A Microsoft Excel az adatelemzés és -kezelés hatékony eszköze, és az egyik leghasznosabb funkciója a legördülő listák létrehozása. A legördülő listák gyorsabbá és pontosabbá tehetik az adatbevitelt, és nagyszerű lehetőséget nyújtanak a felhasználók által egy adott mezőbe beírható értékek ellenőrzésére is. Néha azonban szükség lehet olyan legördülő lista létrehozására, amely egy másik lista kiválasztásától függően változik. Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan hozhat létre dinamikus legördülő listákat az Excelben.
Az első lépés az, hogy létrehozza a két listát, amelyet használni szeretne. Tegyük fel például, hogy azt szeretné, hogy a felhasználók kiválaszthassanak egy termékkategóriát az egyik listából, majd kiválaszthassanak egy terméket egy második listából, amely csak az adott kategóriába tartozó termékeket jeleníti meg. Először hozzon létre egy listát az összes termékkategóriával az egyik oszlopban, majd hozzon létre egy második oszlopot a készleten lévő összes termékkel. Győződjön meg róla, hogy minden kategória és termék külön sorban van.
Ezután el kell neveznie a listákat. Kattintson a kategórialistája első cellájára, majd kattintson az Excel szalag „Formulák” lapjára. Válassza a „Define Name” (Név meghatározása) lehetőséget, és adjon egy nevet a kategórialistának, például „CategoryList” (Kategórialist). Ismételje meg ezt a folyamatot a terméklistára, és adjon neki például „ProductList” nevet.
Most itt az ideje, hogy létrehozza az első legördülő listát. Kattintson arra a cellára, ahol a legördülő listát szeretné megjeleníteni, majd kattintson az Excel szalag „Adatok” lapjára. Válassza az „Adatérvényesítés” lehetőséget, és válassza a „Lista” lehetőséget az „Engedélyezés” legördülő menüből. A „Forrás” mezőbe írja be a kategórialista nevét, amelyet egy egyenlőségjel előz meg, például így: „=CategoryList”. Kattintson az „OK” gombra az első legördülő lista létrehozásához.
Végül itt az ideje, hogy létrehozza a második legördülő listát. Kattintson arra a cellára, ahol a második legördülő listát szeretné megjeleníteni, majd kattintson ismét az „Adatok” fülre. Válassza ki az „Adatérvényesítés” lehetőséget, és az „Engedélyezés” legördülő menüből válassza a „Lista” lehetőséget. A „Forrás” mezőbe írja be a következő képletet:
Ez a képlet az INDIRECT függvényt használja az A1 cellában lévő lap nevére való hivatkozáshoz és az adott kategóriába tartozó összes termék megjelenítéséhez. Győződjön meg róla, hogy a cellák tartományát a leltárban lévő termékek számának megfelelően állítja be. Ha végzett, kattintson az „OK” gombra a második legördülő lista létrehozásához.
Ez az! Mostantól két dinamikus legördülő listát hozott létre, amelyek az első lista kiválasztásától függően változnak. A listák teszteléséhez válasszon ki egy kategóriát az első legördülő listából, majd ellenőrizze, hogy a második legördülő lista csak az adott kategóriába tartozó termékeket jeleníti-e meg. Ha minden rendben van, akkor készen áll arra, hogy elkezdje használni a dinamikus legördülő listákat az Excel táblázatokban!
Összefoglalva, a dinamikus legördülő listák létrehozása az Excelben időt takaríthat meg, és csökkentheti az adatbevitel hibáit. Ha követi ezeket az egyszerű lépéseket, létrehozhat két listát, amelyek dinamikusan változnak az első listában lévő kiválasztás alapján. Akár leltárkezeléssel, a kiadások nyomon követésével vagy pénzügyi adatok elemzésével foglalkozik, a dinamikus legördülő listák segítségével hatékonyabban és pontosabban dolgozhat az Excelben.
Dinamikus függő legördülő lista létrehozása az Excelben magában foglalja az adatérvényesítés és a megnevezett tartományok használatát. Kövesse az alábbi lépéseket egy dinamikus függő legördülő lista létrehozásához:
1. Hozzon létre egy kategóriákból és alkategóriákból álló listát külön oszlopokban. Például az A oszlopban sorolja fel a kategóriákat (pl. gyümölcsök, zöldségek, tejtermékek), a B oszlopban pedig az alkategóriákat (pl. alma, banán, szőlő a gyümölcsök alatt; sárgarépa, paprika, brokkoli a zöldségek alatt; tej, sajt, joghurt a tejtermékek alatt).
2. Válassza ki a kategóriákat és alkategóriákat tartalmazó cellák tartományát. Ebben az esetben válassza ki az A1-B10 cellákat.
3. Kattintson a „Formulák” fülre, és válassza a „Név meghatározása” lehetőséget.
4. Az „Új név” párbeszédpanelen adjon nevet ennek a tartománynak, például „CategoryList”.
5. Jelölje ki azt a cellát, ahol az első legördülő listát szeretné létrehozni. Ebben a példában válassza a D2-es cellát.
6. Kattintson az „Adatok” fülre, és válassza az „Adatérvényesítés” lehetőséget.
7. Az „Adatérvényesítés” párbeszédpanelen válassza a „Listát” érvényesítési kritériumként.
8. A „Forrás” mezőbe írja be az „=CategoryList” képletet, idézőjelek nélkül.
9. Kattintson az „OK” gombra az első legördülő lista létrehozásához.
10. Most jelölje ki azt a cellát, ahol a második legördülő listát szeretné létrehozni. Ebben a példában válassza ki az E2-es cellát.
11. Kattintson az „Adatok” fülre, és válassza az „Adatérvényesítés” lehetőséget.
12. Az „Adatérvényesítés” párbeszédpanelen válassza a „Listát” érvényesítési feltételként.
13. A „Forrás” mezőbe írja be a „=INDIRECT(D2)” képletet, idézőjelek nélkül.
14. Kattintson az „OK” gombra a második legördülő lista létrehozásához.
15. Most, amikor kiválaszt egy kategóriát a D2 cellában, az E2 cellában lévő legördülő listában megjelennek az adott kategóriához tartozó alkategóriák.
16. Ismételje meg a 10-15. lépést minden további függő legördülő lista esetében.
Megjegyzés: Ügyeljen arra, hogy a megnevezett tartomány és képletek meghatározásakor abszolút cellahivatkozásokat használjon, hogy a tartományt és a képleteket ne befolyásolják a cellák helyének változásai.
A legördülő lista létrehozása az Excelben nagyszerű módja annak, hogy biztosítsa az adatok következetes és pontos bevitelét. Íme, hogyan hozhat létre olyan legördülő listát, amely megváltoztatja a többi cellát:
1. Kezdje azzal, hogy kijelöli azt a cellát, ahol a legördülő listát szeretné megjeleníteni.
2. Kattintson az Excel szalag „Adatok” lapjára.
3. Kattintson az „Adateszközök” csoportban az „Adatérvényesítés” gombra.
4. Az „Adatérvényesítés” párbeszédpanelen az „Engedélyezés” legördülő menüben válassza a „Lista” lehetőséget.
5. A „Source” (Forrás) mezőben adja meg a legördülő listában megjeleníteni kívánt opciókat vesszővel elválasztva. Ha például azt szeretné, hogy a lista az „1. opció”, „2. opció” és „3. opció” opciókat tartalmazza, írja be a „Forrás” mezőbe az „1. opció, 2. opció, 3. opció” szöveget.
6. Kattintson az „OK” gombra az „Data Validation” párbeszédpanel bezárásához.
7. Mostantól, amikor az 1. lépésben kiválasztott cellára kattint, egy legördülő lista jelenik meg az 5. lépésben megadott opciókkal.
8. Ahhoz, hogy a legördülő lista más cellákat is megváltoztasson, használhat képletet. Ha például azt szeretné, hogy az A1 cella értéke a legördülő listában tett választás alapján változzon, az A1 cellában a következő képletet használhatja:
=IF(B1=”1. lehetőség”, „1. érték”,IF(B1=”2. lehetőség”, „2. érték”,IF(B1=”3. lehetőség”, „3. érték”,””)))
Ebben a képletben B1 az a cella, ahol a legördülő lista található, és az „1. opció”, „2. opció” és „3. opció” az 5. lépésben megadott opciók. Az „1. érték”, a „2. érték” és a „3. érték” azok az értékek, amelyeket a legördülő lista kiválasztásától függően az A1 cellában szeretne megjeleníteni.
9. Miután beírta a képletet a megfelelő cellába, az automatikusan frissül a legördülő listában lévő kiválasztás alapján.
Ez az! Most már van egy legördülő listája, amely megváltoztatja az Excel más celláit.