A Microsoft Excel 2007 egy nagy teljesítményű táblázatkezelő program, amely számos olyan funkcióval rendelkezik, amely segít az adatok kezelésében és rendszerezésében. Az egyik ilyen funkció az a lehetőség, hogy közvetlenül az Excelből küldhet e-maileket. Ez akkor lehet hasznos, ha egy táblázatból származó adatok, például e-mail címek vagy nevek listája alapján kell e-mailt küldenie egy csoportnak. Ebben a cikkben végigvezetjük az Excel 2007-ből történő e-mail küldés lépésein.
1. lépés: Az e-mail fiók beállítása az Excelben
Mielőtt e-maileket küldhetne az Excelből, be kell állítania az e-mail fiókját. Kattintson a Microsoft Office gombra a képernyő bal felső sarkában, majd kattintson az Excel-beállításokra. Az Excel beállításai párbeszédpanelen kattintson a Bizalomközpont fülre, majd a Bizalomközpont beállításai gombra. A Bizalomközpont párbeszédpanelen kattintson az E-mail biztonsága fülre, majd kattintson a Beállítások feliratú gombra a Titkosított e-mail alatt. A Titkosított e-mail beállításai párbeszédpanelen adja meg az e-mail fiókjának adatait, beleértve az e-mail címet, a felhasználónevet és a jelszót.
2. lépés: Az e-mail létrehozása az Excelben
Az e-mail létrehozásához az Excelben az egyesített levelek funkciót kell használnia. Kezdje azzal, hogy megnyitja az e-mailben használni kívánt adatokat tartalmazó táblázatot. Kattintson a Levelezés lapra, majd kattintson a Levélösszevonás indítása gombra, és válassza az Email üzenetek lehetőséget. Ez megnyitja a Levélösszevonás varázslót, amely végigvezeti az e-mail létrehozásának folyamatán. Kövesse a varázsló lépéseit a címzettek kiválasztásához, az üzenet testreszabásához és az e-mail előnézetéhez.
3. lépés: Az e-mail elküldése
Miután létrehozta az e-mailt, készen áll az elküldésre. Kattintson a Befejezés és összevonás gombra a levelek összevonása varázslóban, majd válassza az Email üzenetek küldése lehetőséget. A Merge to E-mail párbeszédpanelen válassza ki a használni kívánt e-mail fiókot, majd kattintson az OK gombra. Az Excel elküldi az e-mailt a listában szereplő minden egyes címzettnek.
Összefoglalva, az e-mailek Microsoft Excel 2007-ből történő küldése hasznos eszköz lehet a kommunikáció racionalizálására. A fent vázolt lépéseket követve könnyedén küldhet e-maileket egy csoportnak közvetlenül a táblázatkezelőből. Akár hírlevelet, meghívót vagy frissítést kell küldenie a csapatának, az Excel 2007 segítségével könnyen elvégezheti a feladatot.
Az Excel 2007 egy táblázatkezelő alkalmazás, míg a Gmail egy e-mail szolgáltatás. Ezért az Excel 2007-et nem lehet közvetlenül a Gmail-be konvertálni. Ha azonban egy Excel 2007 fájlt szeretne elküldeni a Gmailen keresztül, akkor az alábbi lépéseket követheti:
1. Nyissa meg az elküldeni kívánt Excel 2007 fájlt a Microsoft Excelben.
2. Kattintson a „Fájl” fülre az ablak bal felső sarkában.
3. Kattintson a lehetőségek listájában a „Mentés másként” gombra.
4. Válasszon egy helyet a fájl mentéséhez, és adjon neki nevet.
5. A „Mentés típusa” legördülő menüben válassza a „PDF” vagy az „XPS” lehetőséget.
6. Kattintson a „Mentés” gombra a fájl kiválasztott formátumban történő mentéséhez.
7. Nyissa meg Gmail fiókját, és kattintson a „Compose” gombra egy új e-mail indításához.
8. Kattintson az e-mail ablak alján található „Fájlok csatolása” ikonra (gemkapocs).
9. Keresse meg azt a helyet, ahová az Excel 2007 fájlt mentette, és válassza ki.
10. Kattintson a „Megnyitás” gombra a fájl e-mailhez csatolásához.
11. Adjon hozzá egy tárgyat és bármilyen további üzenetet az e-mailhez.
12. Kattintson a „Küldés” gombra az Excel 2007 fájlt tartalmazó e-mail elküldéséhez.
Így elküldhet egy Excel 2007 fájlt a Gmailen keresztül úgy, hogy azt PDF vagy XPS fájlformátumba konvertálja, amelyet aztán csatolhat az e-mailhez.
E-mail küldése az Excelből az Outlook nélkül egy olyan harmadik féltől származó bővítmény használatával lehetséges, amely lehetővé teszi az e-mail funkciót az Excelben. Az alábbiakban ismertetjük az Outlook nélküli Excelből történő e-mail küldés lépéseit:
1. Telepítsen egy harmadik féltől származó bővítményt: Számos olyan harmadik féltől származó bővítmény áll rendelkezésre, amely lehetővé teszi az Excel-en belüli e-mail funkciót. Néhány népszerű bővítmény az SMTPit, a MAPI4Excel és az Email Manager for Excel. Válassza ki az igényeinek megfelelő bővítményt, és telepítse a számítógépére.
2. Nyissa meg az Excelt, és hozzon létre egy új munkafüzetet: Nyissa meg a Microsoft Excel programot, és hozzon létre egy új munkafüzetet.
3. Hozzon létre egy makrót: Ahhoz, hogy az Excelből e-mailt küldjön, létre kell hoznia egy makrót, amely tartalmazza az e-mail kódot. Nyomja meg az Alt + F11 billentyűkombinációt a Visual Basic szerkesztő megnyitásához. Kattintson a jobb gombbal a projekt ablakban a munkafüzet nevére, és válassza a Beszúrás > Modul lehetőséget. Írja be a következő kódot:
Sub Send_Email()
Dim objMsg As Object
Dim objOutlook As Object
Dim strTo As String
Dim strCC As String
Dim strSubject As String
Dim strBody As String
Set objOutlook = CreateObject(„Outlook.Application”)
Set objMsg = objOutlook.CreateItem(0)
strTo = „[email protected] ”
strCC = „[email protected]”
strSubject = „Email Subject”
strBody = „Email Body”
With objMsg
.To = strTo
.CC = strCC
.Subject = strSubject
.Body = strBody
.Send
End With
Set objMsg = Nothing
Set objOutlook = Nothing
End Sub
4. A kód testreszabása: Testre szabhatja a kódot az e-mail címek, a tárgy és a test szövegének saját adatokkal való helyettesítésével.
5. Mentse a makrót: Mentse a makrót a Ctrl + S billentyűkombinációval.
6. Futtassa a makrót: A makró futtatásához nyomja le az Alt + F8 billentyűkombinációt a Makró párbeszédpanel megnyitásához. Válassza ki a Send_Email makrót, és kattintson a Futtatás gombra.
7. Küldje el az e-mailt: Az e-mail automatikusan elküldésre kerül a makróban megadott információkkal.
A következő lépéseket követve könnyedén küldhet e-mailt az Excelből az Outlook nélkül, egy harmadik féltől származó bővítmény segítségével.