A teljesítményértékelések minden szervezet humánerőforrás-gazdálkodási stratégiájának lényeges részét képezik. A megfelelő dokumentáció döntő fontosságú az alkalmazottak erősségeinek, gyengeségeinek és a fejlesztendő területek meghatározásában. A dokumentáció részletes nyilvántartást nyújt az alkalmazott teljesítményéről, ami segíti a vezetőket és a feletteseket abban, hogy megalapozott döntéseket hozzanak az előléptetésekkel, képzésekkel és fizetésemelésekkel kapcsolatban. Ebben a cikkben a munkatársak teljesítményértékelésének dokumentációjára mutatunk be néhány példát.
1. Jelenlét és pontosság: A jelenlét és a pontosság kritikus tényezők a munkavállaló általános teljesítményében. A dokumentációnak tartalmaznia kell a munkavállaló jelenléti nyilvántartását, beleértve a késéseket, hiányzásokat és betegszabadságokat. Ez a dokumentáció segíthet azonosítani a viselkedési mintákat és a teljesítményproblémákat, amelyekkel foglalkozni kell.
2. Munkahelyi teljesítmény: A munkateljesítmény dokumentációjának konkrét példákat kell tartalmaznia a munkavállaló feladataira és felelősségeire, például a határidők betartására, a feladatok elvégzésére és a célok elérésére. Használjon objektív nyelvezetet, és adjon konkrét példákat mind a jó, mind a gyenge teljesítményre. Ez a dokumentáció segíthet azonosítani azokat a területeket, ahol a munkavállalónak fejlesztésre vagy további képzésre van szüksége.
3. Kommunikációs készségek: A kommunikációs készségek minden munkahelyen alapvető fontosságúak, és a dokumentációnak példákat kell tartalmaznia arra vonatkozóan, hogy a munkavállaló milyen jól kommunikál a munkatársakkal, a felettesekkel és az ügyfelekkel. Dokumentálja a világos kommunikáció, a hatékony meghallgatás és a konfliktusmegoldás minden esetét. Dokumentáljon minden olyan esetet is, amikor a kommunikáció problémát jelentett, például félreértések vagy félreértések.
4. Szakmaiság: A szakmaiság magában foglalja a munkavállaló munkamagatartását, hozzáállását és megjelenését. Dokumentáljon minden olyan esetet, amikor a munkavállaló professzionalizmusról tett tanúbizonyságot, és minden olyan esetet, amikor elmaradt ettől. Ez a dokumentáció segíthet azonosítani azokat a területeket, ahol a munkavállalónak javítania kell a munkahelyi viselkedésén és hozzáállásán.
Összefoglalva, a dokumentáció a munkatársak teljesítményértékelésének fontos része. Részletes nyilvántartást nyújt a munkavállaló teljesítményéről, ami segíti a vezetőket és a feletteseket abban, hogy megalapozott döntéseket hozzanak az előléptetésekkel, képzésekkel és fizetésemelésekkel kapcsolatban. A dokumentáció fent említett négy példája a legfontosabb tényezők közé tartozik, amelyeket figyelembe kell venni az alkalmazottak teljesítményének értékelésekor. A megfelelő dokumentáció segíthet azonosítani azokat a területeket, ahol a munkavállalónak javulásra van szüksége, és végső soron segíthet a munkavállalónak növekedni és fejlődni a szerepében.
A munkavállalói dokumentáció azokra a különböző nyilvántartásokra és dossziékra utal, amelyeket a munkáltató minden egyes munkavállalóról vezet. Ezek a nyilvántartások segítik a munkáltatókat a munkavállalók irányításában, a jogi követelményeknek való megfelelésben és a foglalkoztatással kapcsolatos ügyekben való megalapozott döntéshozatalban. A munkavállalói dokumentáció példái a következők:
1. Foglalkoztatási kérelem: Ez az a kezdeti dokumentum, amelyet a munkavállaló tölt ki, amikor jelentkezik egy állásra. Általában személyes adatokat, munkatörténetet, képzettséget és referenciákat tartalmaz.
2. Ajánlati levél: Ez az a dokumentum, amely ismerteti a foglalkoztatás feltételeit, beleértve a fizetést, a munkakör megnevezését, a munkaidőt, a juttatásokat és a munkakezdés időpontját.
3. Munkaköri leírás: Ez a dokumentum felvázolja egy adott munkakör feladatait, felelősségét és követelményeit.
4. Teljesítményértékelés: A munkavállaló munkateljesítményének időszakos felülvizsgálata, amely magában foglalhatja a felettesek, munkatársak és ügyfelek visszajelzéseit.
5. Fegyelmi intézkedési formanyomtatványok: Ezek a dokumentumok a munkavállaló helytelen magatartásának dokumentálására szolgálnak, mint például a vállalati irányelvek megsértése vagy nem megfelelő viselkedés.
6. Munkaidő-nyilvántartások: Ezek a nyilvántartások nyomon követik a munkavállaló munkaidejét, beleértve a túlórát, a szabadságot és a betegszabadságot.
7. Bérszámfejtési nyilvántartások: Ezek a dokumentumok tartalmazzák a munkavállaló fizetésére, bónuszaira, levonásokra és adókra vonatkozó információkat.
8. Juttatási beiratkozási nyomtatványok: Ezek a dokumentumok ismertetik a munkavállaló különböző juttatási programokra való jogosultságát és beiratkozását, mint például az egészségbiztosítás, a nyugdíjprogramok és a szabadság.
9. Képzési nyilvántartások: Ezek a dokumentumok nyomon követik a munkavállaló képzési programokban, tanfolyamokon és workshopokon való részvételét.
10. Megszűnési papírok: Ezeket a dokumentumokat akkor használják, amikor a munkavállaló elhagyja a vállalatot, és tartalmazhatják a kilépési interjút, a felmondási megállapodást és az utolsó fizetést.
Az alkalmazottak teljesítményének dokumentálása fontos feladat a vezetők számára, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy alkalmazottaik megfelelnek a munkakörükkel kapcsolatos elvárásoknak, és pozitívan járulnak hozzá a szervezethez. Íme néhány lépés az alkalmazottak teljesítményének dokumentálásához:
1. Határozza meg a teljesítményre vonatkozó elvárásokat: Az alkalmazottak teljesítményének dokumentálása előtt fontos, hogy minden egyes alkalmazott számára egyértelmű teljesítményelvárásokat határozzon meg. Ez magában foglalja a munkaköri feladataik, a kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) és minden olyan konkrét cél vagy célkitűzés felvázolását, amelyért dolgozniuk kell.
2. Hozzon létre egy teljesítménykövetési rendszert: Különböző eszközök és rendszerek állnak rendelkezésre, amelyek segítik a vezetőket az alkalmazottak teljesítményének nyomon követésében, például teljesítménymenedzsment szoftverek, táblázatok vagy teljesítménynaplók.
3. Kövesse nyomon és mérje a teljesítményt: A vezetőknek rendszeresen nyomon kell követniük és mérniük kell az alkalmazottak teljesítményét a megállapított elvárásokhoz képest. Ez történhet rendszeres ellenőrzésekkel, teljesítményértékelésekkel vagy a teljesítménykövető rendszer adatainak elemzésével.
4. Dokumentálja a teljesítményt: Miután a teljesítményt nyomon követték és mérték, a vezetőknek világos és tömör módon dokumentálniuk kell észrevételeiket. Ennek a dokumentációnak tartalmaznia kell a munkavállaló teljesítményének konkrét példáit, a fejlesztendő területeket, valamint a sikereket és eredményeket.
5. Adjon visszajelzést: Miután dokumentálta a munkavállaló teljesítményét, fontos, hogy visszajelzést adjon neki a teljesítményéről. Ennek a visszajelzésnek időszerűnek, konkrétnak és konstruktívnak kell lennie, a teljesítményük pozitív és negatív aspektusaira egyaránt összpontosítva.
6. Használja a dokumentációt a döntéshozatalhoz: A munkavállaló teljesítményének dokumentációja felhasználható az előléptetésekkel, fizetésemelésekkel és fegyelmi intézkedésekkel kapcsolatos fontos döntések meghozatalához. Ezt a dokumentációt bizalmasan és biztonságosan kell kezelni, és csak az arra felhatalmazott személyzet számára kell hozzáférhetővé tenni.
Összefoglalva, az alkalmazottak teljesítményének dokumentálása az alkalmazottak irányításának fontos része. Egyértelmű teljesítményelvárások meghatározásával, a teljesítmény nyomon követésével és mérésével, a megfigyelések dokumentálásával, a visszajelzések adásával és a dokumentáció felhasználásával a döntéshozatalhoz a vezetők biztosíthatják, hogy alkalmazottaik megfeleljenek a munkakörükkel kapcsolatos elvárásoknak, és pozitívan járuljanak hozzá a szervezethez.