Üzlettulajdonosként a pénzügyek hatékony kezelése elengedhetetlen a vállalat sikeréhez. A pénzügyi gazdálkodás egyik gyakran zavart keltő aspektusa az előre kifizetett készletkiadások kezelése. Az előre fizetett készlet olyan készletet jelent, amelyért már fizettek, de még nem használták fel vagy nem adták el. Ebben a cikkben arról lesz szó, hogy mikor kell az előre kifizetett készleteket költségként elszámolni, hogy biztosítsa vállalkozása pénzforgalmának maximalizálását.
Az előre fizetett készletek költségként történő elszámolásának általános szabálya, hogy a készlet költségét akkor kell elszámolni, amikor azt eladják. Ez az úgynevezett megfelelési elv, amely kimondja, hogy a kiadásokat ugyanabban az időszakban kell elszámolni, mint az általuk generált bevételt. Van azonban két olyan helyzet, amikor szükséges lehet az előre kifizetett készleteket az értékesítés előtt költségként elszámolni.
Az első helyzet az, amikor az előre kifizetett készlet értéke jelentősen csökkent. Ha a készlet piaci értéke a beszerzési ár alá csökkent, szükséges lehet a különbözetet veszteségként elszámolni. Ez az úgynevezett alacsonyabb bekerülési érték vagy piaci érték (LCM) módszer, amelyet a készlet pontos értékelésének biztosítására használnak.
A második helyzet az, amikor az előre kifizetett készlet már nem használható vagy értékesíthető. Ha a készlet elavulttá vagy sérültté vált, szükségessé válhat a készlet bekerülési értékének azonnali elszámolása. Ezt a leírási módszernek nevezik, és arra használják, hogy a használhatatlan készlet értékét kivegyék a vállalat könyveiből.
Fontos megjegyezni, hogy az előre fizetett készletek túl korai költségként való elszámolása negatív hatással lehet a vállalkozás pénzforgalmára. Ha a készletet még az eladás előtt költségként elszámolják, az csökkenti az egyéb kiadásokra rendelkezésre álló készpénz mennyiségét. Ezért fontos, hogy alaposan mérlegelje az előre kifizetett készletek költségként való elszámolásának szükségességét, és biztosítsa, hogy az a megfelelő időpontban történjen.
Összefoglalva, annak megértése, hogy mikor kell költségként elszámolni az előre fizetett készleteket, fontos része a vállalkozás pénzügyeinek kezelésének. Bár az általános szabály az, hogy a készlet bekerülési értékét akkor kell elszámolni, amikor azt eladják, előfordulhatnak olyan helyzetek, amikor a készletet hamarabb kell költségként elszámolni. Fontos azonban, hogy az előre fizetett készletek túl korai elszámolása előtt mérlegelje a vállalkozás pénzforgalmára gyakorolt hatást. Ezen irányelvek betartásával biztosíthatja, hogy vállalkozása maximalizálja pénzforgalmát és pontos pénzügyi nyilvántartást vezet.
Az előre fizetett készlet olyan számla, amely az előre kifizetett, de a vállalkozás által még nem átvett vagy fel nem használt készletet képviseli. A mérlegben forgóeszköznek minősül, mivel olyan erőforrást képvisel, amely várhatóan a következő 12 hónapon belül jövőbeli gazdasági hasznot fog nyújtani a vállalkozásnak.
A vállalkozások dönthetnek úgy, hogy a készleteket előre megvásárolják, hogy kihasználják az árengedményeket, vagy hogy biztosítsák, hogy elegendő készlettel rendelkeznek a vevői igények kielégítésére. Az előre kifizetett készleteket jellemzően az előre kifizetett készlet számlán terhelésként, a fizetéskor pedig a pénzforgalmi számlán jóváírásként könyvelik.
Amint a készletet átveszik és felhasználják, a készlet bekerülési értékét az előre fizetett készlet számláról átvezetik a készletszámlára. Ez a leltárszámla terhére történő terheléssel és az előre fizetett leltárszámla javára történő jóváírással történik.
Fontos, hogy a vállalkozások nyomon kövessék az előre fizetett leltárszámlájukat, hogy pontos nyilvántartást vezessenek a készletről, és hogy elkerüljék a leltár túlfizetését.
Az előre fizetett költségek olyan kiadások, amelyeket előre kifizetnek, de még nem merültek fel. Az előre fizetett költségek nyilvántartására két módszer létezik:
1. Elhatárolási alapon: Ennél a módszernél az előre fizetett költséget a kifizetés időpontjában eszközként könyvelik a mérlegben. Ezután, ahogy a ráfordítás felmerül, azt fokozatosan elszámolják azon időszak alatt, amelyre az előre kifizetett összeg vonatkozik. Például, ha egy vállalat egy évre szóló biztosítást fizet ki előre, akkor a kifizetést előre fizetett kiadásként könyveli, majd a biztosítási fedezet igénybevételének függvényében minden hónapban fokozatosan elszámolja.
2. Készpénzes alapon: Ennél a módszernél a teljes kifizetést abban az időszakban számolják el ráfordításként, amikor az kifizetésre kerül. Ennél a módszernél az előre fizetett ráfordítást nem viszik tovább eszközként, hanem azonnal költségként számolják el. Például, ha egy vállalat egy évre előre kifizeti a bérleti díjat, akkor a teljes kifizetést abban az időszakban számolja el ráfordításként, amelyben azt kifizették.
A két módszer közötti választás a vállalat számviteli politikájától és az előre fizetett kiadás jellegétől függ. Például, ha az előre fizetett kiadás jelentős, és hosszú időn keresztül fog felmerülni, az eredményszemléletű elszámolás lehet megfelelőbb. Ha azonban az előre fizetett kiadás kicsi, és gyorsan merül fel, a pénzforgalmi szemléletű elszámolás lehet megfelelőbb.
Az előre fizetett költségek olyan kiadások, amelyeket előre kifizettek, de amelyeket a vállalkozás még nem használt fel vagy nem fogyasztott el. Az előre fizetett költségek jellemzően eszközként szerepelnek a vállalkozás mérlegében, és fokozatosan kerülnek elszámolásra a költségek felmerülésének időszaka alatt.
Az előre fizetett költségek elszámolásához a következő lépéseket kell megtenni:
1. Határozza meg azt az időszakot, amely alatt az előre fizetett kiadás felhasználásra vagy felhasználásra kerül. Ezt általában „amortizációs időszaknak” nevezik.
2. Számítsa ki a havi vagy negyedéves ráfordítás összegét úgy, hogy az előre kifizetett teljes ráfordítást elosztja az amortizációs időszak hónapjainak vagy negyedéveinek számával.
3. Készítsen naplóbejegyzést a ráfordítás rögzítésére. Terhelje meg a költségszámlát a havi vagy negyedéves összeggel, és írja jóvá az előre fizetett költségek számláját ugyanezzel az összeggel.
4. Ismételje meg a naplóbejegyzést minden hónapban vagy negyedévben, amíg az előre fizetett kiadás teljes egészében el nem számolódik.
5. Minden hónap vagy negyedév végén az előre fizetett költségszámla egyenlegét csökkenteni kell a könyvelésbe vett költség összegével.
E lépések követésével a vállalkozás megfelelően elszámolhatja az előre fizetett költségeket abban az időszakban, amelyben azokat felhasználták, és biztosíthatja, hogy a pénzügyi kimutatások pontosan tükrözzék az adott időszakban felmerült kiadásokat.