A mai digitális korban az e-mail vált az elsődleges kommunikációs móddá mind személyes, mind szakmai célokra. Az e-mail növekvő használata miatt fontos tudni, hogyan kell hivatkozni egy e-mailre a válaszban, hogy elkerüljük a félreértéseket és a félreérthető kommunikációt. Íme egy útmutató arról, hogyan kell hivatkozni egy e-mailre egy válaszban.
Amikor válaszában egy e-mailt idéz, fontos, hogy a feladó nevével és az e-mail küldésének dátumával kezdje. Ez segít a kontextus megteremtésében, és megkönnyíti a címzett számára, hogy megértse az e-mail célját. Válaszát például így kezdheti: „Szia John, Köszönöm a június 1-jén küldött e-mailt”.
Ha közvetlenül az eredeti e-mailből idéz, mindenképpen használjon idézőjeleket, hogy jelezze, hogy közvetlen idézetről van szó. Ez segít megkülönböztetni az Ön és a feladó szavait. Például: „Ahogy az e-mailben említette: ‘Szeretnék egy találkozót egyeztetni a jövő hétre'”, vagy „Hogy közvetlenül az Ön e-mailjét idézzem: ‘Érdekel, hogy többet megtudjak a szolgáltatásairól'”.
A megfelelő hozzárendelés érdekében fontos, hogy az idézetben szerepeljen a feladó e-mail címe. Ez segít a címzettnek azonosítani az e-mail forrását, és megfelelően reagálni. Például: „Szia John, Köszönjük a június 1-jén a [email protected] címről küldött e-mailt…”.
Amikor válaszában egy e-mailt idéz, kerülje az eredeti e-mail egyszerű másolását és beillesztését. Ehelyett saját szavaival foglalja össze vagy parafrazálja az e-mail tartalmát. Ez nemcsak a plágium elkerülését segíti, hanem azt is mutatja, hogy megértette az üzenetet, és átgondoltan válaszol.
Összefoglalva, az e-mail idézése a válaszában fontos szempont az e-mailes kommunikációban. Segít a kontextus megadásában, a félreértések elkerülésében és a megfelelő hozzárendelés biztosításában. Ha követi ezeket az egyszerű lépéseket, elsajátíthatja az e-mail idézés művészetét, és hatékonyan kommunikálhat kollégáival, ügyfeleivel és barátaival.
Amikor egy e-mailt idéz egy szövegben, néhány dolgot szem előtt kell tartania az egyértelműség és a pontosság érdekében. Itt vannak a követendő lépések:
1. Kezdje egyértelmű bevezetéssel: Mielőtt idézné az e-mailt, mutassa be a feladót és az e-mail szövegkörnyezetét. Például írhatja azt, hogy: „Ahogy Jane a tegnapi e-mailjében említette”, vagy „Válaszul John kérdésére a projekt idővonalával kapcsolatban”.
2. Használjon idézőjeleket: Hogy egyértelműen jelezze, hogy az e-mailt idézi, használjon idézőjeleket a másolandó szöveg körül. Ez segít megkülönböztetni az idézett szöveget a saját szavaitól.
3. Jelezze, hogy ki mit írt: A félreértések elkerülése érdekében fontos, hogy egyértelművé tegye, ki írta az e-mail egyes részeit. Ezt úgy teheti meg, hogy különböző betűtípusokat vagy színeket használ az egyes személyek szövegéhez, vagy az egyes részeket a feladó nevével jelöli.
4. Legyen szelektív: Ne idézze az egész e-mailt, hacsak nem szükséges az összefüggések miatt. Ehelyett koncentráljon azokra a konkrét részekre, amelyek relevánsak a szövege szempontjából.
5. Adja meg az attribútumot: Ha valaki más szavait idézi, ügyeljen a megfelelő attribútumra. Ez azt jelenti, hogy tüntesse fel a feladó nevét és az e-mail dátumát.
Összességében egy e-mail idézése egy szövegben megköveteli a részletekre való odafigyelést, és annak biztosítását, hogy az idézett szöveg világos, pontos és megfelelően attributált legyen.
Egy e-mail közlemény MLA-ban történő idézésekor a nem nyomtatott források idézésére vonatkozó általános irányelveket kell követnie. Kezdje a szerző nevével, majd az e-mail tárgysorával idézőjelben. Ezután adja meg az e-mail elküldésének dátumát, a címzett nevét és az e-mail médiumát (pl. e-mail). Íme egy példa az idézésre:
Vezetéknév, keresztnév. „Az e-mail tárgya”. Beérkezett a címzett neve, az e-mail küldésének dátuma, e-mail.
Például tegyük fel, hogy Ön kapott egy e-mailt John Smith-től, amelynek tárgya „Tárgyalás napirendje”. Az idézet így nézne ki:
Smith, John. „Értekezlet napirendje”. Beérkezett: Jane Doe, 2021. július 15., e-mail.
Fontos megjegyezni, hogy ha az e-mail egy vitafolyamat része volt, akkor az idézetbe az egész témát bele kell foglalnia. Ez segít az olvasónak megérteni az e-mailes kommunikáció kontextusát.
Igen, idézhet egy e-mailt APA-formátumban. Íme egy példa arra, hogyan kell ezt megtenni:
Vezetéknév, kezdőbetű. (Év, hónap, nap). Az e-mail tárgya [e-mail üzenet]. Az e-mail URL címéről letöltött üzenet.
Például:
Smith, J. (2021, március 26.). Megbeszélési jegyzetek [E-mail üzenet]. Retrieved from https://www.example.com/email-archives/meeting-notes-032621
Ebben a példában „Smith” a feladó vezetékneve, „J” a keresztneve, „2021” az email küldésének éve, „március 26” a küldés dátuma, „Meeting notes” az email tárgya, és „https://www.example.com/email-archives/meeting-notes-032621” az az URL, ahol az email elérhető.
Fontos megjegyezni, hogy az e-maileket csak akkor vegye fel az APA hivatkozási listájába, ha azok mások számára is visszakereshetők (pl. egy csoportos e-mail részét képezik, vagy egy weboldalon archiválva vannak). Ha az e-mail csak az Ön személyes postaládájában van, nem szükséges felvenni a hivatkozási listába.
Ha egy idézetre hivatkozik egy válaszban, fel kell tüntetnie az idézet forrását és a szerző nevét. Az Ön által használt formátumtól (pl. MLA, APA) függően az idézési stílus némileg eltérhet. Általánosságban a következő formátumot használhatja:
– MLA stílus esetén: (A szerző vezetékneve oldalszám)
Példa: „John Smith szerint ‘Az ég kék’ (Smith 24)”.
– APA stílus esetén: (A szerző vezetékneve, évszám, oldalszám)
Példa: „John Smith (2019) szerint ‘Az ég kék’ (Smith, 2019, 24. o.)”.
Fontos megjegyezni, hogy ha online forrásból származó idézetet idéz, akkor az URL-t vagy a DOI-t is fel kell tüntetnie az idézetben. Továbbá, ha olyan forrást idézel, amelynek több szerzője van, az idézetben fel kell tüntetned az összes szerző nevét.