A QuickBooks egy népszerű könyvelési szoftver, amelyet kis- és középvállalkozások használnak világszerte. Könnyen használható és kiváló rugalmasságot biztosít, de amikor egy nagy QuickBooks-fájlt kell továbbítani a könyvelőnek, ez kihívást jelenthet. QuickBooks fájljának interneten keresztül történő megosztása könyvelőjével időt és pénzt takaríthat meg, de ehhez biztonságos és megbízható átviteli módszerre van szükség. Íme néhány módszer, amellyel nagyméretű QuickBooks fájlját interneten keresztül továbbíthatja könyvelőjének.
1. QuickBooks File Manager
A QuickBooks File Manager egy olyan eszköz, amelynek segítségével megoszthatja QuickBooks fájljait könyvelőjével. Lehetővé teszi, hogy feltöltse fájlját egy biztonságos szerverre, és könyvelője onnan letöltheti azt. Ez a módszer kényelmes és biztonságos, mivel a fájl az átvitel során titkosítva van. Ehhez azonban mind Önnek, mind a könyvelőjének rendelkeznie kell a QuickBooks File Manager telepítésével a számítógépén.
2. Fájlmegosztó szolgáltatások
Az olyan fájlmegosztó szolgáltatások, mint a Dropbox, a Google Drive és a OneDrive kiváló lehetőségek a nagyméretű fájlok átvitelére. Ezek a szolgáltatások biztonságos platformot kínálnak a fájlok feltöltéséhez és másokkal való megosztásához. Ön feltöltheti QuickBooks fájlját a fájlmegosztó szolgáltatásba, és könyvelője onnan letöltheti azt. Ezek a szolgáltatások titkosítást biztosítanak a fájlok számára, és a világ bármely pontjáról elérhetőek.
3. E-mail
Az e-mail a fájlok átvitelének hagyományos módja. A nagyméretű QuickBooks fájlok esetében azonban nem biztos, hogy ez a legjobb megoldás. A legtöbb e-mail szolgáltatásnak van egy fájlméret-korlátozása, és a QuickBooks fájlok elég nagyok lehetnek. Ha a QuickBooks fájlt e-mailen keresztül szeretné megosztani, előfordulhat, hogy a fájlt tömörítenie kell, vagy kisebb fájlokra kell osztania. Ezenkívül az e-mail nem biztonságos módszer a fájlok átvitelére, és kerülje az érzékeny pénzügyi információk e-mailben történő elküldését.
4. Virtuális magánhálózat (VPN)
A virtuális magánhálózat (VPN) biztonságos kapcsolatot hoz létre az Ön és a könyvelő számítógépe között. QuickBooks fájlját ezen a biztonságos kapcsolaton keresztül továbbíthatja. A VPN-ek akkor hasznosak, ha bizalmas pénzügyi információkat kell megosztania könyvelőjével. A VPN-ek azonban drágák lehetnek, és a beállításukhoz műszaki ismeretekre van szükség.
Összefoglalva, egy nagy QuickBooks-fájl interneten keresztül történő átvitele a könyvelőjének időt és pénzt takaríthat meg. Azonban biztonságos és megbízható átviteli módszert kell választania. A QuickBooks File Manager, a fájlmegosztó szolgáltatások, a VPN-ek és az e-mail néhány olyan lehetőség, amelyet figyelembe vehet. Válassza ki az Ön és könyvelője számára legmegfelelőbb módszert.
Ha a QuickBooks (QB) programot használja vállalkozása pénzügyeinek kezelésére, gyakori, hogy könyvelővel dolgozik együtt a pénzügyi kimutatások elkészítésében és az adóbevallások benyújtásában. Ha el szeretné küldeni QB-fájlját egy könyvelőnek, kövesse az alábbi lépéseket:
1. Készítsen biztonsági másolatot a QB fájljáról: Mielőtt elküldi QB fájlját egy könyvelőnek, mindenképpen készítsen biztonsági másolatot az adatairól. Ez biztosítja, hogy adatai biztonságban legyenek. Ehhez nyissa meg QB fájlját, és kattintson a „Fájl” > „Biztonsági másolat cég” > „Helyi biztonsági másolat létrehozása” menüpontra. Kövesse az utasításokat a biztonsági mentés létrehozásához a számítógépén.
2. Mentse a biztonsági mentési fájlt egy biztonságos helyre: Miután létrehozta a biztonsági mentési fájlt, mentse azt egy biztonságos helyre, például egy USB-meghajtóra vagy egy titkosított felhőalapú tárhelyszolgáltatásra. Ez biztosítja, hogy adatai szállítás közben védve legyenek, és csak az arra jogosult személyek férhessenek hozzá.
3. Ossza meg a biztonsági mentési fájlt a könyvelőjével: Miután elmentette a biztonsági mentési fájlt, megoszthatja azt könyvelőjével e-mailben, fájlátviteli szolgáltatáson keresztül vagy személyesen. Ügyeljen arra, hogy előzetesen kommunikáljon a könyvelőjével a fájlok megosztásának előnyben részesített módjáról, valamint arról, hogy rendelkezzen a QB fájl megnyitásához szükséges szoftverrel.
4. Adjon hozzáférést a QB online fiókjához: Ha QB online-t használ, hozzáférést biztosíthat könyvelőjének a fiókjához. Ehhez jelentkezzen be a QB online fiókjába, és kattintson a „Felhasználók kezelése” > „Könyvelő meghívása” menüpontra. Kövesse a felszólításokat a könyvelője e-mail címének megadásához, és adjon neki hozzáférést a fiókjához.
Ha ezeket a lépéseket követi, biztonságosan és biztonságosan elküldheti QB-fájlját könyvelőjének, aki így az Ön nevében elkészítheti pénzügyi kimutatásait és beadhatja adóbevallását.
Igen, könyvelője hozzáférhet QuickBooks online fiókjához, ha erre engedélyt ad neki. A QuickBooks online lehetővé teszi, hogy meghívja könyvelőjét, hogy felhasználóként hozzáférjen fiókjához. Miután meghívta őt, kap egy e-mail meghívót, amely tartalmaz egy linket a saját bejelentkezési adatainak beállításához.
Amint könyvelője felhasználóként van beállítva, hozzáférhet cége pénzügyi információihoz, beleértve a számlakeretet, tranzakciókat, jelentéseket és egyéb adatokat. Ez nagyon hatékony módja lehet a könyvelőjével való együttműködésnek, és biztosíthatja, hogy pénzügyi nyilvántartása pontos és naprakész legyen.
Fontos megjegyezni, hogy Önnek van befolyása arra, hogy könyvelője mit láthat és mit tehet a QuickBooks online fiókjában. Korlátozhatja a hozzáférését bizonyos területekre vagy funkciókhoz a szoftveren belül, például korlátozhatja a tranzakciók létrehozásának vagy szerkesztésének lehetőségét. Szükség esetén bármikor visszavonhatja a hozzáférését is.
Összefoglalva, könyvelője hozzáférhet a QuickBooks online fiókjához, ha Ön engedélyt ad rá, és ez hasznos módja lehet a közös munkának a vállalat pénzügyei terén. Csak ügyeljen arra, hogy megfelelő hozzáférési szinteket állítson be, és ellenőrizze a tevékenységüket, hogy biztosítsa a pénzügyi adatok biztonságát.