A kisösszegű leírások bármely szervezet számára szükséges részét képezhetik a pontos pénzügyi nyilvántartások vezetésének. Ezeket a leírásokat általában olyan kintlévőségek vagy egyenlegek esetében alkalmazzák, amelyek túl kicsik ahhoz, hogy megérje az időt és az erőforrásokat a behajtásukra fordítani. Fontos azonban, hogy megfelelő eljárást kövessenek annak biztosítása érdekében, hogy a leírást helyesen dokumentálják, és hogy minden szükséges lépést megtettek.
A kis összegű követelések leírására irányuló eljárás első lépése a leírásra alkalmas számlák vagy tartozások azonosítása. Ez elvégezhető a szervezet pénzügyi nyilvántartásának áttekintésével, és az olyan egyenlegek azonosításával, amelyek már jelentős ideje fennállóak, vagy egy bizonyos küszöbérték, például 50 vagy 100 dollár alatt vannak. Fontos meggyőződni arról, hogy a követelések behajtására vonatkozó valamennyi jogi követelmény teljesült, mielőtt a leírást fontolóra vennék.
A számlák vagy tartozások azonosítása után a következő lépés a kisösszegű leírási űrlap elkészítése. Ennek a nyomtatványnak tartalmaznia kell a számla vagy tartozás adatait, a leírás okát és az azt alátámasztó dokumentumokat. A nyomtatványnak tartalmaznia kell egy jóváhagyási részt is, amelyben a felettes vagy a vezető aláírja a leírást.
A nyomtatvány kitöltése és jóváhagyása után a következő lépés a szervezet pénzügyi nyilvántartásának frissítése. Ez magában foglalja a leírás veszteségként történő rögzítését a megfelelő számlán, valamint a fennálló egyenlegek vagy számlák frissítését a változás tükrözése érdekében. Fontos, hogy minden leírásról pontos nyilvántartást vezessenek, hogy a szervezet pénzügyi kimutatásai pontosak és naprakészek legyenek.
Végül fontos, hogy a leírást közölje az érintett felekkel, például az adóssal vagy az ügyféllel. Ez történhet levélben vagy e-mailben, amely elmagyarázza a leírás okát, és megadja a szükséges információkat. A kommunikáció fontos az átláthatóság és az ügyfelekkel szembeni bizalom fenntartása, valamint a zavarok és félreértések elkerülése érdekében.
Összefoglalva, a kisösszegű leírások bármely szervezet számára fontos részét képezhetik a pontos pénzügyi nyilvántartások vezetésének. A megfelelő eljárás követésével – beleértve a minősített számlák azonosítását, a leírási űrlap elkészítését, a pénzügyi nyilvántartások frissítését és a leírás kommunikálását – a szervezetek biztosíthatják, hogy pénzügyi kimutatásaik pontosak és naprakészek legyenek.
A humánerőforrással összefüggésben az egyenleg leírása általában egy olyan kintlévőség vagy egyenleg megszüntetésének folyamatát jelenti, amellyel egy munkavállaló tartozik a munkáltatójának. Az alábbiakban ismertetjük az egyenleg leírásának lépéseit a HR-szakmában:
1. Tekintse át a munkavállaló fennálló egyenlegét: Az egyenleg leírása előtt fontos, hogy felülvizsgálja a munkavállaló számláját, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a tartozás jogszerű és pontos.
2. Határozza meg, hogy a tartozás leírható-e: A vállalat irányelveitől és a tartozás jellegétől függően lehetséges vagy nem lehetséges az egyenleg leírása. Egyes tartozások, például az adók vagy a bértúlfizetések esetében előfordulhat, hogy azokat teljes egészében vissza kell fizetni.
3. Kérjen jóváhagyást: Ha a tartozás leírható, előfordulhat, hogy a folytatás előtt be kell szereznie egy felettes vagy vezető jóváhagyását.
4. Hozzon létre egy leírási bejegyzést: A vállalat számviteli rendszerében hozzon létre egy leírási bejegyzést, amely nullára csökkenti a munkavállaló egyenlegét. A bejegyzésnek tartalmaznia kell a munkavállaló nevét, a leírás összegét és a leírás okát.
5. Értesítse a munkavállalót: A leírás feldolgozása után értesítse a munkavállalót arról, hogy az egyenlegét törölték. Érdemes átadni neki a leírási bejegyzés másolatát is a nyilvántartás számára.
6. Frissítse a nyilvántartásokat: Végül frissítse a munkavállaló nyilvántartását a HR-rendszerben, hogy az tükrözze a leírást. Ez biztosítja, hogy a munkavállaló számlája pontosan tükrözze az aktuális egyenlegét.
A mérlegben történő leírás akkor kerül rögzítésre, amikor a vállalat úgy dönt, hogy egy bizonyos eszköz vagy kötelezettség már nem térül meg, vagy nincs értéke. A leírás mérlegben történő rögzítésének folyamata a következő lépésekből áll:
1. Azonosítsa a leírandó eszközt vagy kötelezettséget: Az első lépés a leírandó eszköz vagy kötelezettség azonosítása. Ez lehet egy olyan készlettétel, amely már nem értékesíthető, egy behajthatatlannak ítélt követelés vagy egy olyan tárgyi eszköz, amely már nem használható.
2. Számítsa ki a leírandó összeget: A következő lépés a leírandó összeg meghatározása. Ez általában az eszköz bekerülési értéke vagy a már nem behajtható kötelezettség összege.
3. Hozzon létre egy naplóbejegyzést: Miután meghatározták a leírandó összeget, naplóbejegyzést kell készíteni a leírás mérlegben történő rögzítéséhez. A naplóbejegyzésnek meg kell terhelni a leírandó eszköz- vagy forrásszámlát, és jóvá kell írni a megfelelő költségszámlát.
4. A mérleg frissítése: Végül frissíteni kell a mérleget, hogy az tükrözze a leírást. A leírásra kerülő eszközt vagy kötelezettséget el kell távolítani a mérlegből, a költségszámlát pedig fel kell venni az eredménykimutatásba.
Fontos megjegyezni, hogy a leírások jelentős hatást gyakorolhatnak a vállalat pénzügyi kimutatásaira, ezért azokat gondosan felül kell vizsgálni és jóvá kell hagyatni a megfelelő személyzettel, például a vállalat könyvelőjével vagy kontrollerével.