Egy nonprofit szervezet működtetése hihetetlenül kifizetődő lehet, de sok kemény munkát és elkötelezettséget is igényel. Egy nonprofit szervezet irányításának egyik legfontosabb szempontja a pontos pénzügyi nyilvántartás vezetése. Ebben a cikkben adunk néhány tippet arra vonatkozóan, hogyan végezze a könyvelést egy nonprofit szervezet.
A nonprofit szervezet pénzügyeinek kezelésében az első lépés a megfelelő könyvelési rendszer kiválasztása. Számos különböző lehetőség áll rendelkezésre, az egyszerű táblázatkezelőktől a fejlettebb szoftverprogramokig. Néhány népszerű lehetőség nonprofit szervezetek számára a QuickBooks, a Xero és a Wave. A könyvelési rendszer kiválasztásakor mindenképpen vegye figyelembe a szervezet igényeit, költségvetését és a szakértelem szintjét.
Miután beállította a könyvelési rendszert, fontos, hogy nyomon kövesse az összes bevételt és kiadást. Ez magában foglalja az adományokat, támogatásokat, programdíjakat és minden egyéb bevételi forrást. Az összes kiadást is nyomon kell követnie, például a bérleti díjat, a közüzemi díjakat, a fizetéseket és a készleteket. Ha részletes nyilvántartást vezet a szervezet pénzügyeiről, jobban tudja majd kezelni a költségvetést, és megalapozott döntéseket tud hozni.
Ha már a költségvetésről beszélünk, a költségvetés készítése a nonprofit szervezet pénzügyeinek kezelésének alapvető része. A költségvetés segít megtervezni a jövőt, és biztosítja, hogy hatékonyan használja fel az erőforrásait. A költségvetés készítésekor ügyeljen arra, hogy minden bevételi és kiadási forrást tartalmazzon, és legyen reális az előrejelzésekkel kapcsolatban. A költségvetést rendszeresen felül kell vizsgálnia, hogy elvégezze a szükséges módosításokat.
Ha nem érzi jól magát a nonprofit szervezet pénzügyeinek önálló kezelésében, fontolja meg egy profi könyvelő vagy könyvelő felbérlését. Ezek a szakemberek segíthetnek a könyvelési rendszer felállításában, a bevételek és kiadások nyomon követésében, a költségvetés elkészítésében, és értékes pénzügyi tanácsokat adhatnak. Bár a szakember felbérlése többletkiadást jelenthet, hosszú távon időt és pénzt takaríthat meg.
Összefoglalva, a könyvelés elengedhetetlen része egy nonprofit szervezet irányításának. A megfelelő könyvelési rendszer kiválasztásával, az összes bevétel és kiadás nyomon követésével, a költségvetés elkészítésével és egy szakember felfogadásának megfontolásával biztosíthatja, hogy nonprofit szervezetének pénzügyei rendben legyenek. A megfelelő pénzügyi irányítással a szervezet küldetésére összpontosíthat, és pozitív hatást gyakorolhat a közösségére.
A nonprofit szervezetek a könyvelés egy sajátos típusát, az úgynevezett alapkönyvelést használják. Az alapszámvitel egy olyan számviteli rendszer, amely a szervezeten belül egy adott alap vagy program pénzügyi tevékenységének nyomon követésére és jelentésére összpontosít. A nonprofit szervezeteknek általában több alapjuk van, amelyek mindegyike egy adott célra, például egy adott támogatásra vagy programra szolgál.
Az alapok könyvelése elkülöníti az egyes alapok pénzügyi nyilvántartásait a szervezet főkönyvétől, amely a teljes pénzügyi tevékenység nyomon követésére szolgál. Ez lehetővé teszi a nonprofit szervezetek számára, hogy könnyen nyomon kövessék és külön-külön számoljanak be az egyes alapok pénzügyi tevékenységéről, ami fontos a szabályozási követelményeknek való megfelelés, valamint az adományozók és más érdekeltek felé történő elszámoltathatóság bizonyítása szempontjából.
Az alapok könyvelésén kívül a nonprofit szervezetek más számviteli módszereket is alkalmaznak, például az eredményszemléletű könyvelést, amely a bevételeket és kiadásokat akkor könyveli, amikor azok keletkeznek vagy felmerülnek, függetlenül attól, hogy a készpénz mikor érkezik vagy mikor kerül kifizetésre. A nonprofit szervezetek pénzügyi kimutatásokat is használnak, mint például a pénzügyi helyzetről szóló kimutatás (mérleg) és a tevékenységről szóló kimutatás (eredménykimutatás), hogy beszámoljanak pénzügyi helyzetükről és tevékenységükről az érdekeltek számára.
Négy alapvető pénzügyi kimutatásra van szükség egy nonprofit szervezet számára. Ezek a kimutatások fontos pénzügyi információkat nyújtanak, és segítenek az érdekelteknek megérteni a szervezet pénzügyi helyzetét és teljesítményét.
1. Pénzügyi helyzetre vonatkozó kimutatás: Ezt a kimutatást mérlegnek is nevezik. A szervezet eszközeit, kötelezettségeit és nettó vagyonát mutatja be egy adott időpontban. Információt nyújt a szervezet likviditásáról, fizetőképességéről és pénzügyi helyzetéről.
2. Tevékenységek kimutatása: Ezt a kimutatást eredménykimutatásnak vagy működési kimutatásnak is nevezik. A szervezet bevételeit, kiadásait, nyereségeit és veszteségeit mutatja be egy adott időszakra vonatkozóan. Információt nyújt a szervezet pénzügyi teljesítményéről, beleértve a szervezet bevételtermelő és kiadáskezelő képességét.
3. Pénzforgalmi kimutatás: Ez a kimutatás a szervezet pénzbevételeit és pénzkiadásait mutatja be egy adott időszak alatt. Információt nyújt a szervezet készpénztermelő és pénzforgalmát kezelő képességéről.
4. Funkcionális kiadások kimutatása: Ez a kimutatás a szervezet kiadásait mutatja be funkciók szerint, például program, adminisztráció és adománygyűjtés szerint. Információt nyújt arról, hogy a szervezet hogyan osztja el erőforrásait és hogyan kezeli kiadásait.
Ez a négy pénzügyi kimutatás fontos eszköz a nonprofit szervezetek számára, hogy pénzügyi helyzetükről, teljesítményükről és pénzforgalmukról tájékoztassák az érdekelt feleket, például az adományozókat, a támogatókat, az igazgatósági tagokat és a nyilvánosságot.