Munkáltatóként az Ön felelőssége annak biztosítása, hogy alkalmazottai társadalombiztosítási számai (SSN) pontosak és naprakészek legyenek. Hibák azonban előfordulhatnak, és a helytelen SSN-szám mind a munkavállaló, mind a munkáltató számára problémákat okozhat. Ebben a cikkben arról lesz szó, hogy mit kell tennie, ha egy munkavállaló társadalombiztosítási száma hibás.
Első lépésként tájékoztassa a munkavállalót a hibáról, és kérje meg, hogy adja meg a helyes SSN-számot. Ezt megteheti szóban vagy írásban, de a legjobb, ha írásban rögzíti a kérést. Ha a munkavállaló nem tudja megadni a helyes SSN-számot, akkor a társadalombiztosítási hivatalhoz (SSA) kell fordulnia annak megszerzése érdekében.
Amint megkapta a helyes SSN-t, frissítenie kell a nyilvántartását, és tájékoztatnia kell az SSA-t a helyesbítésről. Ezt általában online lehet megtenni az SSA Business Services Online (BSO) rendszerének segítségével. Fiókot kell létrehoznia, és minden egyes érintett munkavállaló esetében meg kell adnia a helyesbített adatokat.
Fontos megjegyezni, hogy nem szabad új rekordot létrehozni a javított SSN-számmal rendelkező munkavállaló számára. Ez zavart okozhat, és azt eredményezheti, hogy a munkavállaló helytelen juttatásokat vagy adójóváírásokat kap. Ehelyett a meglévő rekordot kell frissítenie a helyesbített adatokkal.
Ha a hibát a bérszámfejtési adók benyújtása után fedezi fel, akkor módosított bevallást kell benyújtania. Ezt szövetségi adók esetében a 941-X nyomtatványon, állami adók esetében pedig a megfelelő állami nyomtatványon teheti meg. Meg kell adnia a helyesbített SSN-t és minden egyéb szükséges információt annak biztosítása érdekében, hogy a munkavállaló jövedelmét megfelelően jóváírják.
Az SSN helyesbítésén túlmenően lépéseket kell tennie annak érdekében, hogy a jövőben ne fordulhassanak elő hasonló hibák. Ez magában foglalhatja egy ellenőrzési folyamat bevezetését az újonnan felvett munkavállalók esetében, vagy a munkavállalói nyilvántartások rendszeres ellenőrzését a pontosság érdekében.
Összefoglalva, a helytelen társadalombiztosítási szám mind a munkavállalók, mind a munkáltatók számára problémákat okozhat. A hiba azonnali kijavításával és a jövőbeli hibák megelőzésére irányuló lépések megtételével azonban biztosíthatja, hogy nyilvántartása pontos és naprakész legyen.
Ha egy munkáltató tévedésből rossz társadalombiztosítási számot jelent be egy munkavállalónak, a következő lépésekkel korrigálhatja azt:
1. Azonosítsa a hibát: A munkáltatónak először azonosítania kell a társadalombiztosítási szám hibáját. Ezt megteheti a munkavállaló eredeti társadalombiztosítási kártyájának ellenőrzésével vagy a munkavállaló megkérésével.
2. Értesítse a munkavállalót: A munkáltatónak értesítenie kell a munkavállalót a hibáról, és meg kell kérnie, hogy adja meg a helyes társadalombiztosítási számot.
3. Javítsa ki a nyilvántartást: A munkáltatónak frissítenie kell nyilvántartását a helyes társadalombiztosítási szám feltüntetése érdekében. Ezt úgy teheti meg, hogy frissíti a munkavállaló személyi anyagát és bérszámfejtési nyilvántartását.
4. Értesítse a Társadalombiztosítási Igazgatóságot (SSA): A munkáltatónak a W-2c nyomtatvány benyújtásával értesítenie kell az SSA-t a helyesbítésről. Ezt a nyomtatványt a korábban benyújtott W-2 nyomtatványok hibáinak kijavítására használják.
5. Tájékoztassa az IRS-t: A munkáltatónak az IRS-t is tájékoztatnia kell a helyesbítésről egy javított W-2 nyomtatvány benyújtásával.
Fontos, hogy a munkáltatók a lehető leghamarabb kijavítsák a társadalombiztosítási számok hibáit. Ennek elmulasztása büntetést és bírságot vonhat maga után az SSA és az IRS részéről.
Ha egy társadalombiztosítási szám nem egyezik, az számos problémát okozhat mind a munkavállaló, mind a munkáltató számára.
Először is, a munkavállaló problémákkal szembesülhet, amikor megpróbálja benyújtani az adóbevallását, mivel az eltérés késedelmes adóbevallást vagy akár a bevallás elutasítását is eredményezheti. Ezenkívül a munkavállaló esetleg nem tud hozzáférni olyan állami juttatásokhoz vagy egyéb szolgáltatásokhoz, amelyekhez érvényes társadalombiztosítási számra van szükség.
A munkáltatói oldalon a nem megfelelő társadalombiztosítási szám bérszámfejtési hibákat eredményezhet, mivel a munkáltató nem tudja pontosan jelenteni a munkavállaló keresetét a kormánynak. Ez büntetésekhez és bírságokhoz vezethet a munkáltató számára.
A nem megfelelő társadalombiztosítási szám kezelése érdekében a munkáltatónak meg kell kérnie a munkavállalót, hogy ellenőrizze a társadalombiztosítási kártyáját, és adja meg a helyes számot. Ha a munkavállaló nem tud érvényes társadalombiztosítási számot megadni, a munkáltatónak együtt kell működnie a társadalombiztosítási hatósággal a probléma megoldása érdekében. Fontos, hogy a munkáltató biztosítsa, hogy minden munkavállaló pontos társadalombiztosítási számmal rendelkezzen, hogy elkerülje a jogi és pénzügyi problémákat.
Ha hibás társadalombiztosítási szám van a nyilvántartásban, fontos, hogy a lehető leghamarabb kijavítsa azt, hogy elkerülje az esetleges problémákat. Az alábbi lépésekkel javíthatja a helytelen társadalombiztosítási számot:
1. Lépjen kapcsolatba a Social Security Administration (SSA) – Az első lépés az, hogy felveszi a kapcsolatot az SSA-val, és tájékoztatja őket az iktatott hibás társadalombiztosítási számról. Ezt megteheti úgy, hogy felkeresi a helyi társadalombiztosítási irodát, felhívja az 1-800-772-1213-as ingyenes telefonszámot, vagy ellátogat a www.ssa.gov weboldalukra.
2. Dokumentáció benyújtása – Az SSA dokumentumokat kér a személyazonossága és a helyes társadalombiztosítási szám igazolásához. Ilyen lehet például a születési anyakönyvi kivonat, a jogosítvány vagy az útlevél.
3. Töltse ki a szükséges űrlapokat – Az SSA megadja Önnek a kitöltendő űrlapokat, amelyek tartalmazzák a helytelen társadalombiztosítási számra és a helyes számra vonatkozó információkat.
4. Küldje be a nyomtatványokat és a dokumentációt – Miután kitöltötte a nyomtatványokat, a szükséges dokumentációval együtt be kell küldenie azokat az SSA-hoz. Ezt megteheti személyesen egy társadalombiztosítási irodában, postai úton vagy online.
5. Utókövetés – Több hétbe is beletelhet, mire visszaigazolást kap arról, hogy a társadalombiztosítási számot kijavították. Fontos, hogy nyomon kövesse az SSA-t, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a helyesbítés megtörtént, és hogy frissítse a vonatkozó nyilvántartásokat, például a munkáltatónál vagy a pénzügyi intézményeknél.
Összességében a helytelen társadalombiztosítási szám javítása némi időt és erőfeszítést igényelhet, de fontos, hogy ezt megtegye, hogy elkerülje az esetleges későbbi problémákat.