontos, hogy a beszállító kiválasztásakor olyan tényezőket vegyen figyelembe, mint az ár, a minőség, a megbízhatóság és a szállítási idő.
4. Kérjen árajánlatokat
Miután azonosították a potenciális beszállítókat, a következő lépés az árajánlatok beszerzése. Ez segít a vállalkozásnak az árak összehasonlításában és a legköltséghatékonyabb megoldás kiválasztásában. Fontos biztosítani, hogy minden árajánlatot írásban kérjenek be, és hogy azok tartalmazzák az összes releváns költséget, például a szállítási és adóköltségeket.
5. A feltételek megtárgyalása
Az árajánlatok beszerzése után a következő lépés a megállapodás feltételeinek megtárgyalása. Ez magában foglalhatja az ár, a szállítási határidők, a fizetési feltételek és a felajánlott szavatosság vagy garancia megtárgyalását. Fontos, hogy minden feltételről írásban állapodjanak meg, és mindkét fél tisztában legyen az elvárásokkal.
6. A megrendelés leadása
Miután a feltételekről megállapodtak, a következő lépés a megrendelés leadása. Ezt írásban kell megtenni, és tartalmaznia kell minden lényeges részletet, például a mennyiséget, az árat, a szállítási címet és a fizetési feltételeket.
7. Az áruk vagy szolgáltatások átvétele
A megrendelés leadása után a következő lépés az áruk vagy szolgáltatások átvétele. Fontos, hogy átvételkor ellenőrizze az árukat vagy szolgáltatásokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy azok megfelelnek-e a megállapított specifikációknak. Ha bármilyen probléma merül fel, azt a lehető leghamarabb meg kell beszélni a szállítóval.
8. A számla kifizetése
A beszerzési folyamat utolsó lépése a számla kifizetése. Ezt időben, a megállapított fizetési feltételeknek megfelelően kell megtenni. A kifizetések nyomon követése fontos annak biztosítása érdekében, hogy a vállalkozás a költségvetésén belül maradjon, és ne kelljen késedelmi díjakat vagy büntetéseket fizetnie.
Összefoglalva, a szervezett és hatékony beszerzési folyamat végrehajtása alapvető fontosságú minden üzleti szervezet számára. E nyolc lépés követésével a vállalkozások racionalizálhatják beszerzési folyamatukat, csökkenthetik költségeiket, és biztosíthatják, hogy pénzükért a legjobb ár-érték arányt kapják.