A kintlévőségek bármely vállalkozás alapvető szempontja, és magában foglalja az összes pénz nyomon követését, amellyel vállalkozása tartozik a beszállítóknak, szállítóknak és más hitelezőknek. Ahhoz, hogy a kintlévőségek rendezettek legyenek, jól kell ismernie a rendszeresen elkészítendő jelentéseket. Íme a három legfontosabb kintlévőségi jelentés, amelyet ismernie kell:
A költségjelentés az egyik legkritikusabb kintlévőségi jelentés, amelyet el kell készítenie. Segítségével nyomon követheti az összes pénzt, amelyet vállalkozásában különböző kiadásokra költött. Ez a jelentés azért lényeges, mert lehetővé teszi, hogy azonosítsa a kiadási szokásaiban tapasztalható szabálytalanságokat, és megtegye a szükséges változtatásokat annak érdekében, hogy a költségvetésen belül maradjon. Ez a jelentés abban is segíthet, hogy azonosítsa azokat a területeket, ahol csökkentheti a kiadásait, ami hosszú távon segíthet pénzt megtakarítani.
Az elévülési jelentés egy másik alapvető fontosságú kintlévőségi jelentés, amelyet rendszeresen el kell készítenie. Ez a jelentés segít nyomon követni az összes pénzt, amellyel a beszállítóknak, szállítóknak és egyéb hitelezőknek tartozik. Segít azonosítani a késedelmes fizetéseket, ami segíthet elkerülni a késedelmi díjakat és egyéb büntetéseket. Ez a jelentés abban is segíthet, hogy azonosítsa a jövőben esetlegesen felmerülő pénzforgalmi problémákat, ami segíthet a megfelelő tervezésben.
A szállítói jelentés egy másik fontos szállítói jelentés, amelyet el kell készítenie. Ez a jelentés segít nyomon követni az összes pénzt, amellyel a különböző szállítóknak tartozik. Ez a jelentés segíthet azonosítani minden olyan szállítót, akinek tartozik, és azt is, hogy mennyi pénzzel tartozik nekik. Segíthet abban is, hogy azonosítsa azokat a beszállítókat, amelyekkel jó a kapcsolata, és azokat, amelyekkel esetleg újra kell értékelnie üzleti kapcsolatát.
Összefoglalva, a kintlévőségek nyomon követése alapvető fontosságú vállalkozása sikeréhez. E három, a fizetendő számlákról szóló jelentés rendszeres generálása segíthet Önnek abban, hogy szervezett maradjon, azonosítsa az esetleges problémákat, és megtegye a szükséges változtatásokat annak érdekében, hogy vállalkozása zökkenőmentesen működjön. A kintlévőségek nyomon követésével elkerülheti a késedelmi díjakat, büntetéseket és egyéb pénzügyi problémákat, amelyek hatással lehetnek vállalkozása sikerére.
Egy vállalkozás számára a legfontosabb fizetendő számla az lenne, amelyik a legnagyobb kötelezettséget jelenti, vagy amelyik a legrövidebb időn belül esedékes. Ez a vállalkozás jellegétől és pénzügyi kötelezettségeitől függően változhat.
Általánosságban azonban egy vállalkozás számára a legfontosabb szállítói számla az, amely a szállítók vagy beszállítók felé esedékes kifizetést jelenti. Ez azért van így, mert egy vállalkozás a beszállítóira és szállítóira támaszkodik a működéséhez szükséges áruk és szolgáltatások biztosításában. Ha ezeket a számlákat nem fizetik ki időben, az az ellátási lánc megszakadásához, a szállítókkal szembeni jó hírnév elvesztéséhez és akár jogi következményekhez is vezethet.
Emellett a beszállítókkal és szállítókkal való egészséges kapcsolat fenntartása döntő fontosságú a kedvező fizetési feltételek, árképzés és kedvezmények kialkudása szempontjából. Ezért a kötelezettségek időben történő kifizetése kritikus fontosságú a pozitív pénzforgalom fenntartása, a kamatkiadások minimalizálása és a büntetések vagy késedelmi díjak elkerülése szempontjából.
Összefoglalva, egy vállalkozás számára a legfontosabb szállítói számla az, amely a beszállítóknak vagy szállítóknak járó fizetést jelenti, mivel e számlák időben történő kifizetése kulcsfontosságú a velük való pozitív kapcsolat fenntartásához és a zökkenőmentes működés biztosításához.
A kötelezettségek három alapvető funkciója a következő:
1. A számlák feldolgozása: A fizetendő számlák felelősek a szállítóktól beérkező összes számla feldolgozásáért, és annak ellenőrzéséért, hogy azok pontosak és jogszerűek. Ez magában foglalja a számla és a megrendelés összevetését, valamint annak megerősítését, hogy az áruk vagy szolgáltatások az elvárásoknak megfelelően érkeztek. Miután a számlát jóváhagyták, a könyvelési számlák kifizetését ütemezik a szállítónak.
2. Fizetés feldolgozása: A fizetendő számlák felelősek a vállalat nevében a szállítóknak történő kifizetések végrehajtásáért. Ez magában foglalja a csekkek kibocsátását, az elektronikus fizetések kezdeményezését és annak biztosítását, hogy a kifizetések időben történjenek a késedelmi díjak vagy büntetések elkerülése érdekében.
3. Nyilvántartás: A fizetendő számlák felelősek az összes szállítói számla és kifizetés pontos és naprakész nyilvántartásának vezetéséért. Ez magában foglalja a fizetési határidők nyomon követését, a szállítói információk karbantartását és a szállítói egyenlegek egyeztetését a szállítói kimutatásokkal. A pontos nyilvántartás elengedhetetlen a pénzforgalom kezeléséhez, a költségvetés készítéséhez és a pénzügyi beszámoláshoz.
A kintlévőségek a számvitel és a könyvelés egyik kritikus funkciója, amely magában foglalja a vállalatnak a szállítói, beszállítói és szolgáltatói felé fennálló összes kifizetés kezelését és nyilvántartását. A kötelezettségek könyvelése során végzett négy fő feladat a következő:
1. Számlafeldolgozás: Ez magában foglalja a szállítóktól érkező számlák fogadását és annak ellenőrzését, hogy azok pontosak-e és megfelelnek-e a nyújtott áruknak vagy szolgáltatásoknak. A kintlévőségi osztálynak meg kell győződnie arról, hogy a számlát engedélyezték és jóváhagyták kifizetésre, mielőtt azt kifizetésre feldolgozná.
2. Fizetési feldolgozás: Ez magában foglalja a számlák tényleges kifizetését, miután azokat feldolgozták és jóváhagyták. A kintlévőségi részlegnek biztosítania kell, hogy a kifizetések időben és pontosan történjenek, és hogy az olyan fizetési módok, mint a csekkek, az elektronikus átutalások és a hitelkártyás fizetések megfelelően elszámolásra kerüljenek.
3. Szállítók kezelése: Ez magában foglalja az összes szállító pontos nyilvántartásának vezetését, beleértve a kapcsolattartási adatokat, a fizetési feltételeket és a kintlévőségeket. A fizetendő számlák osztályának biztosítania kell, hogy a szállítói információk naprakészek legyenek, és hogy az esetleges problémák vagy vitás kérdések időben és hatékonyan megoldódjanak.
4. Összehangolás: Ez magában foglalja a fizetendő számlák nyilvántartásának egyeztetését más pénzügyi nyilvántartásokkal a pontosság biztosítása és az esetleges eltérések azonosítása érdekében. A kintlévőségek osztályának biztosítania kell, hogy minden kifizetést pontosan rögzítsenek a számviteli rendszerben, és hogy a kintlévőségeket megfelelően elszámolják.