A feltételes formázás az Excel egyik leghatékonyabb eszköze. Lehetővé teszi a cellák automatikus formázását azok tartalma alapján, megkönnyítve ezzel a fontos adatok kiemelését vagy a tendenciák azonosítását. A feltételes formázás egyik leggyakoribb típusa az if/otherwise utasítás. Ebben a cikkben megnézzük, hogyan kell if/otherwise utasítást írni az Excelben.
Először is határozzuk meg, hogy mi az if/otherwise utasítás. Lényegében egy olyan képlet, amely egy adott feltételt ellenőriz, majd egy értéket ad vissza, ha a feltétel igaz, és egy másik értéket, ha a feltétel hamis. Például egy bizonyos formázási szabályt szeretne alkalmazni azokra a cellákra, amelyek egy bizonyos értéket tartalmaznak, vagy ki szeretné emelni azokat a cellákat, amelyek egy bizonyos küszöbérték felett vagy alatt vannak.
=IF(feltétel, value_if_true, value_if_false)
Az első argumentum, a „feltétel”, az elvégzendő logikai teszt. Ez lehet bármilyen formula vagy kifejezés, amely TRUE vagy FALSE értéket ad. A második argumentum, „value_if_true”, az az érték, amelyet vissza szeretnénk adni, ha a feltétel igaz. A harmadik argumentum, „value_if_false”, az az érték, amelyet akkor kell visszaadni, ha a feltétel hamis.
Tegyük fel például, hogy van egy számokat tartalmazó oszlopunk, és minden olyan cellát ki akarunk emelni, amelyik 100-nál nagyobb. Így írja meg az if/otherwise utasítást:
1. Jelölje ki azt a cellatartományt, amelyre a formázást alkalmazni kívánja.
2. Kattintson a „Főoldal” lapon a „Feltételes formázás” gombra.
3. Válassza a „Cellák kiemelési szabályai”, majd a „Nagyobb, mint” lehetőséget.
4. Az „Érték” mezőbe írja be a „100” értéket (idézőjelek nélkül).
5. Kattintson a „Formázás” gombra, és válassza ki az alkalmazni kívánt formázást.
6. Kattintson az „OK” gombra a formázás alkalmazásához.
Ebben az esetben az Excel egy if/otherwise utasítást használ a színfalak mögött. A feltétel a „nagyobb-e a cella 100-nál?”, az value_if_true a „alkalmazza a formázást”, az value_if_false pedig a „ne csináljon semmit”.
Az if/otherwise utasítások használatának számos más módja is létezik az Excelben. Használhatja őket például az értékesítési célokon alapuló bónuszok kiszámítására, a kedvezményre való jogosultság meghatározására vagy a hibákat tartalmazó cellák kiemelésére. Egy kis gyakorlással a feltételes formázás mesterévé válhat, és Excel-ismereteit a következő szintre emelheti.
Az if for 3 feltételhez való használatához az Excelben a beágyazott if függvényt használhatja. Ez a függvény lehetővé teszi, hogy több feltételt teszteljen, és a tesztek eredményei alapján különböző értékeket adjon vissza.
Íme az egymásba ágyazott if utasítás szintaxisa:
=IF(condition1, value_if_true1, IF(condition2, value_if_true2, value_if_false))
Az első feltételt teszteljük, és ha igaz, akkor a megfelelő értéket adjuk vissza. Ha hamis, a függvény a következő feltételre lép, és így tovább. A végső value_if_false argumentum akkor kerül vissza, ha egyik feltétel sem igaz.
Tegyük fel például, hogy az A oszlopban értékesítési adatok vannak, és az értékük alapján „Alacsony”, „Közepes” vagy „Magas” kategóriába akarjuk sorolni az értékesítéseket. Használhatja a következő egymásba ágyazott if utasítást:
=IF(A1<1000, "Alacsony",IF(A1<5000, "Közepes", "Magas"))
Ez az utasítás azt vizsgálja, hogy az A1 cellában lévő érték kisebb-e 1000-nél. Ha igen, akkor az „Alacsony” értéket kapja vissza. Ha nem, akkor a következő feltételt (A1<5000) vizsgálja. Ha ez igaz, akkor a "Medium" értéket kapjuk vissza. Ha egyik feltétel sem igaz, akkor a "High" értéket kapjuk vissza.
Megjegyezzük, hogy a további feltételek teszteléséhez további egymásba ágyazott if utasításokat is hozzáadhatunk, de ez nehézkessé és nehezen kezelhetővé válhat. Általánosságban elmondható, hogy a legjobb, ha az egymásba ágyazott if utasításokat a lehető legkevesebbre csökkentjük, és alternatív megoldásokat keresünk, ha túl sok if utasítással találkozunk.
Ha több feltétellel rendelkező IF THEN utasítást kell írnia az Excelben, akkor használhatja a beágyazott IF függvényt. Ez a függvény lehetővé teszi, hogy több feltételt teszteljen, és az egyes tesztek eredménye alapján különböző eredményeket adjon vissza.
A beágyazott IF függvény szintaxisa a következő:
=IF(condition1, value_if_true1, IF(condition2, value_if_true2, value_if_false2))
Ebben a képletben a feltétel1 az első tesztelni kívánt feltétel, a value_if_true1 az az eredmény, amelyet akkor kell visszaadni, ha a feltétel1 igaz, a feltétel2 a második tesztelni kívánt feltétel, a value_if_true2 az az eredmény, amelyet akkor kell visszaadni, ha a feltétel2 igaz, és a value_if_false2 az az eredmény, amelyet akkor kell visszaadni, ha a feltétel2 hamis.
A képleten belül további IF függvények egymásba ágyazásával további feltételeket adhat hozzá. Ha például három feltételt szeretne tesztelni, a következő képletet használhatja:
=IF(condition1, value_if_true1, IF(condition2, value_if_true2, IF(condition3, value_if_true3, value_if_false3))))
Ezzel a képlettel az Excel először az 1. feltételt teszteli. Ha igaz, akkor az érték_if_igaz1 értéket adja vissza. Ha hamis, akkor továbblép a 2. feltételre. Ha a 2. feltétel igaz, akkor a value_if_true2 értéket adja vissza. Ha hamis, akkor továbblép a 3. feltételre. Ha a 3. feltétel igaz, akkor a value_if_true3 értéket adja vissza. Ha hamis, akkor a value_if_false3 értéket adja vissza.
A számvitelben és a könyvelésben az „if-then” utasítás egy olyan logikai utasítás, amelyet egy feltétel tesztelésére és egy adott művelet végrehajtására használnak annak alapján, hogy a feltétel igaz-e vagy sem. Az if-then utasítás alapvető szintaxisa a következő:
Ha [feltétel] Akkor [művelet]
A feltétel egy logikai kifejezés, amely igaz vagy hamis értéket ad. A művelet az a kód, amelyet akkor kell végrehajtani, ha a feltétel igaz.
Tegyük fel például, hogy egy if-then utasítást szeretnénk írni, amely ellenőrzi, hogy egy ügyfél kifizette-e a számláját. Valami ilyesmit írhatna:
Ha [az ügyfél kifizette a számlát] Akkor [követelésegyenleg frissítése]
Ebben a példában a feltétel a „az ügyfél kifizette a számlát”, a művelet pedig a „követelésegyenleg frissítése”. Ha a feltétel igaz (azaz az ügyfél kifizette a számláját), akkor a művelet végrehajtásra kerül (azaz a követelések egyenlege frissül). Ha a feltétel hamis (azaz az ügyfél nem fizette ki a számláját), akkor a művelet nem kerül végrehajtásra.
Az if-then utasítás megírásakor fontos, hogy a feltétel megfelelően legyen formázva, és a művelet megfeleljen a vizsgált feltételnek. Ezenkívül jó gyakorlat, ha egy „else” utasítás is szerepel az olyan helyzetek kezelésére, amikor a feltétel hamis. Az if-then-else utasítás szintaxisa a következő:
Ha [feltétel] Akkor [művelet] Máskülönben [alternatív művelet]
Ebben az esetben, ha a feltétel igaz, akkor az „akkor” művelet kerül végrehajtásra. Ha a feltétel hamis, akkor az „else” művelet kerül végrehajtásra.