Az üzleti hívások fogadása minden szakmai környezetben alapvető fontosságú. Az első benyomás, amelyet ügyfeleinél vagy vásárlóinál kelt, döntő fontosságú vállalkozása sikere szempontjából. Ezért fontos tudni, hogyan kell hatékonyan kezelni az üzleti hívásokat. Íme néhány tennivaló és tilalom, amelyet szem előtt kell tartania az üzleti hívások fogadása során.
1. Udvariasan üdvözölje a hívót: Az első dolog, amit egy üzleti hívás fogadásakor tennie kell, hogy udvariasan köszönti a hívót. Ha azt mondja, hogy „Jó reggelt/délutánt/estét”, majd a nevét és a szervezet nevét mondja, az professzionális módja a beszélgetés megkezdésének.
2. Figyelmesen hallgassa meg a hívót: A hívó fél figyelmes meghallgatása a hatékony kommunikáció egyik legfontosabb szempontja. Segít megérteni a hívó igényeit, és megfelelő megoldásokat kínálni.
3. Beszéljen világosan és magabiztosan: A tiszta és magabiztos hang professzionalizmust és hozzáértést sugall. Beszéljen mérsékelt tempóban, és kerülje a szakzsargon vagy a szleng használatát.
4. Jegyzeteljen: A beszélgetés közbeni jegyzetelés segít a fontos részletekre emlékezni és később nyomon követni azokat. Emellett azt is mutatja a hívó félnek, hogy Ön figyelmes és az ő igényeire összpontosít.
1. Kerülje a zavaró tényezőket: Az üzleti hívások megválaszolása teljes figyelmet igényel. Kerüljön mindenféle zavaró tényezőt, például evést, ivást vagy tévénézést hívás közben.
2. Ne szakítsa félbe a hívót: A hívó félbeszakítása beszéd közben udvariatlannak és szakszerűtlennek tűnhet. Várja meg, amíg befejezi a beszédet, mielőtt válaszolna.
3. Kerülje a töltelékszavak használatát: Az olyan töltelékszavak, mint az „um”, „ah” vagy „mint” bizonytalannak és szakszerűtlennek tűnhetnek. Ehelyett szánjon egy pillanatot arra, hogy összeszedje a gondolatait, és válaszoljon magabiztosan.
4. Ne legyen goromba vagy elutasító: Még ha a hívó fél dühös vagy frusztrált is, fontos, hogy nyugodt és professzionális maradjon. Ha udvariatlan vagy elutasító, az árthat a hírnevének és árthat az üzletének.
Összefoglalva, egy üzleti hívás megválaszolása egy lehetőség arra, hogy pozitív benyomást keltsen ügyfeleiben vagy ügyfeleiben. A fent említett teendők és tilalmak betartásával biztosíthatja a hatékony kommunikációt, és tartós kapcsolatokat építhet ki az érdekelt felekkel.
A telefonhívások fogadása során számos olyan dolog van, amit a hatékony kommunikáció és az ügyfelek elégedettségének biztosítása érdekében nem szabad elfelejtenie. Ezek közé tartoznak:
1. Köszöntse a hívót professzionális és barátságos hangnemben: Kezdje a beszélgetést meleg és barátságos üdvözléssel, például: „Jó reggelt/kellemes délutánt, köszönöm, hogy a [cég neve] telefonon keresett, miben segíthetek?”.
2. Azonosítsa magát és a vállalatot: Mutatkozzon be, és tudassa a hívóval, hogy melyik céget hívta. Ez segít a bizalom és a hitelesség megteremtésében.
3. Hallgasson aktívan: Figyeljen a hívó igényeire és aggodalmaira, és kerülje a félbeszakítást. Mutassa meg, hogy érdeklődik a segítségük iránt azáltal, hogy elismeri a kérdéseiket és aggodalmaikat.
4. Beszéljen világosan és tömören: Használjon egyszerű és könnyen érthető nyelvet, és kerülje a szakzsargont vagy a szlenget. Beszéljen mérsékelt tempóban, és kerülje a túl gyors vagy túl lassú beszédet.
5. Adjon pontos és hasznos információkat: Győződjön meg róla, hogy rendelkezik a szükséges információkkal, mielőtt válaszol a hívó fél kérdéseire. Ha nem tudja a választ, ajánlja fel, hogy utánanéz a kérdésnek, és a lehető leghamarabb keresse meg a hívót.
6. Legyen türelmes és empatikus: Ha a hívó feldúlt vagy frusztrált, maradjon nyugodt és türelmes. Mutasson empátiát és megértést a helyzetük iránt, és kínáljon olyan megoldásokat, amelyek segíthetnek megoldani az aggodalmukat.
7. Fejezze be a hívást pozitívan: Köszönje meg a hívónak, hogy időt szakított rá, és ajánljon fel minden szükséges utólagos intézkedést, például ügyszámot vagy utóhívás ütemezését.
A telefonos etikett 5 P-je a következő:
1. Udvariasság: Fontos, hogy udvarias és udvarias legyen, amikor telefonon beszél. Használjon olyan kifejezéseket, mint a „kérem” és a „köszönöm”, hogy kifejezze a tiszteletet és a megbecsülést.
2. Professzionalizmus: Tartsa meg a professzionális hangnemet és nyelvezetet, amikor telefonon beszél. Kerülje a szleng vagy az informális nyelvezet használatát, és maradjon az adott témánál.
3. Pontosság: Vegye fel a telefont azonnal, és ne várakoztassa túl sokáig a hívót. Ha várakoztatni kell a hívót, kérje az engedélyét, és igyekezzen ezt a lehető legrövidebb időre megtenni.
4. Türelem: Legyen türelmes, és figyelmesen hallgassa meg a hívó fél aggodalmait. Kerülje, hogy félbeszakítsa őket, és próbálja megérteni a nézőpontjukat, mielőtt válaszolna.
5. Személyre szabás: Személyesítse meg a beszélgetést a hívó fél nevének használatával, és mutasson érdeklődést az igényei iránt. Ez segíthet pozitív benyomást kelteni és kapcsolatot teremteni a hívóval.
Amikor üzleti hívásokról van szó, vannak bizonyos dolgok, amelyeket a professzionális és produktív beszélgetés fenntartása érdekében kerülnie kell. Íme néhány dolog, amit nem szabad tennie egy üzleti hívás során:
1. Multitasking: Amikor üzleti híváson van, fontos, hogy teljes figyelmét a másik félnek szentelje. Kerülje a multitaskingot, például az e-mailek ellenőrzését vagy az internet böngészését, mivel ez zavaró és tiszteletlen lehet a másik féllel szemben.
2. Beszéljen a másik személy felett: A másik fél félbeszakítása beszéd közben nemcsak udvariatlanság, hanem félreértésekhez és félreértésekhez is vezethet. Ügyeljen arra, hogy figyelmesen hallgassa, amit mondanak, és várja meg, hogy Önre kerüljön a sor.
3. Szakzsargon vagy szaknyelv használata: Bár csábító lehet a szakzsargon vagy a szaknyelv használata, hogy hozzáértőnek tűnjön, valójában zavaró lehet a másik fél számára, ha nem ismeri a terminológiát. Használjon világos és tömör nyelvet, amelyet bárki számára könnyen érthető.
4. Felkészületlenség: Mielőtt üzleti hívást kezdeményez, győződjön meg róla, hogy minden szükséges információval vagy dokumentummal felkészült. A felkészületlenség mind az Ön, mind a másik fél idejét pazarolhatja.
5. Tiszteletlenség: Az üzleti hívás során mindig tartsa meg a tiszteletteljes és professzionális hangnemet, még akkor is, ha nem ért egyet a másik féllel. Kerülje a szarkazmust, a lekicsinylő nyelvezetet vagy a személyes támadásokat.
Ha elkerüli ezeket a gyakori hibákat, biztosíthatja, hogy üzleti hívásai eredményesek, professzionálisak és tisztelettudóak legyenek.