A belső ellenőrzések nélkülözhetetlenek minden vállalkozás számára, legyen az kicsi vagy nagy. Segít a pénzügyi nyilvántartások integritásának megőrzésében és a csalárd tevékenységek megelőzésében. Az egyik kulcsfontosságú terület, ahol a belső ellenőrzések jelentős szerepet játszanak, a beszerzések. A beszerzések megfelelő belső ellenőrzése segíthet annak biztosításában, hogy a vállalkozás csak azt vásárolja meg, amire szüksége van, és a megfelelő áron, valamint azonosítani tud minden gyanús tevékenységet. Íme néhány lépés, amelyet a vállalkozások megtehetnek a beszerzések hatékony belső ellenőrzésének kialakítása érdekében:
1. A feladatok szétválasztása: A belső ellenőrzés egyik legfontosabb szempontja a feladatok szétválasztása. A beszerzések esetében ajánlott, hogy az a személy, aki a megrendelést kezdeményezi, különbözzön attól a személytől, aki azt jóváhagyja. Az is ajánlott, hogy a beszerzési rendelést jóváhagyó személy különbözzön attól a személytől, aki az árukat és szolgáltatásokat átveszi. Így nincs esély a csalásra vagy az alkalmazottak közötti összejátszásra.
2. Beszerzési megbízások: A beszerzési rendelés egy hivatalos dokumentum, amelyet arra használnak, hogy árukat vagy szolgáltatásokat kérjenek egy szállítótól. Olyan részleteket kell tartalmaznia, mint a kért termék vagy szolgáltatás, a mennyiség, az ár és a szállítási határidő. A beszerzési rendeléseket mindig annak biztosítására kell használni, hogy a beszerzéseket engedélyezzék, és hogy csak a szükséges tételeket rendeljék meg.
3. Átvételi folyamat: Az áruk vagy szolgáltatások átvételét követően elengedhetetlen, hogy legyen egy átvételi folyamat. Ennek a folyamatnak magában kell foglalnia annak ellenőrzését, hogy a kapott áruk vagy szolgáltatások megfelelnek-e a beszerzési rendelésnek, valamint hogy a mennyiség és a minőség elfogadható. Ha bármilyen eltérés van, azt fel kell jegyezni, és jelenteni kell a megfelelő személynek további vizsgálat céljából.
4. A számla jóváhagyása: Mielőtt a számlát kifizetik, azt össze kell vetni a megrendeléssel és a beérkezési dokumentumokkal. A számlát jóváhagyó személynek meg kell győződnie arról, hogy az árukat vagy szolgáltatásokat átvették-e, és hogy az ár helyes. A számlát csak akkor szabad kifizetni, ha az pontos és engedélyezett.
Összefoglalva, a beszerzések erős belső ellenőrzésének végrehajtása minden vállalkozás számára alapvető fontosságú. A feladatok szétválasztásával, a beszerzési rendelések használatával, az átvételi folyamat és a számlák jóváhagyásával a vállalkozások biztosíthatják, hogy a beszerzések engedélyezettek, pontosak és szükségesek legyenek. Ezek a lépések segíthetnek a csalárd tevékenységek megelőzésében és a pénzügyi nyilvántartások integritásának fenntartásában.
A belső kontrollok a szervezet által bevezetett irányelvekre és eljárásokra utalnak, amelyek biztosítják a pénzügyi beszámolók megbízhatóságát, a törvényeknek és szabályozásoknak való megfelelést, valamint a hatékony és eredményes működést. A belső kontrolloknak különböző típusai léteznek, és az alábbiakban a leggyakoribbak közül ötöt mutatunk be:
1. Feladatok szétválasztása: Ez a kontroll biztosítja, hogy egyetlen személy sem gyakorol teljes ellenőrzést egy pénzügyi tranzakció vagy folyamat felett. Ez magában foglalja a pénzügyi felelősségek megosztását a különböző alkalmazottak között annak biztosítása érdekében, hogy egyetlen személynek se legyen hatalma a tranzakciók kezdeményezésére, engedélyezésére, nyilvántartására és egyeztetésére.
2. Engedélyezés és jóváhagyás: Ez az ellenőrzés megköveteli, hogy minden pénzügyi tranzakciót egy kijelölt személy engedélyezzen, mielőtt az feldolgozható lenne. Ez biztosítja, hogy csak az engedélyezett tranzakciókat rögzítsék a pénzügyi nyilvántartásokban, és hogy a tranzakciók összhangban legyenek a szervezet irányelveivel és eljárásaival.
3. Fizikai ellenőrzések: Ez az ellenőrzés a szervezet fizikai eszközeinek, például a készpénznek, a készleteknek és a berendezéseknek a védelmét foglalja magában. Olyan intézkedéseket foglal magában, mint a zárak, biztonsági kamerák és korlátozott hozzáférés annak biztosítására, hogy csak az arra jogosult személyek férjenek hozzá ezekhez az eszközökhöz.
4. Összehangolás és felülvizsgálat: Ez a kontroll előírja, hogy minden pénzügyi tranzakciót rendszeresen egyeztetni és felülvizsgálni kell a pontosság és teljesség biztosítása érdekében. Ez magában foglalja a pénzügyi nyilvántartások összehasonlítását a banki kimutatásokkal, a leltári nyilvántartásokkal és más információforrásokkal a hibák vagy eltérések feltárása és kijavítása érdekében.
5. Monitoring és jelentéstétel: Ez a kontroll magában foglalja a belső kontrollok hatékonyságának nyomon követését és az esetleges hiányosságok jelentését a vezetőségnek. Ez magában foglalja a rendszeres auditokat, belső felülvizsgálatokat és egyéb értékeléseket annak biztosítása érdekében, hogy a kontrollok rendeltetésszerűen működjenek, és hogy az esetleges hiányosságokat azonnal feltárják és kezeljék.
Összességében ezek a belső kontrollok alapvető fontosságúak a szervezet pénzügyi nyilvántartásai integritásának fenntartásához, valamint a törvényeknek és szabályozásoknak való megfelelés biztosításához.
A belső ellenőrzési eljárások a szervezet által a pénzügyi és számviteli információk pontosságának és megbízhatóságának biztosítása, az eszközök védelme és a csalás megelőzése érdekében bevezetett irányelvek és folyamatok. Az alábbiakban ismertetjük azt a hét belső ellenőrzési eljárást, amelyet a szervezetek a hatékony belső ellenőrzési rendszer fenntartása érdekében alkalmazhatnak:
1. Feladatok szétválasztása: Ez a felelősségek különböző alkalmazottak közötti megosztását jelenti annak biztosítása érdekében, hogy egyetlen személy se gyakoroljon teljes ellenőrzést egy pénzügyi tranzakció felett. Például annak a személynek, aki jóváhagy egy tranzakciót, különböznie kell attól a személytől, aki azt engedélyezi.
2. Fizikai ellenőrzések: Ez magában foglalja a fizikai eszközök, például a készpénz, a csekkek és a készletek biztosítását és védelmét. A fizikai ellenőrzések közé tartoznak például a széfek, zárak és biztonsági kamerák.
3. Engedélyezés és jóváhagyás: Ez az eljárás előírja, hogy minden pénzügyi tranzakciót a feldolgozás előtt a megfelelő személyzetnek kell engedélyeznie és jóváhagynia.
4. A számviteli rendszer ellenőrzése: Ez magában foglalja a pénzügyi nyilvántartások pontosságát és teljességét biztosító politikák és eljárások végrehajtását. A számviteli rendszer ellenőrzései közé tartozik például a rendszeres számlaegyeztetés, az időszakos ellenőrzések és az időben történő pénzügyi jelentéstétel.
5. A nyilvántartási feladatok elkülönítése: Ez azt jelenti, hogy a pénzügyi tranzakciók rögzítésének folyamata elkülönül a pénzügyi tranzakciók engedélyezésének és jóváhagyásának folyamatától. Ez segít megelőzni a csalást és a hibákat.
6. Hozzáférés-ellenőrzés: Ez azt jelenti, hogy az érzékeny pénzügyi információkhoz való hozzáférést csak az arra felhatalmazott személyzetre korlátozzák, és olyan intézkedéseket vezetnek be, amelyek biztosítják a jogosulatlan hozzáférés megakadályozását.
7. Monitoring és felülvizsgálat: Ez megköveteli a belső ellenőrzési rendszer rendszeres ellenőrzését annak biztosítása érdekében, hogy az hatékonyan működjön. Ez magában foglalja a pénzügyi nyilvántartások és jelentések felülvizsgálatát is az esetleges hibák vagy szabálytalanságok feltárása érdekében.