Az aprópénz minden vállalkozás elengedhetetlen része, különösen, ha olyan kisebb kiadásokról van szó, amelyek nem igényelnek csekket vagy hitelkártyás fizetést. Fontos azonban, hogy nyomon kövesse az aprópénztárát, hogy biztosítsa annak megfelelő felhasználását és az összes kiadás pontos nyilvántartását. Itt jön a képbe a kiskassza egyeztetése. Ebben a cikkben áttekintünk néhány tippet arra vonatkozóan, hogyan végezze el hatékonyan a kiskassza egyeztetését.
Először is fontos, hogy hozzon létre egy kiskassza szabályzatot, és azt közölje az alkalmazottaival. Ebben a szabályzatban meg kell határozni, hogy ki férhet hozzá az aprópénzhez, milyen kiadások téríthetők meg, és milyen gyakran kell feltölteni az aprópénztárat. Az egyértelmű irányelvek meghatározásával megelőzheti a félreértéseket vagy az aprópénzzel való visszaéléseket.
Ezután pontos nyilvántartást kell vezetnie az összes kiskassza-tranzakcióról. Ez magában foglalja a nyugtákat, számlákat és minden egyéb, a kiadással kapcsolatos dokumentációt. Fontos, hogy minden egyes kiadás dátumát, összegét és célját rögzítse, hogy a feljegyzések teljesek és pontosak legyenek.
Ha minden nyilvántartása rendben van, megkezdheti az egyeztetési folyamatot. Ez magában foglalja az aprópénz nyilvántartásainak összehasonlítását a tényleges készpénzállományával. Kezdje azzal, hogy megszámolja az aprópénztár fiókjában lévő készpénzt, és ellenőrzi, hogy az megegyezik-e a nyilvántartásban szereplő összeggel. Ha bármilyen eltérés van, azt ki kell vizsgálnia és meg kell oldania, mielőtt folytatná az egyeztetést.
Végezetül rögzítenie kell az egyeztetési folyamat során elvégzett kiigazításokat. Ez magában foglalja a hiányzó bizonylatokat vagy az aprópénztári fiókban lévő többletet/kevesebbet. Győződjön meg róla, hogy dokumentálja az összes elvégzett kiigazítást, és a későbbi hivatkozásokhoz megőrizze a feljegyzéseket.
Összefoglalva, a kiskassza egyeztetése fontos része vállalkozása pénzügyi nyilvántartásának. Egyértelmű irányelvek meghatározásával, pontos nyilvántartások vezetésével és egy következetes egyeztetési folyamat követésével biztosíthatja, hogy az aprópénztárat megfelelően használják fel, és hogy minden kiadást pontosan rögzítenek. Ne feledje, hogy tájékoztassa alkalmazottait az aprópénztári szabályzatáról, és naprakészen tartsa nyilvántartásait, hogy az egyeztetési folyamat a lehető leggördülékenyebb legyen.
Az aprópénz egyeztetése a QuickBooksban egyszerű folyamat, amely néhány lépésből áll. Íme egy lépésről lépésre követhető útmutató, amely segít az aprópénz egyeztetésében a QuickBooksban:
1. lépés: Készpénzszámla beállítása a QuickBooksban
Mielőtt a QuickBooksban egyeztetni tudná a készpénztárakat, be kell állítania egy készpénzszámlát. Ehhez lépjen a Listák > Számlatükör menüpontba, kattintson az Új számla gombra, és válassza ki számlatípusként az Aprópénztárat.
2. lépés: Az aprópénztári tranzakciók rögzítése a QuickBooksban
Minden aprópénztári tranzakciót rögzítsen a QuickBooksban, kiválasztva az Aprópénz számlát, mint olyan számlát, amelyre a tranzakciót könyvelik. Ez biztosítja, hogy az aprópénzzel kapcsolatos összes tranzakciót nyomon követi és rögzíti a QuickBooks.
3. lépés: Számolja meg a kézpénzkészletet
Számolja meg a kézpénzkészletet, és jegyezze fel a teljes összeget. Ez lesz a „tényleges” egyenleg, amelyet a QuickBooksban össze fog hasonlítani a „könyv szerinti” egyenleggel.
4. lépés: Tekintse át az aprópénztári tranzakciókat a QuickBooksban
Tekintse át az összes aprópénztári tranzakciót a QuickBooksban, hogy megbizonyosodjon arról, hogy azok pontosak és teljesek. Győződjön meg arról, hogy minden tranzakció a megfelelő számlára került könyvelésre, és hogy az összegek helyesek.
5. lépés: Egyeztesse az aprópénztári számlát
Az aprópénztári számla QuickBooksban történő egyeztetéséhez válassza a Banki műveletek > Egyeztetés menüpontot. Válassza ki az Aprópénztár számlát, és adja meg a QuickBooksban a készpénzkészlet záró egyenlegét „Végső egyenlegként”. Győződjön meg arról, hogy a „Kimutatás dátuma” megegyezik az egyeztetés dátumával.
6. lépés: Hasonlítsa össze a tényleges egyenleget a könyv szerinti egyenleggel
A záró egyenleg és a kimutatás dátumának megadása után a QuickBooks megjeleníti a „Könyv szerinti egyenleget”, amelynek meg kell egyeznie a QuickBooksban rögzített összes kiskassza tranzakció teljes összegével. Hasonlítsa össze a „könyvelési egyenleget” a „tényleges egyenleggel” (a 3. lépésben megszámolt összeggel), és végezze el a szükséges módosításokat a két egyenleg egyeztetése érdekében.
7. lépés: Az egyeztetés befejezése
Ha a „Könyvelési egyenleg” megegyezik a „Tényleges egyenleggel”, kattintson a „Befejezés most” gombra az egyeztetési folyamat befejezéséhez.
Összefoglalva, az aprópénz egyeztetése a QuickBooksban magában foglalja az aprópénzszámla létrehozását, az összes aprópénz tranzakció rögzítését, a készpénzállomány megszámlálását, a tranzakciók felülvizsgálatát és egyeztetését a QuickBooksban, valamint a tényleges egyenleg és a könyv szerinti egyenleg összehasonlítását. Ha ezeket a lépéseket követi, biztosíthatja, hogy az aprópénztári számla pontos és naprakész legyen a QuickBooksban.
A készpénzegyeztetés a vállalat könyvelési nyilvántartásában szereplő készpénzegyenleg és a vállalat bankszámláján lévő tényleges készpénzegyenleg összehasonlítása. Ez egy alapvető feladat a számvitelben és a könyvelésben annak biztosítása érdekében, hogy a vállalat pénzügyi nyilvántartásai pontosak legyenek.
Egy példa a készpénzegyeztetésre a következő:
1. Kezdje a vállalat bankszámlakivonatával, és hasonlítsa össze azt a vállalat számviteli nyilvántartásaival.
2. Határozzon meg minden eltérést a két nyilvántartás között, például olyan befizetéseket vagy kivonásokat, amelyek nem szerepelnek a számviteli nyilvántartásban.
3. Végezze el a szükséges kiigazításokat a számviteli nyilvántartásokban, hogy azokat összhangba hozza a bankszámlakivonattal.
4. Ellenőrizze, hogy a számviteli nyilvántartásokban szereplő kiigazított készpénzegyenleg megegyezik-e a bankszámla tényleges készpénzegyenlegével.
5. Dokumentálja az egyeztetési folyamatot és az elvégzett kiigazításokat a későbbi hivatkozási és ellenőrzési célokra.
A készpénzegyeztetés kritikus fontosságú a vállalat pénzügyi nyilvántartásában szereplő hibák vagy csalárd tevékenységek azonosítása szempontjából. A rendszeres készpénzegyeztetések elvégzésével a vállalat biztosítani tudja, hogy pénzügyi információi pontosak és megbízhatóak legyenek.