Az ellenőrzés olyan alapvető folyamat, amelynek a vállalkozások azért vetik alá magukat, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy betartják-e a jogszabályokat, megfelelnek-e a belső előírásoknak vagy teljesítik-e a szerződéses követelményeket. Az auditot végezheti egy belső csapat, egy külső csapat vagy a kettő kombinációja. Függetlenül attól, hogy ki végzi az auditot, alapvető fontosságú a megfelelő felkészülés a zökkenőmentes és sikeres folyamat biztosítása érdekében. Az auditra való felkészülés egyik legfontosabb lépése egy ellenőrző lista elkészítése.
Az ellenőrző lista egy olyan dokumentum, amely felvázolja az auditálási folyamat során elvégzendő feladatokat. Útmutatóként szolgál az auditcsoport számára, és segít abban, hogy semmi se maradjon ki. Az audithoz szükséges ellenőrzőlista elkészítése több lépésből áll.
Az első lépés az audit céljának meghatározása. Mi az audit célja, és a vállalkozás mely területeire terjed ki? Ez segít meghatározni az audit hatályát és azokat a konkrét feladatokat, amelyeket az ellenőrzési listának tartalmaznia kell.
A következő lépés az összes vonatkozó dokumentáció összegyűjtése. Ez magában foglalja a szabályzatokat, eljárásokat, szerződéseket, pénzügyi nyilvántartásokat és minden egyéb releváns információt. Az auditcsoportnak hozzáférésre lesz szüksége ezekhez a dokumentumokhoz, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a vállalkozás betartja a jogszabályokat és megfelel a belső előírásoknak.
Miután az összes dokumentációt összegyűjtötték, az auditcsoportnak alaposan át kell vizsgálnia azokat. Ez segít nekik azonosítani a lehetséges aggályos területeket, és meghatározni, hogy mely feladatokat kell felvenni az ellenőrzési listára. Elengedhetetlen, hogy minden érintettet bevonjanak ebbe a folyamatba, hogy semmi ne maradjon ki.
Végül az ellenőrzési listát logikus és könnyen követhető formátumba kell szervezni. Tartalmaznia kell a konkrét feladatokat, határidőket és az egyes feladatok elvégzéséért felelős személy nevét. Az ellenőrzési listát az audit megkezdése előtt az összes érintett félnek át kell tekintenie és jóvá kell hagynia.
Összefoglalva, az auditra való felkészülés kritikus folyamat, amely gondos tervezést és a részletekre való odafigyelést igényel. Az ellenőrzési lista elkészítése lényeges lépés ebben a folyamatban, és segíthet a sikeres kimenetel biztosításában. A fent vázolt lépések követésével a vállalkozások magabiztosan készülhetnek fel az auditra, tudva, hogy minden szükséges feladatot és dokumentációt elvégeztek.
Az ISO-ellenőrzési ellenőrzőlista elkészítése magában foglalja a szervezet szabályzatainak, eljárásainak és folyamatainak részletes áttekintését. Az ISO-ellenőrzési ellenőrzőlista elkészítésének lépései a következők:
1. Értse meg az ISO-szabványt: Az első lépés annak az ISO-szabványnak a megértése, amely alapján a szervezetet auditálják. Ez segít a szervezet azon területeinek azonosításában, amelyeket értékelni kell.
2. Azonosítsa a folyamatokat: A szabvány megértése után azonosítani kell az auditálandó folyamatokat. Ez magában foglalhatja a minőségirányítással, a környezetirányítással vagy az egészségügyi és biztonsági irányítással kapcsolatos folyamatokat.
3. Tekintse át a dokumentációt: Tekintse át az azonosított folyamatokhoz kapcsolódó dokumentációt. Ez magában foglalhat irányelveket, eljárásokat, munkautasításokat, űrlapokat és nyilvántartásokat.
4. Azonosítsa a megfelelőségi követelményeket: Határozza meg az egyes folyamatokra vonatkozóan az ISO-szabványban meghatározott megfelelőségi követelményeket. Ez magában foglalhatja a dokumentációval, a képzéssel, a nyomon követéssel és a méréssel kapcsolatos követelményeket.
5. Auditálási kérdések kidolgozása: Az azonosított megfelelőségi követelmények alapján dolgozza ki az egyes folyamatokra vonatkozó auditkérdések listáját. Ezeket a kérdéseket úgy kell megtervezni, hogy értékeljék a folyamatnak az ISO-szabványnak való megfelelés hatékonyságát.
6. Tesztelje a kérdéseket: Tesztelje az auditkérdéseket annak biztosítása érdekében, hogy azok megfelelőek és hatékonyak legyenek a folyamat értékelésében.
7. Az ellenőrzési lista véglegesítése: Az ellenőrzési lista véglegesítése az egyes folyamatokra vonatkozó ellenőrzési kérdések beépítésével. Ezt az ellenőrző listát az auditcsoportnak és a vezetőségnek felül kell vizsgálnia és jóvá kell hagynia.
Összefoglalva, az ISO-ellenőrzési ellenőrzőlista elkészítése magában foglalja a szervezet szabályzatainak, eljárásainak és folyamatainak átfogó felülvizsgálatát az ISO-szabványnak való megfelelés biztosítása érdekében. Fontos az érintett érdekelt felek bevonása a folyamatba annak biztosítása érdekében, hogy az audit ellenőrzési lista pontos és hatékony legyen a szervezet folyamatainak értékelésében.
Az audittervezési ellenőrzőlista egy olyan dokumentum, amely felvázolja azokat a lépéseket és eljárásokat, amelyeket az auditornak az audit tervezési szakaszában követnie kell. Ez az ellenőrzőlista útmutatóként szolgál az auditor számára annak biztosítására, hogy minden szükséges információt és dokumentációt beszerezzen, a lehetséges kockázatokat azonosítsa, és az audit minden szempontját figyelembe vegye.
Az audittervezési ellenőrző lista jellemzően a következő elemeket tartalmazza:
1. Az ügyfél üzleti tevékenységének és iparágának megértése: Ez magában foglalja az ügyfél működésével, az iparági trendekkel és a versenytársakkal kapcsolatos információk gyűjtését.
2. Az ügyfél belső ellenőrzési környezetének értékelése: A könyvvizsgálónak értékelnie kell az ügyfél belső kontrolljainak hatékonyságát, hogy azonosítsa azokat a gyengeségeket vagy hiányosságokat, amelyek a pénzügyi kimutatásokban lényeges hibás állításokhoz vezethetnek.
3. A jelentős számlák és tranzakciók azonosítása: A könyvvizsgálónak azonosítania kell azokat a számlákat és tranzakciókat, amelyek a pénzügyi kimutatások szempontjából valószínűleg lényegesek.
4. A könyvvizsgálati célok megértése: A könyvvizsgálónak meg kell értenie a könyvvizsgálati célokat, és biztosítania kell, hogy a könyvvizsgálati eljárásokat e célok elérésére tervezzék.
5. Könyvvizsgálati terv kidolgozása: Az összegyűjtött információk alapján a könyvvizsgálónak ki kell dolgoznia egy könyvvizsgálati tervet, amely felvázolja a könyvvizsgálat hatókörét, az elvégzendő eljárásokat és a könyvvizsgálat befejezésének ütemezését.
6. A lehetséges kockázatok azonosítása: A könyvvizsgálónak azonosítania kell minden olyan potenciális kockázatot, amely hatással lehet az auditra, mint például csalás, hibák vagy a törvényeknek és szabályzatoknak való meg nem felelés.
7. Az auditcsoport szerepének és felelősségi körének kijelölése: A könyvvizsgálónak szerepeket és felelősségi köröket kell kijelölnie az auditcsoport tagjai számára annak biztosítása érdekében, hogy az auditot hatékonyan és eredményesen végezzék.
Az audittervezési ellenőrzőlista használatával a könyvvizsgáló biztosíthatja, hogy az audit tervezési szakaszában minden szükséges lépést megtesz, ami segíthet csökkenteni a hibák és mulasztások kockázatát az auditfolyamatban.