Vállalkozóként elengedhetetlen, hogy nyomon kövesse a kiadásait. Ez nem csak abban segít, hogy jobban kezelje pénzügyeit, de azt is biztosítja, hogy megfeleljen az adótörvényeknek. A kiadások rendszerezésének folyamata azonban megterhelő lehet, különösen, ha még csak most kezdi. Íme néhány tipp, amelyek segítenek Önnek abban, hogy elkezdje megszervezni üzleti kiadásait.
Az egyik legfontosabb dolog, amit tennie kell, hogy szétválasztja a személyes és az üzleti kiadásait. Ez azt jelenti, hogy külön bankszámlát kell nyitnia a vállalkozásának, és ezen kell fizetnie az összes vállalkozással kapcsolatos kiadást. Ez segít nyomon követni az üzleti kiadásait, és biztosítja, hogy ne keverje össze azokat a személyes kiadásaival.
A könyvelőszoftverek használata nagyban megkönnyítheti a kiadások rendszerezését. A könyvelőszoftverrel könnyedén nyomon követheti kiadásait és kategorizálhatja azokat. Ez megkönnyíti a jelentések készítését, és biztosítja, hogy a költségvetésen belül maradjon.
A nyugták és számlák megőrzése kritikus fontosságú üzleti kiadásainak rendszerezéséhez. Ez segít nyomon követni a kiadásait, és biztosítja, hogy pontos feljegyzésekkel rendelkezzen, amikor eljön az adóbevallás ideje. Győződjön meg róla, hogy minden nyugtát és számlát rendezetten és biztonságos helyen tart.
A kiadások áttekintésére szolgáló ütemterv felállítása nagyszerű módja annak, hogy szervezett maradjon. Ez lehet heti, havi vagy negyedéves felülvizsgálat. Ez idő alatt áttekintheti kiadásait, kategorizálhatja őket, és biztosíthatja, hogy a költségvetésen belül maradjon. A kiadások rendszeres felülvizsgálata abban is segít, hogy azonosítsa azokat a területeket, ahol csökkentheti a kiadásait.
Összefoglalva, üzleti kiadásainak megszervezése alapvető fontosságú vállalkozása sikeréhez. A személyes és az üzleti kiadások szétválasztásával, a könyvelési szoftverek használatával, a nyugták és számlák megőrzésével, valamint egy ütemterv felállításával biztosíthatja, hogy pontos nyilvántartást vezet és a költségvetésen belül marad.
Az Excel hatékony eszköz az üzleti kiadások szervezésére és nyomon követésére. Az alábbi lépéseket követheti az üzleti kiadások Excelben történő rendszerezéséhez:
1. Hozzon létre egy új Excel táblázatot: Nyisson meg egy új táblázatot az Excelben, és adjon neki egy olyan nevet, amely segítségével könnyen azonosíthatja.
2. Hozzon létre kategóriákat a kiadásaihoz: Mielőtt elkezdené az adatok bevitelét a táblázatba, hozzon létre kategóriákat a kiadásokhoz. Ezek a kategóriák alapulhatnak üzleti igényein, például bérleti díj, közüzemi szolgáltatások, irodaszerek, utazási költségek stb.
3. Adja meg a kiadásait: Miután létrehozta a kategóriákat, kezdje el beírni a kiadásait a megfelelő cellákba. Ügyeljen arra, hogy minden egyes kiadáshoz adja meg a dátumot, a leírást és az összeget.
4. Használjon képleteket az összegek kiszámításához: Az Excel lehetővé teszi, hogy képleteket használjon az egyes kategóriák és a teljes kiadásai összegének kiszámításához. A SUM funkciót használhatja az egyes kategóriák kiadásainak és az összes kiadásnak az összeadásához.
5. Használjon feltételes formázást: A feltételes formázás arra használható, hogy bizonyos kritériumok alapján bizonyos cellákat kiemeljen. A feltételes formázás segítségével például kiemelheti azokat a kiadásokat, amelyek egy bizonyos összeget meghaladnak, vagy kiemelheti azokat a kiadásokat, amelyek késedelmesek.
6. Diagramok és grafikonok készítése: Az Excel lehetővé teszi, hogy az adatok alapján diagramokat és grafikonokat hozzon létre. Ez nagyszerű módja lehet a kiadások vizualizálásának és az időbeli tendenciák azonosításának.
7. Mentse és készítsen biztonsági másolatot a táblázatáról: Miután rendszerezte üzleti kiadásait az Excelben, mindenképpen mentse el a táblázatot, és készítsen egy biztonsági másolatot. Ez biztosítja, hogy számítógépes összeomlás vagy egyéb adatvesztés esetén is megmaradjon a kiadások nyilvántartása.
A számvitelben és a könyvelésben a kiadások egy vállalkozás vagy szervezet működése során felmerülő költségekre utalnak. Ezeket a kiadásokat általában különböző típusokba sorolják jellegük és a vállalkozás szempontjából való jelentőségük alapján. A számvitelben és könyvelésben általánosan elismert négy költségtípus a következő:
1. Állandó költségek: Ezek olyan költségek, amelyek a termelés vagy az értékesítés szintjétől függetlenül állandóak maradnak. Az állandó kiadások közé tartoznak például a bérleti díjak, a fizetések és a biztosítási díjak.
2. Változó költségek: Ezek olyan költségek, amelyek a termelés vagy az értékesítés szintjével arányosan változnak. A változó költségek közé tartoznak például a nyersanyagok, a jutalékok és a szállítási költségek.
3. Félig változó költségek: Ezek olyan költségek, amelyeknek fix és változó összetevői is vannak. A félig változó kiadások közé tartoznak például a közüzemi szolgáltatások és a telefonszámlák.
4. Tőkeköltségek: Ezek azok a kiadások, amelyek a hosszú távú eszközök, például földterület, épületek és berendezések megszerzésére vagy javítására merülnek fel. A tőkeköltségek nem vonhatók le azonnal, hanem idővel amortizálódnak.
A vállalkozások és szervezetek számára fontos, hogy pontosan osztályozzák kiadásaikat, hogy megfelelően nyomon követhessék és kezelhessék pénzügyeiket.
A kisvállalkozások többféleképpen szervezhetik a számlákat, többek között:
1. Kézi iktatási rendszer: Ez a számlák fizikai mappákba vagy iratgyűjtőkbe történő szervezését jelenti, olyan kategóriák alapján, mint például a szállító neve, a fizetési határidő vagy a számla típusa. Ez a módszer rendszeres karbantartást igényel a számlák helyes iktatásának biztosítása érdekében, és időigényes lehet.
2. Digitális iktatási rendszer: Ez a papíralapú számlák beszkennelését vagy lefényképezését és digitális mappákba rendezését jelenti. Ez a módszer fizikai helyet takarít meg, és lehetővé teszi a számlákhoz való könnyű hozzáférést bárhonnan, ahol van internetkapcsolat. Fontos, hogy az adatvesztés elkerülése érdekében rendszeresen készítsen biztonsági másolatot a digitális fájlokról.
3. Számviteli szoftver: Sok kisvállalkozás használ könyvelőszoftvert a számlák, számlák és egyéb pénzügyi tranzakciók kezelésére. Ez a módszer lehetővé teszi az automatikus számlafizetést, a számlák állapotának nyomon követését és jelentések készítését. Néhány népszerű könyvelőszoftver-változat a QuickBooks, a Xero és a FreshBooks.
A választott módszertől függetlenül fontos, hogy a kisvállalkozások következetes folyamatot alakítsanak ki a számlák szervezésére, beleértve a számlák kezeléséért való felelősség kijelölését, a számlák kifizetésének ütemezését és a számlák rendszeres felülvizsgálatát a pontosság szempontjából. Ez segíthet biztosítani a számlák időben történő kifizetését és elkerülni a késedelmi díjakat vagy az elmaradt kifizetéseket.