A költségszámla kezelése létfontosságú feladat minden vállalkozás vagy magánszemély számára, aki nyomon akarja követni a kiadásait. Eljön azonban az idő, amikor le kell zárni a számlát, akár azért, mert a projekt befejeződött, akár azért, mert elhagyja a munkahelyét. Fontos, hogy a számla megfelelő lezárásáról gondoskodjon, hogy elkerülje a későbbi bonyodalmakat. Ebben a cikkben arról lesz szó, hogyan kell lezárni egy költségszámlát.
1. lépés: Tekintse át és egyeztesse a kiadásait
Az első lépés a költségszámla lezárása előtt az, hogy tekintse át és egyeztesse az összes kiadását. Ez azt jelenti, hogy ellenőrizze az összes nyugtáját, és győződjön meg arról, hogy mindegyik pontosan szerepel a számláján. Ez a folyamat segít azonosítani az esetleges eltéréseket, például a kétszeres kifizetéseket vagy a fel nem ismert kiadásokat. Miután egyeztette a kiadásait, továbbléphet a következő lépésre.
2. lépés: A költségelszámolás benyújtása
A következő lépés a költségelszámolás benyújtása a munkáltatójának vagy az illetékes részlegnek. A költségelszámolásnak tartalmaznia kell a számla által lefedett időszakban felmerült összes költséget. Ügyeljen arra, hogy a jelentés pontos és teljes legyen, és csatolja hozzá az összes szükséges bizonylatot. Munkáltatója átnézi a jelentést, és meggyőződik arról, hogy minden költség jogszerű és a vállalat szabályzatának megfelelő.
3. lépés: Adja vissza a fel nem használt pénzeszközöket
Ha a költségszámláján fel nem használt pénzeszközök vannak, azokat vissza kell adnia a munkáltatójának. Ez általában egy csekk megírásával vagy a pénzeszközöknek a vállalat számlájára történő visszautalásával történik. Győződjön meg róla, hogy követi a vállalatnak a fel nem használt pénzeszközök visszautalására vonatkozó eljárásait.
4. lépés: A számla lezárása
Miután a költségelszámolást jóváhagyták, és a fel nem használt összegeket visszautalták, folytathatja a számla lezárását. Ehhez általában ki kell töltenie egy űrlapot, vagy el kell küldenie egy e-mailt az illetékes részlegnek. Győződjön meg róla, hogy követi a vállalatnak a számla lezárására vonatkozó eljárásait.
Összefoglalva, a költségszámla kezelése fontos feladat, amely a részletekre és a pontosságra való odafigyelést igényel. Amikor eljön a számla lezárásának ideje, győződjön meg róla, hogy követi a megfelelő eljárásokat, hogy elkerülje a későbbi komplikációkat. A kiadások áttekintésével és egyeztetésével, a pontos költségelszámolás benyújtásával, a fel nem használt összegek visszautalásával, valamint a számla lezárására vonatkozó vállalati eljárások betartásával biztosíthatja a zökkenőmentes és problémamentes folyamatot.
A költségek záró könyvelése egy olyan naplóbejegyzés, amelyet a számviteli időszak végén végeznek el, hogy lezárják az összes ideiglenes költségszámlát, és egyenlegüket átvezetik a bevételi összesítő számlára. Ennek a bejegyzésnek az a célja, hogy lenullázza az ideiglenes számlákat, és felkészítse őket a következő elszámolási időszakra.
A költségek záró könyvelése általában az egyes ideiglenes költségszámlák megterhelését és a bevételi gyűjtőszámla jóváírását jelenti az elszámolási időszakban felmerült költségek teljes összegével. A bevételi összesítő számla egy ideiglenes számla, amelyet az adott időszak bevételeinek és ráfordításainak összegzésére használnak, és a zárási folyamat következő lépésében kerül lezárásra.
Miután a kiadások átvezetésre kerültek a bevételi összesítő számlára, a következő lépés a bevételi összesítő számla lezárása az egyenlegének az eredménytartalék számlára történő átvezetésével. Ez a bevételi összesítő számla megterhelésével és az eredménytartalék számla jóváírásával történik az időszak teljes nettó jövedelmével vagy veszteségével.
Végül az eredménytartalék számla zárása az egyenlegének a mérlegbe történő átvezetésével történik. Ez úgy történik, hogy megterhelik az eredménytartalék számlát, és jóváírják a mérleg számlán az időszak teljes eredménytartalékát.
Összefoglalva, a költségek záró könyvelése az ideiglenes költségszámlák megterhelését és a bevételi összesítő számla jóváírását jelenti, amelyet aztán az egyenlegének az eredménytartalék számlára történő átvezetésével zárunk le, amelyet aztán az egyenlegének a mérlegbe történő átvezetésével zárunk le.
Egy költség főkönyvi számla lezárása több lépést foglal magában, amelyek a következők:
1. Tekintse át a számla egyenlegét: A főkönyvi költségszámla lezárása előtt fontos, hogy felülvizsgálja a számla egyenlegét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden költséget pontosan és hiánytalanul rögzítettek. Ez segít biztosítani, hogy a számla a helyes egyenleggel kerüljön lezárásra.
2. Végezze el a szükséges kiigazításokat: Ha a felülvizsgálat során bármilyen hibát vagy mulasztást észlel, végezze el a szükséges kiigazításokat a számla egyenlegén, hogy az pontos legyen.
3. Rögzítsen minden elhatárolást vagy halasztást: Ha vannak elhatárolt vagy elhalasztott, de a számlán még nem rögzített kiadások, a számla lezárása előtt mindenképpen rögzítse azokat.
4. Zárja le a számlát: Ha minden szükséges kiigazítás megtörtént, és minden kiadás rögzítésre került, a számlát le lehet zárni. Ez úgy történik, hogy a számla egyenlegét átvezetjük egy másik számlára, jellemzően egy eredménytartalék számlára, amely a vállalat teljes nyereségének vagy veszteségének nyomon követésére szolgál.
5. A zárás utáni próbamérleg: A számla lezárása után fontos elkészíteni egy zárás utáni próbamérleget, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy minden számla egyensúlyban van, és hogy a pénzügyi kimutatások pontosak. Ennek a próbaegyenlegnek csak azokat a számlákat kell tartalmaznia, amelyeket nem zártak le, például a bevételi és eszközszámlákat.
Összefoglalva, egy költségkönyvi számla lezárásához felül kell vizsgálnia a számla egyenlegét, el kell végeznie a szükséges kiigazításokat, rögzítenie kell az elhatárolásokat vagy halasztásokat, le kell zárnia a számlát, és el kell készítenie a zárás utáni próbamérleget.