Vállalkozóként már többször találkozhatott a „hivatalos nyugta” és a „készpénzes számla” kifejezésekkel. Bár mindkét dokumentum a vásárlás és a fizetés igazolására szolgál, vannak határozott különbségek, amelyeket fontos megérteni. Ebben a cikkben közelebbről megvizsgáljuk a hivatalos nyugta és a készpénzes számla közötti különbséget.
A hivatalos nyugtákat jellemzően az áfa-regisztrációval rendelkező vállalkozások állítják ki. Ez azt jelenti, hogy a kormány engedélyt adott nekik arra, hogy termékeik vagy szolgáltatásaik után hozzáadottérték-adót (HÉA) számítsanak fel. A hivatalos bizonylatok tartalmazzák a megvásárolt tételek bontását, valamint a megfelelő HÉA-összeget. Tartalmazzák továbbá a vállalkozás nevét és címét, a tranzakció időpontját és a vásárló nevét. A hivatalos nyugták mind az eladó, mind a vevő számára fontosak, mivel a fizetés igazolására szolgálnak, és adózási célokra is felhasználhatók.
A készpénzes számlákat viszont jellemzően olyan vállalkozások állítják ki, amelyek nem rendelkeznek HÉA-regisztrációval. A készpénzes számlák nem tartalmazzák az áfa összegének bontását, mivel ezek a vállalkozások nem számíthatnak fel áfát. A készpénzes számlák a hivatalos nyugtákhoz hasonló információkat tartalmaznak, például a vállalkozás nevét és címét, a tranzakció időpontját és a vevő nevét. Nem tartalmazzák azonban a héa összegét.
A hivatalos nyugta és a készpénzes számla közötti másik lényeges különbség a fizetési mód. Hivatalos nyugtát akkor állítanak ki, ha a fizetés bármilyen fizetési móddal történik, legyen az készpénz, csekk vagy hitelkártya. Ezzel szemben a készpénzes számlákat csak akkor állítják ki, ha a fizetés készpénzben történik. Ennek az az oka, hogy a HÉA-regisztrációval nem rendelkező vállalkozások nem fogadhatnak el csekket vagy hitelkártyát fizetésként.
A nyilvántartás tekintetében a hivatalos bizonylatok és a készpénzes számlák szintén különböznek egymástól. A hivatalos nyugtákat általában egy értékesítési naplóban rögzítik, amely a vállalkozás által végzett összes értékesítés nyilvántartása. Ez az információ fontos adózási szempontból, és felhasználható a fizetendő HÉA összegének kiszámításához. A készpénzes számlákat ezzel szemben általában a készpénzbevételi naplóban rögzítik, amely a vállalkozás által kapott összes készpénzt rögzíti.
Összefoglalva, bár a hivatalos nyugták és a készpénzes számlák ugyanazt a célt szolgálják, azaz a vásárlás és a fizetés igazolására szolgálnak, határozott különbségek vannak közöttük. A hivatalos nyugtákat a HÉA-nyilvántartásba bejegyzett vállalkozások állítják ki, és tartalmazzák a HÉA-összeg bontását, míg a készpénzes számlákat a nem HÉA-nyilvántartásba bejegyzett vállalkozások állítják ki, és nem tartalmazzák a HÉA-összeget. Hivatalos nyugtát bármilyen fizetési formáról ki lehet állítani, míg készpénzes számlát csak készpénzes fizetésekről állítanak ki. Végül, a hivatalos nyugtákat általában értékesítési naplóban, míg a készpénzes számlákat készpénzbevételi naplóban rögzítik. Ha megérti ezeket a különbségeket, biztosíthatja, hogy minden egyes tranzakcióhoz a megfelelő dokumentumot állítsa ki, és megfelelő nyilvántartást vezessen vállalkozása számára.
A nyugta és a számla egyaránt fontos, a könyvelésben és a könyvelésben használt dokumentumok, de különböző célokat szolgálnak.
A nyugta egy olyan dokumentum, amely igazolja, hogy egy fizetés megtörtént. Általában az eladó vagy a szolgáltató állítja ki az áruk vagy szolgáltatások eladásakor vagy átadásakor. A nyugta jellemzően olyan adatokat tartalmaz, mint a tranzakció dátuma, az eladó neve, a kifizetett összeg és a megvásárolt áruk vagy szolgáltatások leírása. A nyugták fontosak a kiadások nyomon követése és a fizetés bizonyítása szempontjából.
A számla ezzel szemben egy olyan dokumentum, amely a nyújtott áruk vagy szolgáltatások kifizetését kéri. Ezt általában az eladó vagy a szolgáltató állítja ki, miután a tranzakció megtörtént. A számla jellemzően olyan adatokat tartalmaz, mint a tranzakció dátuma, a vevő neve, a fizetendő összeg, valamint a nyújtott áruk vagy szolgáltatások leírása. A számlák fontosak az értékesítés és a bevétel nyomon követése, valamint a kintlévőségek kezelése szempontjából.
Összefoglalva, míg a nyugta a fizetést igazoló dokumentum, addig a számla a fizetést kérő dokumentum.
Az értékesítési számla nem feltétlenül azonos a hivatalos nyugtával, de bizonyos helyzetekben érvényes vásárlási bizonylatként szolgálhat.
A hivatalos nyugta olyan dokumentum, amelyet az eladó állít ki a vevőnek a tranzakció bizonyítékaként. Olyan fontos adatokat tartalmaz, mint az értékesítés dátuma, az eladott áruk vagy szolgáltatások leírása, a mennyiség, az ár és a kifizetett teljes összeg. A bizonylaton szerepel továbbá az eladó neve és címe, valamint a vevő neve és címe. A hivatalos nyugta általában adózási célokra szükséges, mivel segít az ügylet jogszerűségének megállapításában.
Másrészt az értékesítési számla egy olyan dokumentum, amelyet az eladó nyújt a vevőnek, ha az árukat vagy szolgáltatásokat hitelre értékesítik. A hivatalos nyugtához hasonló adatokat tartalmaz, de nem tekinthető a vásárlás jogi bizonyítékának, mivel nem bizonyítja, hogy a fizetés teljes egészében megtörtént. Az értékesítési számlát általában arra használják, hogy az eladást követően a vevőtől a fizetést kérjék.
Összefoglalva, bár az értékesítési számla használható a vásárlás bizonyítékaként, nem tekinthető hivatalos nyugtának. Sok esetben adózási célból hivatalos bizonylatra van szükség, és fontos, hogy a bizonylat pontosan tükrözze a tranzakció részleteit.