Mindannyian jártunk már így: megnyomtuk a küldés gombot, és pillanatokkal később rájöttünk, hogy hibát követtünk el. Legyen szó elírásról, nem kívánt címzettről vagy rosszul megfogalmazott üzenetről, a megbánás érzése nyomasztó lehet. Szerencsére a Microsoft Outlook kínál egy praktikus funkciót, a „Küldés visszavonása” nevű funkciót, amely lehetővé teszi, hogy visszavonja az e-mailt, mielőtt az elérné a célállomást. Ebben az útmutatóban megvizsgáljuk, hogyan használhatja ezt a funkciót, és hogyan biztosíthatja, hogy az e-maileket magabiztosan küldje el.
Mielőtt elkezdené használni a küldés visszavonását, meg kell győződnie arról, hogy a funkció engedélyezve van az Outlookban. Ehhez nyissa meg az Outlookot, és kattintson a bal felső sarokban a „Fájl” gombra. Ott válassza a „Beállítások” menüpontot, majd kattintson a „Levél” menüpontra. Görgessen lefelé, amíg meg nem látja a „Küldés visszavonása” részt, és jelölje be a „Küldés visszavonásának engedélyezése” melletti négyzetet. Beállíthatja a funkció időkorlátját is, amely meghatározza, hogy mennyi időn belül vonhatja vissza az e-mailt, miután megnyomta a küldés gombot.
Most, hogy a küldés visszavonása engedélyezve van, használhatja az elküldött e-mailek visszavonására. Miután megnyomta a küldés gombot, az Outlook a képernyő alján megjelenik egy üzenet: „Az üzenete elküldésre került”. Ez az üzenet tartalmaz egy „Visszavonás” gombot is, amelyre kattintva visszavonhatja az e-mailt. Alternatívaként a „Ctrl + Z” billentyűkombinációval is visszavonhatja a küldést.
Miután rákattintott a „Visszavonás” gombra vagy használta a billentyűparancsot, az Outlook visszavonja az e-mailt, és visszaviszi az üzenetablakba. Onnan elvégezheti a szükséges módosításokat, majd újra elküldheti az e-mailt. Fontos megjegyezni, hogy a visszavonás nem azonnali – az Outlook néhány másodpercet vesz igénybe az üzenet visszakeresése, mielőtt az teljesen visszavonásra kerülne.
Bár a Küldés visszavonása hasznos funkció, nem helyettesíti a jó e-mail szokásokat. Mielőtt megnyomja a küldés gombot, szánjon rá egy pillanatot, hogy átnézze az üzenetét, és győződjön meg róla, hogy az hibátlan és megfelelő a címzettnek. Ellenőrizze kétszer az e-mail címeket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a megfelelő személynek küldi az üzenetet. Ha pedig bizonytalan az üzenet tartalmát illetően, fontolja meg, hogy várjon és később átdolgozza azt.
Összefoglalva, az Undo Send egy értékes eszköz, amely segíthet elkerülni a kínos hibákat, és biztosítja, hogy az e-maileket magabiztosan küldje el. Ezen egyszerű lépések betartásával és a helyes e-mail szokások gyakorlásával a legtöbbet hozhatja ki ebből a funkcióból, és hatékonyan kommunikálhat a címzettekkel.
Ha már elküldött egy e-mailt, és szeretné visszavonni a küldést, a folyamat az Ön által használt e-mail szolgáltatástól függően változhat. Van azonban néhány általános lépés, amelyet követhet:
1. Nyissa meg az e-mail fiókját, és lépjen az elküldött mappába.
2. Keresse meg a lemondani kívánt e-mailt, és nyissa meg.
3. Keresse meg a „Visszavonás” vagy a „Megszüntetés” opciót. Ez az e-mail alján vagy az eszköztár tetején található.
4. Kattintson a „Visszavonás” vagy „Visszavonás” lehetőségre. Ez megakadályozza az e-mail elküldését, ha az még nem került kézbesítésre.
5. Ha az e-mail már kézbesítésre került, egyes e-mail szolgáltatások lehetővé teszik az üzenet visszahívását. Keresse meg a „Visszahívás” opciót, és kövesse a megadott utasításokat.
Fontos megjegyezni, hogy az e-mail visszavonásának vagy visszahívásának lehetősége nem mindig garantált, és az Ön által használt e-mail szolgáltatástól függően lehetnek korlátozások vagy feltételek. Annak érdekében, hogy elkerülje az e-mail visszavonásának szükségességét, ajánlott kétszer is ellenőrizni a címzettet és az e-mail tartalmát, mielőtt megnyomja a küldés gombot.
Igen, egy óra elteltével visszavonhat egy e-mailt az Outlookban, de csak akkor, ha engedélyezte az Outlook-fiókjában a „Küldés visszavonása” funkciót. Alapértelmezés szerint az Outlook 30 másodperces ablakot biztosít az elküldött e-mail visszavonására, de ezt az időt akár 60 percre is növelheti.
E funkció beállításához az Outlookban kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg az Outlookot, és kattintson a „Fájl” fülre.
2. Kattintson a „Beállítások” gombra, majd válassza ki a bal oldali ablaktáblából a „Levél” menüpontot.
3. Görgessen le az „Üzenetek küldése” szakaszhoz, és jelölje be a „Küldés visszavonása” melletti négyzetet.
4. A legördülő menüből válassza ki azt az időtartamot, amelyre engedélyezni kívánja a „Küldés visszavonása” funkciót.
5. Kattintson az „OK” gombra a módosítások mentéséhez.
Miután engedélyezte a funkciót, a következő lépésekkel visszavonhatja az e-mail elküldését:
1. Menjen az Outlookban az „Elküldött elemek” mappába.
2. Válassza ki a törölni kívánt e-mailt.
3. Kattintson a képernyő tetején található „Műveletek” fülre.
4. Válassza ki a legördülő menüből a „Visszahívni ezt az üzenetet” lehetőséget.
5. Válassza ki, hogy törölni kívánja-e az e-mailt, vagy új üzenettel kívánja helyettesíteni.
6. Kattintson az „OK” gombra a művelet megerősítéséhez.
Fontos megjegyezni, hogy a „Küldés visszavonása” funkció nem üzembiztos, és nem minden esetben működik. Továbbá, ha a címzett már megnyitotta az e-mailt, vagy ha az továbbításra került, a küldés visszavonása funkció nem fog működni. Ezért mindig tanácsos kétszer is ellenőrizni az e-maileket, mielőtt elküldi őket, hogy elkerülje az esetleges kellemetlenségeket vagy hibákat.
Egy Outlook e-mail törlése nem feltétlenül törli azt a másik személy számára. Ha valakinek e-mailt küldött, és az illető megkapta azt, az e-mail törlése a saját Outlook-fiókjából csak a saját postaládájából és az elküldött elemekből távolítja el. A címzettnek továbbra is megmarad az e-mail a saját postaládájában, és a szokásos módon hozzáférhet hozzá.
Ha azonban az Outlook visszahívási funkcióját használta, akkor ez megpróbálja visszahívni az e-mailt a címzett postaládájából, és egy új üzenettel helyettesíti azt. Ez a funkció csak akkor működik, ha a címzett még nem nyitotta meg az e-mailt, és az Outlook beállításai lehetővé teszik az üzenet visszahívását.
Általánosságban fontos, hogy odafigyeljen arra, hogy mit küld e-mailekben, mivel az elküldés után már nem áll az Ön ellenőrzése alatt. Ha vissza kell vonnia vagy szerkesztenie egy üzenetet, a legjobb, ha közvetlenül a címzettel kommunikál, és megkéri, hogy törölje vagy hagyja figyelmen kívül az eredeti üzenetet.