A QuickBooks egy népszerű könyvelési szoftver, amelyet számos vállalkozás használ pénzügyeinek kezelésére. A QuickBooks egyik legfontosabb jellemzője az adatok automatikus mentésének képessége. Felhasználóként azonban fontos tudnia, hogy a QuickBooks pontosan mikor menti el az adatait, hogy elkerülje a fontos információk elvesztését.
A QuickBooks rendelkezik egy automatikus mentési funkcióval, amely néhány másodpercenként automatikusan menti az adatokat. Ez a funkció segít abban, hogy ne veszítsen el semmilyen adatot, ha a számítógép összeomlik, vagy ha áramszünet van. Fontos azonban megjegyezni, hogy a QuickBooks csak az aktuális tranzakció adatait menti el, amelyen éppen dolgozik. Ez azt jelenti, hogy ha egyszerre több tranzakción dolgozik, csak az aktuális tranzakció adatai kerülnek mentésre.
Egy másik fontos tényező, amit figyelembe kell vennie, hogy a QuickBooks elmenti az adatait, amikor lezár egy tranzakciót, vagy amikor kilép a programból. Ezért fontos, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden szükséges feladatot elvégzett a tranzakció lezárása vagy a szoftverből való kilépés előtt. Ennek elmulasztása adatvesztést eredményezhet.
Azt is fontos megjegyezni, hogy a QuickBooks valós időben menti az adatait, amikor csatlakozik az internethez. Ez azt jelenti, hogy az adatokon végrehajtott módosítások automatikusan, valós időben kerülnek mentésre és szinkronizálásra a felhővel. Ha azonban nem csatlakozik az internethez, a QuickBooks helyileg menti az adatait a számítógépén. Fontos, hogy az adatvesztés elkerülése érdekében biztosítsa, hogy szinkronizálja adatait a felhővel, amint ismét online van.
Összefoglalva, annak ismerete, hogy a QuickBooks mikor menti az adatait, kulcsfontosságú annak biztosítása érdekében, hogy ne veszítsen el semmilyen fontos információt. A QuickBooks néhány másodpercenként automatikusan menti az adatait, amikor lezár egy tranzakciót vagy kilép a programból, illetve valós időben, amikor csatlakozik az internethez. Felhasználóként fontos, hogy a tranzakció lezárása vagy a szoftverből való kilépés előtt megbizonyosodjon arról, hogy minden szükséges feladatot elvégzett, és hogy az adatokat szinkronizálja a felhővel, amint ismét online van.
A QuickBooks rendelkezik automatikus biztonsági mentés funkcióval, amely lehetővé teszi a rendszeres időközönként ütemezett biztonsági mentések létrehozását. Alapértelmezés szerint a QuickBooks úgy van beállítva, hogy 24 óránként egyszer készítsen biztonsági mentést. Ezt a gyakoriságot azonban a felhasználó testre szabhatja, hogy megfeleljen vállalkozása egyedi igényeinek.
Az automatikus mentési funkció mellett a QuickBooks rendelkezik manuális mentési lehetőséggel is, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy bármikor biztonsági mentést készítsenek. Ez olyan helyzetekben lehet hasznos, amikor a felhasználó biztosítani szeretné, hogy adatainak legfrissebb verziójáról készüljön biztonsági mentés, mielőtt jelentős változtatásokat vagy frissítéseket hajtana végre.
Meg kell jegyezni, hogy a biztonsági mentések gyakorisága csak egy szempontja az átfogó adatmentési tervnek. Fontos figyelembe venni más tényezőket is, például azt, hogy hol tárolják a biztonsági mentéseket, mennyi ideig tárolják azokat, és hogyan állíthatók vissza adatvesztés vagy katasztrófa esetén.
A QuickBooks fájlokat a szoftver használatától függően különböző helyekre lehet menteni. Íme néhány gyakori hely:
1. A helyi számítógépen: Ha a QuickBooks helyi számítógépre van telepítve, a fájlok menthetők a számítógép merevlemezére vagy egy külső tárolóeszközre, például USB-meghajtóra vagy külső merevlemezre.
2. Hálózaton: A QuickBooks fájlok egy hálózati meghajtóra is menthetők, amely több felhasználó számára is elérhető. Ez lehetővé teszi, hogy több felhasználó egyidejűleg hozzáférjen és dolgozzon ugyanazon a QuickBooks-fájlon.
3. A felhőben: A QuickBooks felhőalapú változatot is kínál QuickBooks Online néven. Ezzel a lehetőséggel a fájlok az Intuit szerverein kerülnek mentésre, és bárhonnan elérhetőek, ahol van internetkapcsolat.
Fontos megjegyezni, hogy függetlenül attól, hogy hová mentik a fájlokat, mindig ajánlott rendszeres biztonsági mentéseket készíteni, hogy megelőzzük az adatvesztést rendszerhiba vagy egyéb problémák esetén.
Igen, a QuickBooks automatikusan elmenti a szoftverben végzett összes műveletet. Ez magában foglalja az összes tranzakciót, jelentést és a cégfájlban végrehajtott változtatásokat. A QuickBooks egy Audit Trail nevű funkciót is biztosít, amely naplózza a cégfájlban végrehajtott összes módosítást a módosítást végző felhasználóval, valamint a módosítás dátumával és időpontjával együtt. Ez lehetővé teszi a QuickBooksban végzett összes művelet teljes történetének nyomon követését és szükség esetén felülvizsgálatát. Ezenkívül a QuickBooks automatikus biztonsági mentési funkciót biztosít, amely rendszeres időközönként elmenti a cégfájl másolatát, így biztosítva, hogy az adatok ne vesszenek el rendszerhiba vagy más váratlan esemény esetén.
Ha éppen egy fájlon dolgozik a QuickBooksban, és az váratlanul bezárul egy rendszerösszeomlás vagy áramkimaradás miatt, elveszítheti a fájlban végrehajtott, el nem mentett módosításokat. A QuickBooks azonban rendelkezik egy automatikus biztonsági mentési funkcióval, amely rendszeres időközönként biztonsági másolatot készít a fájljairól. Ez a biztonsági másolat használható a fájlban végrehajtott, el nem mentett módosítások helyreállítására.
A QuickBooksban nem mentett fájl helyreállításához kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg a QuickBooks programot, és lépjen a Fájl menübe.
2. Válassza a Megnyitás vagy a Cég visszaállítása lehetőséget.
3. Válassza a Biztonsági másolat visszaállítása lehetőséget, és kattintson a Tovább gombra.
4. Válassza a Helyi biztonsági másolat lehetőséget, és kattintson a Tovább gombra.
5. Keresse meg a visszaállítani kívánt biztonsági másolatfájlt, és kattintson a Megnyitás gombra.
6. Válassza ki azt a helyet, ahová vissza kívánja állítani a fájlt, és kattintson a Mentés gombra.
7. Kattintson az Igen gombra annak megerősítéséhez, hogy a meglévő fájlt felül kívánja írni a biztonsági másolattal.
8. A visszaállítási folyamat befejezése után nyissa meg a visszaállított fájlt, hogy ellenőrizze, hogy minden el nem mentett módosítás helyreállt.
Fontos megjegyezni, hogy a QuickBooks nem mindig képes helyreállítani a fájl összes el nem mentett módosítását. Ezért ajánlott rendszeresen menteni a munkáját, hogy elkerülje a fontos adatok elvesztését rendszerösszeomlás vagy áramszünet esetén. Emellett a QuickBooks automatikus mentés funkcióját is használhatja a változtatások rendszeres időközönkénti automatikus mentéséhez.