A Microsoft Outlook egy népszerű e-mail kliens, amely számos olyan funkciót kínál, amely megkönnyíti és hatékonyabbá teszi az e-mail kezelését. Az egyik ilyen funkció a terjesztési listák importálásának és használatának lehetősége. Az elosztólisták, más néven kontaktcsoportok lehetővé teszik, hogy e-maileket küldjön több címzettnek egyetlen kattintással. Ha van egy fájlba mentett terjesztési listája, akkor azt könnyedén importálhatja a Microsoft Outlookba. Ebben a cikkben végigvezetjük a disztribúciós lista Microsoft Outlookba történő importálásának lépésein.
Az első lépés a Microsoft Outlookba importálni kívánt terjesztési lista fájl előkészítése. A fájlnak kompatibilis formátumúnak kell lennie, például CSV vagy Excel fájlnak. Győződjön meg arról, hogy a fájl tartalmazza az egyes kapcsolatokhoz szükséges információkat, például a nevet, az e-mail címet és minden egyéb fontos információt. Az is fontos, hogy a fájlt olyan helyre mentse, amely könnyen hozzáférhető.
Miután elkészítette a terjesztési lista fájlt, megnyithatja a Microsoft Outlookot. Kattintson a képernyő bal felső sarkában található „Fájl” fülre, majd a megjelenő menüből válassza a „Megnyitás és exportálás” lehetőséget. A megjelenő lehetőségek közül válassza az „Importálás/exportálás” lehetőséget.
A megjelenő „Importálás és exportálás varázsló” ablakban válassza az „Importálás más programból vagy fájlból” lehetőséget, majd kattintson a „Tovább” gombra. A megjelenő opciós listából válassza a „Comma Separated Values” vagy a „Microsoft Excel” lehetőséget (a terjesztési lista fájl formátumától függően), majd kattintson a „Next” gombra.
A következő ablakban kattintson a „Tallózás” gombra, és navigáljon arra a helyre, ahová a terjesztési lista fájlt mentette. Válassza ki a fájlt, és kattintson a „Tovább” gombra.
A következő ablakban az importált terjesztési lista célmappájának kiválasztására lesz lehetősége. Válassza ki azt a mappát, ahol a terjesztési listát tárolni kívánja, majd kattintson a „Tovább” gombra.
A következő ablakban felkérést kap a terjesztési lista fájl mezőinek a Microsoft Outlook megfelelő mezőihez való hozzárendelésére. Győződjön meg róla, hogy a mezők helyesen vannak leképezve, majd kattintson a „Tovább” gombra.
Az utolsó ablakban az importálási folyamat befejezését kéri a rendszer. Jelölje be a „Importálás a ‘terjesztési lista neve’ mappába: ‘mappa neve'” melletti négyzetet, majd kattintson a „Befejezés” gombra. A Microsoft Outlook ezután importálja a terjesztési listát a kiválasztott mappába.
Összefoglalva, a terjesztési lista Microsoft Outlookba történő importálása egy egyszerű folyamat, amely időt és energiát takaríthat meg, amikor e-maileket küld több címzettnek. A cikkben ismertetett lépéseket követve könnyedén importálhat egy terjesztési listát a Microsoft Outlookba, és azonnal használatba veheti azt.
A terjesztési lista Excelből az Outlookba történő importálása hasznos folyamat lehet, ha e-mail küldés céljából szeretne létrehozni egy csoportot. Az alábbi lépéseket kell követnie egy terjesztési lista Excelből az Outlookba történő importálásához:
1. lépés: Nyissa meg az Excelt, és hozzon létre egy új táblázatot, majd adja hozzá a terjesztési listán szereplő személyek nevét és e-mail címét. Ügyeljen arra, hogy minden egyes nevet és e-mail címet külön oszlopban adjon hozzá.
2. lépés: Mentse az Excel táblázatot CSV (Comma Separated Values) formátumban.
3. lépés: Nyissa meg az Outlookot, és kattintson a bal felső sarokban lévő „Fájl” fülre.
4. lépés: Válassza ki a bal oldali menüből a „Megnyitás és exportálás” lehetőséget, majd kattintson az „Importálás/exportálás” gombra.
5. lépés: Válassza a „Más programból vagy fájlból történő importálás” lehetőséget, majd kattintson a „Tovább” gombra.
6. lépés: Válassza ki a „Comma Separated Values” (vesszővel elválasztott értékek) lehetőséget, majd kattintson a „Next” (Tovább) gombra.
7. lépés: Keresse meg azt a helyet, ahová az Excel táblázatot mentette, és válassza ki, majd kattintson a „Tovább” gombra.
8. lépés: Válassza ki a célmappát, ahová a terjesztési listát az Outlookban el kívánja menteni, majd kattintson a „Tovább” gombra.
9. lépés: Képezze le az Excel-táblázat mezőit az Outlook megfelelő mezőivel, például a névvel és az e-mail címmel, majd kattintson a „Befejezés” gombra.
10. lépés: Tekintse át az importált terjesztési listát az Outlookban, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az összes név és e-mail cím helyesen lett importálva.
Ez az! Sikeresen importált egy terjesztési listát az Excelből az Outlookba.
Egy teljes terjesztési lista másolásához az Outlookban kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg az Outlookot, és lépjen a Kapcsolatok mappába
2. Keresse meg a másolni kívánt terjesztési listát, és kattintson rá a kijelöléshez
3. Kattintson a jobb gombbal a terjesztési listára, és válassza a „Másolás” lehetőséget, vagy nyomja le a billentyűzeten a Ctrl+C billentyűkombinációt
4. Menjen arra a helyre, ahová a terjesztési listát másolni szeretné (pl. egy másik Névjegy mappa, egy e-mail üzenet)
5. Válassza ki a „Másolás” lehetőséget. Kattintson a jobb gombbal a helyre, és válassza a „Beillesztés” lehetőséget, vagy nyomja le a billentyűzeten a Ctrl+V billentyűkombinációt
6. A terjesztési lista most átmásolódik az új helyre.
Megjegyzés: Amikor egy terjesztési listát másol, annak minden tagja és e-mail címe megmarad. Ha változtatásokat végez az eredeti terjesztési listán, ezek a változtatások nem jelennek meg a másolatban. Ahhoz, hogy az eredeti és a másolt terjesztési lista szinkronban maradjon, érdemes megfontolni egy harmadik féltől származó eszköz vagy bővítmény használatát.