Ha belefáradt a munkaidő kézi rögzítésébe, hatékony megoldást jelent egy munkaidő-kártya készítése Excelben. Nemcsak időt takaríthat meg, de csökkentheti a hibákat is az időnyilvántartásban. Az alábbiakban lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan készíthet saját időkártyát az Excelben.
Először is nyisson meg egy új Excel-táblázatot, és hozzon létre egy táblázatot a dátum, a kezdési idő, a befejezési idő, a szünet ideje és az összes ledolgozott óra oszlopokkal. Szükség esetén oszlopokat is hozzáadhat az egyes feladatokhoz vagy projektekhez. Ügyeljen arra, hogy minden oszlopot megfelelően címkézzen fel.
Ezután formázza meg a táblázatot az oszlopszélességek és a sormagasságok adatainak megfelelő beállításával. A táblázat betűtípusát és háttérszínét is beállíthatja, hogy vizuálisan vonzóvá tegye. Ehhez jelölje ki a formázni kívánt cellákat, és használja az Excel szalag Kezdőlap lapjának formázó eszközeit.
A ledolgozott összes munkaóra automatikus kiszámításához képleteket kell hozzáadni a táblázathoz. Az összes ledolgozott óra oszlopba írja be az „=SUM(D2-B2-E2)” képletet (idézőjelek nélkül), ahol D2 a végidő, B2 a kezdési idő, E2 pedig a szünet ideje. Ez a képlet kivonja a kezdési időt és a szünet idejét a végidőből, hogy kiszámítsa az adott nap összes ledolgozott óráját.
Miután elkészítette a munkaidő-kártyát, mentse el sablonként, hogy a jövőben is használhassa. Ehhez válassza a Fájl > Mentés másként menüpontot, és válassza az Excel sablon (*.xltx) lehetőséget a Mentés típusaként legördülő menüből. Mentse a sablont egy könnyen elérhető helyre.
A munkaidő-kártya használatához egyszerűen nyissa meg a sablont, és töltse ki az egyes napokra vonatkozó megfelelő adatokat. Az egyes hetekre vagy hónapokra vonatkozó teljes táblázatot is bemásolhatja és beillesztheti, hogy könnyebben nyomon követhesse az óráit.
A munkaidő-kártya Excelben történő létrehozása elsőre ijesztőnek tűnhet, de a mai munkaerőpiacon értékes készség. Nemcsak abban segít, hogy jobban be tudja osztani az idejét, hanem hasznos eszközként is szolgálhat a későbbi referenciákhoz vagy a munkaidő-nyilvántartás benyújtásához a munkaadójának. Próbálja ki tehát, és meglátja, hogyan változtathatja meg a munkáját.
A munkaidő-kártya egy olyan dokumentum, amelyet a munkavállaló által ledolgozott órák számának nyomon követésére használnak. A munkaidő-kártya elkészítéséhez kövesse az alábbi lépéseket:
1. Határozza meg a formátumot: Döntse el a munkaidő-kártya formátumát. Egy tipikus munkaidő-kártya tartalmazza a munkavállaló nevét, a dátumot, a munkaidő kezdetének és végének időpontját, valamint a ledolgozott összes órát.
2. Válasszon ki egy sablont: Találhat ingyenes sablonokat az interneten, vagy készíthet sajátot a Microsoft Excel vagy a Google Sheets segítségével.
3. Adja hozzá a munkavállaló adatait: Adja meg a munkavállaló nevét és egyéb lényeges információkat a munkaidő-kártya tetején.
4. Hozzon létre oszlopokat: Hozzon létre oszlopokat a hét minden egyes napjára, vagy használjon heti formátumot az egyes napokra vonatkozó sorokkal.
5. Adjon hozzá kezdő és befejező időpontokat: A megfelelő cellákba írja be minden egyes ledolgozott nap kezdő és befejező időpontját.
6. Számítsa ki az összes órát: Egy képlet segítségével számítsa ki az egyes napokra és az egész hétre vonatkozóan a ledolgozott órák teljes számát.
7. Ellenőrzés és szerkesztés: Ellenőrizze a munkaidő-kártya pontosságát, és végezze el a szükséges módosításokat.
8. Nyomtatás vagy megosztás: Ha a munkaidő-kártya elkészült, nyomtasson ki egy példányt a nyilvántartás számára, vagy ossza meg a munkavállalóval vagy a bérszámfejtő osztállyal.
A következő lépéseket követve olyan munkaidő-kártyát készíthet, amely pontosan nyomon követi az alkalmazottak által ledolgozott órákat.
A munkaidő-nyilvántartás Excel-képlete a munkaidő-nyilvántartáshoz szükséges konkrét formátumtól és számításoktól függ. Az Excelben nincs egyetlen konkrét képlet az időnaplóhoz. Van azonban néhány általános képlet, amelyet gyakran használnak a munkaidő-nyilvántartásban a ledolgozott órák, túlórák és más fontos adatok kiszámításához.
Például egy alkalmazott egy héten ledolgozott összes órájának kiszámításához a következő képletet használhatja az Excelben:
=SUM(B2:B8)
Ez a képlet összeadja a hét minden egyes napján ledolgozott órákat, amelyeket a B2-től B8-ig terjedő cellákban ad meg, és megadja a hét összes ledolgozott óráját.
A túlórák kiszámításához a következő képletet használhatja:
=IF(SUM(B2:B8)>40,SUM(B2:B8)-40,0)
Ez a képlet ellenőrzi, hogy a héten ledolgozott összes munkaóra (a B2-B8 cellákban) nagyobb-e 40-nél. Ha igen, akkor a 40-et levonja a teljes összegből, és ezt a számot adja meg túlórának. Ha az összes ledolgozott óra 40-nél kevesebb vagy azzal egyenlő, akkor a képlet 0 túlórát ad vissza.
A munkaidő-nyilvántartásban használható egyéb képletek közé tartozik a bérek, levonások és adók kiszámítása. Fontos biztosítani, hogy a munkaidő-nyilvántartásban használt képletek pontosak és naprakészek legyenek, hogy elkerülhetők legyenek a hibák és eltérések az alkalmazottak fizetésében.
Az órák Excelben történő rögzítése a szoftverben megadott időformátum segítségével végezhető el. Az alábbi lépéseket követheti:
1. Nyissa meg az Excelt, és hozzon létre egy új táblázatot.
2. Jelölje ki azt a cellát, ahová az időt be akarja írni.
3. Kattintson a „Kezdőlap” lapon található „Számformátum” legördülő menüre.
4. Válassza ki az „Idő” opciót a lehetőségek listájából.
5. Adja meg az órákat, perceket és másodperceket a „hh:mm:ss” formátumban. Ha például 3 óra 30 percet szeretne megadni, akkor írja be a „3:30:00” szöveget.
6. Nyomja meg az „Enter” gombot az időbejegyzés mentéséhez.
A „SUM” funkciót is használhatja több időbejegyzés összeadásához. Egyszerűen jelölje ki az összeadni kívánt időbejegyzéseket tartalmazó cellákat, és használja az „=SUM(cellatartomány)” képletet. Ha például az A1, A2 és A3 cellákban lévő időbejegyzéseket szeretné összeadni, akkor az „=SUM(A1:A3)” képletet használja.
Ezenkívül feltételes formázással kiemelheti azokat a cellákat, amelyek bizonyos időpontokat vagy időtartamokat tartalmaznak. Ez hasznos lehet időalapú mérőszámok vagy határidők nyomon követésekor. A feltételes formázás használatához jelölje ki a formázni kívánt cellákat, kattintson a „Feltételes formázás” legördülő menüre, és válassza ki az alkalmazni kívánt formázási lehetőséget.