Amikor ingatlanlízingről van szó, rengeteg dokumentumot kell nyomon követni ahhoz, hogy minden zökkenőmentesen menjen. Az egyik legfontosabb dokumentum minden bérbeadó vagy ingatlankezelő számára a bérleti főkönyv. De mi is pontosan az a bérleti főkönyv, és miért olyan fontos?
A legalapvetőbb szinten a bérleti főkönyv egyszerűen az összes olyan bérleti szerződés nyilvántartása, amelyet a bérbeadó egy adott ingatlanra vonatkozóan kötött. Ez a főkönyv általában tartalmazza a bérleti szerződést aláíró bérlők adatait, a bérleti feltételeket (például a bérleti szerződés időtartamát és a havi bérleti díjat), valamint a bérleti jogviszonnyal kapcsolatos egyéb fontos részleteket. A bérleti főkönyv lényegében az ingatlan bérleti szerződéseivel kapcsolatos összes fontos információ központi tárolójaként működik.
Miért olyan fontos tehát a bérleti főkönyv? A bérbeadók és az ingatlankezelők számára a bérleti főkönyv elengedhetetlen eszköz az általuk kötött összes bérleti szerződés nyomon követéséhez. A részletes és pontos bérleti főkönyv vezetésével az ingatlankezelők biztosíthatják, hogy véletlenül ne foglaljanak le kétszer egy egységet, vagy ne mulasszák el a bérleti díj beszedését egy bérlőtől. Ezenkívül egy átfogó bérleti főkönyv hasznos lehet, amikor a bérleti szerződések megújítására vagy a bérleti díj emeléséről szóló tárgyalásokra kerül a sor.
A bérleti főkönyv másik fontos felhasználási módja a könyvelés. Azáltal, hogy az ingatlan összes bérleti szerződését egy helyen tartják nyilván, a bérbeadók és az ingatlankezelők könnyen készíthetnek olyan jelentéseket, amelyek bemutatják az egyes bérleti szerződésekkel kapcsolatos bevételeket és kiadásokat. Ez az információ hihetetlenül hasznos lehet, amikor eljön az adóbevallás vagy a pénzügyi kimutatások elkészítésének ideje.
Összességében a bérleti főkönyv alapvető fontosságú eszköz mindazok számára, akik ingatlanok bérbeadásával foglalkoznak. Akár bérbeadó, vagyonkezelő, akár bérlő, a bérleti főkönyv és annak fontosságának megértése segíthet abban, hogy a bérbeadás a lehető legsimább és legsikeresebb legyen.
A főkönyvi egyenleg a bérbeadótól a bérlő által a bérbeadójának egy adott időpontban járó pénzösszegre utal. A könyvelésben a főkönyv egy olyan nyilvántartási rendszer, amely egy vállalkozás vagy magánszemély összes pénzügyi tranzakcióját nyomon követi. A főkönyvi egyenleg jellemzően tartalmazza a bérlő által teljesített összes bérleti díjfizetést, valamint a fennálló bérleti díjtartozást.
A főkönyvi egyenlegek segítségével a bérbeadók nyomon követik bérlőik bérleti díjfizetéseit, és biztosítják, hogy minden hónapban a megfelelő összegű bérleti díjat kapják meg. A főkönyvi egyenlegeket arra is használhatják, hogy azonosítsák azokat a bérlőket, akik elmaradtak a lakbérfizetéssel, és megtegyék a megfelelő intézkedéseket, például emlékeztetőket küldjenek vagy jogi eljárást kezdeményezzenek.
A bérlők arra is használhatják a főkönyvi egyenlegeket, hogy nyomon kövessék saját lakbérfizetéseiket, és biztosítsák, hogy naprakészek legyenek lakbérfizetési kötelezettségeikkel. Ellenőrizhetik főkönyvi egyenlegüket, hogy megerősítsék az esedékes bérleti díj összegét, és elkerüljék az esetleges késedelmi díjakat vagy büntetéseket.
Összességében a főkönyvi egyenleg a bérbeadó részéről egy fontos számviteli fogalom, amely segít biztosítani, hogy a bérleti díjfizetéseket pontosan rögzítsék, és hogy mind a bérbeadók, mind a bérlők tisztában legyenek pénzügyi kötelezettségeikkel.
A bérleti főkönyv létrehozása fontos szempont a bérlakások kezelésében, mivel segít a bérlők által fizetett bérleti díjak nyomon követésében. A bérleti főkönyv létrehozásához a következő lépéseket lehet megtenni:
1. Gyűjtse össze a bérlők adatait: Gyűjtsön össze minden lényeges információt a bérlőkről, beleértve a nevüket, elérhetőségüket, a bérleti szerződés dátumát és a bérleti díj összegét.
2. Válasszon formátumot: Döntsön a bérleti főkönyv formátumáról. Ezt megteheti egy táblázatkezelő programmal, például a Microsoft Excel vagy a Google Sheets segítségével, vagy használhat speciális könyvelőszoftvert is.
3. Hozzon létre egy táblázatot: Hozzon létre egy táblázatot a bérlők nevének, a bérleti díjak összegének, a kifizetések dátumának és a kintlévőségeknek az oszlopaiból.
4. Rögzítse a bérlői kifizetéseket: Rögzítse a bérlők által teljesített összes bérleti díjfizetést a táblázat megfelelő oszlopában. Ennek tartalmaznia kell a fizetés dátumát, a kifizetett összeget és a fizetéssel kapcsolatos megjegyzéseket.
5. Számítsa ki a fennálló egyenlegeket: Számítsa ki az egyes bérlők kintlévőségét úgy, hogy kivonja a teljes kifizetett bérleti díjat a teljes tartozásból.
6. Rendszeresen frissítse a főkönyvet: Rendszeresen frissítse a bérleti főkönyvet, hogy az pontos és naprakész maradjon.
7. Használja a bérleti főkönyvet a könyveléshez: A bérleti főkönyvet könyvelési célokra is lehet használni, beleértve a bérleti bevételek, kiadások és nyereség nyomon követését.
Ezeket a lépéseket követve a bérbeadók és az ingatlankezelők létrehozhatnak egy bérleti főkönyvet, amely segíthet nekik a bérleményeik hatékonyabb kezelésében.
A bérleti díjra vonatkozó főkönyv jellemzően a bérleti díjfizetésekkel, bevételekkel és egyéb kapcsolódó kiadásokkal kapcsolatos összes tranzakció részletes nyilvántartását tartalmazza. A főkönyv jellemzően külön számlákat tartalmaz minden egyes bérlőre vagy bérleményre vonatkozóan, és tartalmazhat számlákat a kaucióról, a bérleti díjhátralékokról és egyéb kapcsolódó kiadásokról is.
A bérleti díjra vonatkozó főkönyv jellemzően tartalmazza a tranzakció dátumát, a kifizetett vagy kapott összeget és a tranzakció leírását tartalmazó oszlopokat. Ezek az információk a bérleti díjjal kapcsolatos valamennyi tranzakció pontos nyilvántartását szolgálják, és elengedhetetlenek a bérleti díjakból származó bevételek és kiadások időbeli követéséhez.
A főkönyvön kívül a legtöbb bérbeadó és ingatlankezelő speciális szoftverprogramokat is használ a bérleti díj számlák kezelésére. Ezek a programok jellemzően olyan funkciókat tartalmaznak, mint az automatikus bérleti díj beszedés, bérleti díj emlékeztetők és részletes jelentési eszközök, amelyek lehetővé teszik a bérbeadók számára, hogy könnyen nyomon kövessék bérleti bevételeiket és kiadásaikat. Összességében a bérleti díj főkönyve alapvető eszköz minden bérbeadó vagy ingatlankezelő számára, és fontos része a pontos pénzügyi nyilvántartások vezetésének a bérleményeket illetően.