Az üzleti életben az ügyfeleknek, partnereknek és más érdekelt feleknek szóló levelek küldése bevett gyakorlat. Fontos biztosítani, hogy ezek a levelek kézbesítésre és kézhezvételre kerüljenek, és hogy bármilyen jogvita esetén legyen bizonyítékunk a kézbesítésről. Ennek egyik módja az üzleti levelek hitelesített küldése.
A hitelesített levél az Egyesült Államok Postaszolgálata (USPS) által nyújtott szolgáltatás, amely a postázás és a kézbesítés igazolására szolgál. Ha hitelesített levelet küld, átvételi elismervényt kap, amelyen szerepel a levél elküldésének dátuma és időpontja, valamint a kézbesítés dátuma és időpontja. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy biztosítsa üzleti levele kézbesítését és kézhezvételét, és hogy szükség esetén bizonyítani tudja a kézbesítést.
1. lépés: Írja meg és nyomtassa ki levelét
Írja meg üzleti levelét a szokásos módon, és nyomtassa ki jó minőségű papírra. Ügyeljen a megfelelő formázásra, és ellenőrizze a helyesírási és nyelvtani hibákat.
Hajtsa össze levelét szépen, és tegye borítékba. Címezze a borítékot a címzettnek, és ügyeljen arra, hogy tartalmazza a címzett nevét és címét, valamint az Ön feladói címét.
Vigye el levelét a helyi postahivatalba, és mondja meg az ügyintézőnek, hogy hitelesített küldeményt szeretne küldeni. Az ügyintéző egy zöld kártyát (más néven tértivevényt) fog adni Önnek, amelyet ki kell töltenie. Ez a kártya a postázás és a kézbesítés bizonyítékaként szolgál.
Töltse ki a zöld kártyát az Ön nevével és címével, a címzett nevével és címével, valamint minden egyéb lényeges információval. Feltétlenül tüntesse fel a dátumot és az aláírását.
Az ajánlott levél küldésének költsége a levél súlyától és a célállomástól függően változik. Az aktuális díjszabásról tájékozódhat az USPS honlapján, vagy megkérdezheti a postahivatal ügyintézőjét. Miután kifizette a díjat, az ügyintéző egy ajánlott levél matricát ragaszt a borítékra.
A zöld kártyát mindenképpen tartsa biztonságos helyen. Ez a postázás és a kézbesítés bizonyítéka, és bármilyen vita esetén felhasználható.
A hitelesített üzleti levél elküldése egyszerű és hatékony módja annak, hogy levelét kézbesítsék és átvegyék. Nyugalmat biztosít, és bizonyítékként felhasználható jogi ügyekben. Ha tehát legközelebb fontos üzleti levelet kell elküldenie, fontolja meg a hitelesített levél elküldését.
Az ajánlott levél feladásának költsége több tényezőtől függ, például a célállomástól, a súlytól és a szükséges kiegészítő szolgáltatásoktól. Az Egyesült Államokban a tértivevényes ajánlott levél küldésének jelenlegi költsége 6,95 $ egy 1 unciás levélre. Ha a levél súlya meghaladja az 1 unciát, további postaköltségek merülhetnek fel.
Továbbá, ha a feladó további szolgáltatásokat igényel, például korlátozott kézbesítést, biztosítást vagy aláírás visszaigazolást, további díjakat lehet felszámítani. Fontos megjegyezni, hogy az ajánlott levél feladásának költsége az Ön országában vagy régiójában működő postai szolgáltatótól függően változhat. Mindig ajánlott a helyi postahivatalnál vagy futárszolgáltatónál tájékozódni a díjakkal és illetékekkel kapcsolatos legfrissebb információkról.
Igen, küldhet hitelesített levelet anélkül, hogy a postahivatalba kellene mennie. Erre többféle lehetőség is van.
Először is, az USPS weboldalán megvásárolhatja és kinyomtathatja az ajánlott levelekhez szükséges postai és postai címkéket. Meg kell adnia a címzett címét, ki kell választania a kívánt ajánlott levélszolgáltatás típusát, és hitelkártyával ki kell fizetnie a postaköltséget. Miután kinyomtatta a címkét, felragaszthatja azt a borítékra vagy a csomagra, és bedobhatja a USPS postaládájába, vagy elintézheti az átvételt.
Egy másik lehetőség egy harmadik féltől származó postai szolgáltatás, például a Stamps.com vagy az Endicia igénybevétele. Ezek a szolgáltatások lehetővé teszik, hogy otthonról vagy az irodából megvásárolja és kinyomtassa az USPS postai és postai címkéket, beleértve az ajánlott küldeményeket is. Regisztrálnia kell egy fiókot, meg kell adnia a címzett címét és egyéb adatait, és ki kell fizetnie a postaköltséget hitelkártyával vagy más fizetési módszerrel. Miután kinyomtatta a címkét, a levelet bedobhatja az USPS postaládájába, vagy átveheti az USPS által.
Végül, egyes szállítmányozási és irodaszerüzletek ajánlott küldeményeket is kínálnak. Beviheti levelét vagy csomagját valamelyik ilyen üzletbe, és ők intézik Ön helyett a postázást és a postázást. Ne feledje, hogy ennek a szolgáltatásnak további díjai lehetnek, ezért mindenképpen érdeklődjön előre a költségekről.
Összefoglalva, több lehetőség is van hitelesített levél küldésére a postahivatal felkeresése nélkül, beleértve az USPS weboldalát, harmadik fél által nyújtott postai szolgáltatásokat, valamint a szállítási és irodaszerüzleteket.
A hitelesített és az ajánlott küldemény az Egyesült Államok Postaszolgálata (USPS) által kínált postai szolgáltatások mindkét típusa, amelyek további biztonsági és nyomonkövetési funkciókat biztosítanak a fontos vagy értékes küldemények számára. Van azonban néhány alapvető különbség a kettő között.
Az ajánlott küldemény olyan szolgáltatás, amely a postázás és a kézbesítés igazolására szolgál. Amikor hitelesített levelet ad fel, átvételi elismervényt kap, amelyen szerepel a feladás dátuma és időpontja, valamint egy egyedi nyomon követési szám, amely lehetővé teszi a levél kézbesítési állapotának nyomon követését. A levél címzettjének a kézbesítéskor alá kell írnia a levelet, ami további bizonyítékot nyújt a levél kézhezvételére.
Az ajánlott küldemény viszont egy biztonságosabb szolgáltatás, amely további védelmet nyújt az értékes vagy érzékeny küldemények számára. Ha ajánlott levelet küld, az USPS nyilvántartásba veszi a küldeményt, és egyedi nyomon követési számot ad, amely lehetővé teszi a levél kézbesítési állapotának nyomon követését. A levelet egy hamisíthatatlan borítékba zárják, és a kézbesítéskor a címzettnek alá kell írnia. Az ajánlott küldemény elveszés vagy sérülés esetén 50 000 USD-ig terjedő biztosítási fedezetet is tartalmaz.
Összefoglalva, bár mind az ajánlott, mind az ajánlott küldemény további biztonsági és nyomon követési funkciókat kínál, az ajánlott küldemény magasabb szintű védelmet nyújt az értékes vagy érzékeny küldemények számára, beleértve a biztosítási fedezetet is.