A mai világban a csalás gyakori problémává vált a könyvelési ágazatban. Nemcsak a vállalat hírnevét rombolja, hanem súlyos jogi és pénzügyi következményekkel is jár. Ezért a csalás és a hibák megelőzése érdekében elengedhetetlen egy megbízható belső ellenőrzési rendszer elfogadása. Ebben a cikkben azt a hét belső ellenőrzési eljárást tárgyaljuk a számvitelben, amelyek segítségével a vállalatok megelőzhetik az ilyen eseteket.
1. A feladatok szétválasztása: Ez az eljárás megköveteli, hogy egyetlen személy se rendelkezzen teljes ellenőrzéssel egy pénzügyi tranzakció felett. Ehelyett különböző személyeknek kell felelősnek lenniük a tranzakció különböző aspektusaiért, például a tranzakció rögzítéséért és jóváhagyásáért. Ez biztosítja, hogy egyetlen személy sem gyakorol teljes ellenőrzést a teljes folyamat felett.
2. Dokumentáció: A megfelelő dokumentáció döntő fontosságú a könyvelésben, mivel bizonyítékot szolgáltat a tranzakcióról és annak részleteiről. Ezért a vállalatoknak pontos és teljes nyilvántartást kell vezetniük minden pénzügyi tranzakcióról az átláthatóság és az elszámoltathatóság biztosítása érdekében.
3. Fizikai ellenőrzések: A fizikai ellenőrzések olyan intézkedések, amelyeket az eszközök, például a készpénz és a készletek védelmére hoznak. A fizikai ellenőrzések közé tartoznak például a megfigyelő kamerák, a biztonsági őrök és a zárt szekrények.
4. Engedélyezés: Az engedélyezés biztosítja, hogy a tranzakciókat egy felhatalmazott személy hagyja jóvá, mielőtt azokat végrehajtják. Ez az eljárás megakadályozza a jogosulatlan tranzakciókat, és biztosítja, hogy minden pénzügyi tranzakciót a vállalati irányelvekkel és eljárásokkal összhangban végezzenek.
5. Egyeztetés: Az egyeztetés két nyilvántartás összehasonlításának folyamata annak biztosítása érdekében, hogy azok összhangban legyenek. Például a banki egyeztetés összehasonlítja a bankszámlakivonatot a vállalat készpénzszámlájával annak biztosítása érdekében, hogy azok egyezzenek.
6. Monitoring: A monitoring magában foglalja a pénzügyi jelentések rendszeres felülvizsgálatát és elemzését az esetleges rendellenességek vagy eltérések feltárása érdekében. Ez az eljárás biztosítja, hogy a szabálytalanságokat azonnal feltárják és megoldják.
7. A számviteli feladatok elkülönítése: Ez az eljárás magában foglalja a számviteli feladatok különböző személyek közötti megosztását annak biztosítása érdekében, hogy egyetlen személy se gyakoroljon teljes ellenőrzést a teljes számviteli folyamat felett. Ez segít megelőzni a csalást és a hibákat, és biztosítja, hogy a pénzügyi tranzakciókat a vállalati irányelvekkel és eljárásokkal összhangban végzik.
Összefoglalva, a belső ellenőrzési eljárások alapvető fontosságúak a csalás és a számviteli hibák megelőzésében. A vállalatoknak szilárd belső ellenőrzési rendszereket kell bevezetniük az átláthatóság, az elszámoltathatóság és a szabályoknak való megfelelés biztosítása érdekében. Az ebben a cikkben tárgyalt hét belső ellenőrzési eljárás keretet biztosít a vállalatok számára egy erős belső ellenőrzési rendszer kiépítéséhez, amely segíthet a pénzügyi csalások és hibák megelőzésében.
A belső ellenőrzési eljárások olyan folyamatok, amelyeket a szervezetek azért vezetnek be, hogy pénzügyi tranzakcióik pontosak, megbízhatóak és biztonságosak legyenek. A következő öt belső kontrolleljárás, amelyet a szervezetek bevezethetnek:
1. A feladatok szétválasztása: Ez a felelősségek különböző személyek közötti megosztását jelenti annak megakadályozására, hogy egy személy túl nagy ellenőrzést gyakoroljon egy tranzakció felett. Például az egyik személy lehet felelős a tranzakciók rögzítéséért, míg egy másik személy a tranzakciók engedélyezéséért.
2. Fizikai és logikai hozzáférés-ellenőrzés: A szervezeteknek intézkedéseket kell bevezetniük a fizikai eszközökhöz, például a készpénzhez és a pénzügyi nyilvántartásokhoz való hozzáférés, valamint a számítógépes rendszerekhez és adatokhoz való logikai hozzáférés ellenőrzésére.
3. Dokumentáció és nyilvántartás: A szervezeteknek pontos és teljes nyilvántartást kell vezetniük minden pénzügyi tranzakcióról. Ez magában foglalja a nyugták, számlák és egyéb bizonylatok megőrzését.
4. Összehangolás és felülvizsgálat: A szervezeteknek rendszeresen egyeztetniük kell pénzügyi nyilvántartásaikat annak biztosítása érdekében, hogy azok pontosak és teljesek legyenek. Ezenkívül rendszeresen felül kell vizsgálniuk pénzügyi nyilvántartásaikat az esetleges hibák vagy eltérések azonosítása érdekében.
5. Kockázatfelmérés és értékelés: A szervezeteknek rendszeresen értékelniük kell belső ellenőrzési eljárásaikat, hogy azonosítsák a gyenge pontokat vagy azokat a területeket, ahol javítani lehet. Emellett kockázatértékelést kell végezniük a potenciális kockázatok azonosítása és a kockázatok mérséklésére irányuló lépések megtétele érdekében.
E belső ellenőrzési eljárások végrehajtása segíthet a szervezeteknek a csalások, hibák és egyéb pénzügyi szabálytalanságok megelőzésében.
A belső kontrollok olyan eljárások és irányelvek, amelyeket a vállalkozások az eszközeik védelme, a számviteli nyilvántartások pontosságának biztosítása és a csalások megelőzése érdekében vezetnek be. Íme a számvitelben alkalmazott kilenc gyakori belső ellenőrzés:
1. A feladatok elkülönítése: Ez a kontroll magában foglalja a munkaköri felelősségek szétválasztását annak megakadályozására, hogy egyetlen alkalmazott túl nagy ellenőrzést gyakoroljon egyetlen folyamat felett. Például a számlákat jóváhagyó alkalmazott nem lehet ugyanaz a személy, aki a kifizetéseket feldolgozza.
2. Engedélyezés és jóváhagyás: Ez a kontroll biztosítja, hogy minden tranzakciót engedélyezzenek és jóváhagyjanak a feldolgozás előtt, megelőzve ezzel a jogosulatlan tranzakciókat.
3. Fizikai ellenőrzések: Ez az ellenőrzés magában foglalja az eszközök biztosítását azok elzárásával, széfben való tárolásával vagy bizonyos területekhez való hozzáférés korlátozásával.
4. Összehangolás: Ez az ellenőrzés magában foglalja két nyilvántartás összehasonlítását annak biztosítása érdekében, hogy azok egyezzenek, például a bankszámlakivonatok és a számviteli nyilvántartások egyeztetése.
5. Dokumentáció: Ez az ellenőrzés magában foglalja az összes tranzakció pontos és teljes nyilvántartásának vezetését az egyértelmű ellenőrzési nyomvonal biztosítása érdekében.
6. Felülvizsgálat és ellenőrzés: Ez az ellenőrzés magában foglalja a pénzügyi nyilvántartások és jelentések időszakos felülvizsgálatát és ellenőrzését az esetleges eltérések vagy hibák azonosítása érdekében.
7. Hozzáférés-ellenőrzés: Ez az ellenőrzés magában foglalja az érzékeny információkhoz vagy rendszerekhez való hozzáférésnek csak az arra felhatalmazott személyzetre való korlátozását.
8. Képzés és oktatás: Ez az ellenőrzés magában foglalja az alkalmazottak megfelelő képzését és oktatását a pénzügyi politikákkal és eljárásokkal kapcsolatban annak biztosítása érdekében, hogy megértsék szerepüket és felelősségeiket.
9. Ellenőrzési nyomvonal: Ez az ellenőrzés magában foglalja az összes pénzügyi tranzakció ellenőrzési nyomvonalának fenntartását, beleértve a forrásdokumentumokat is, az összes tevékenység egyértelmű nyilvántartása érdekében.