A behajthatatlan követelések kezelése minden szervezet pénzügyi irányításának lényeges eleme. A rossz kintlévőségek adódhatnak abból, hogy az ügyfelek nem fizetnek, csődbe mennek, vagy bármilyen más okból, ami megnehezíti a tartozások kifizetését. A behajthatatlan követelések elszámolásának egyik legelterjedtebb módszere a közvetlen leírás módszere. Ez a módszer egyszerű és egyértelmű módja a behajthatatlan követelések kezelésének, és a kisvállalkozások általánosan alkalmazzák.
A közvetlen leírási módszer lényege, hogy a behajthatatlan követelés összegét kivonják a követelések egyenlegéből, amikor megállapítják, hogy a követelés behajthatatlan. Ez a módszer az óvatosság elvén alapul, amely előírja, hogy a veszteségeket akkor kell elszámolni, amikor azok valószínűek és ésszerűen becsülhetők. E módszer szerint a behajthatatlan követelések leírása akkor történik, amikor azokat azonosítják, és a veszteséget a tárgyidőszakban számolják el.
1. Azonosítsa a rossz követelést: Az első lépés annak meghatározása, hogy mely követelések behajthatatlanok. Ez elvégezhető a követelések időbeli alakulásának áttekintésével és az ügyfelek hitelképességének felmérésével.
2. Távolítsa el a rossz követeléseket a követelések közül: Miután azonosították a behajthatatlan követelést, azt el kell távolítani a követelések egyenlegéből. Ezt egy olyan naplóbejegyzés létrehozásával lehet megtenni, amely megterheli a behajthatatlan követelés költségszámlát és jóváírja a követelésszámlát.
3. Ismerje el a veszteséget: A követelés leírásra került összegével meg kell terhelni a követelés költségszámlát. Ez csökkenti a szervezet folyó időszaki nettó eredményét.
4. Figyelje a követeléseket: Fontos a követelések folyamatos nyomon követése a jövőben esetlegesen felmerülő rossz követelések azonosítása érdekében. Ezáltal a szervezet lépéseket tehet a rossz követelések előfordulásának minimalizálására.
Összefoglalva, a közvetlen leírási módszer a kisvállalkozások számára hatékony módja a rossz követelések kezelésének. Fontos azonban megjegyezni, hogy ez a módszer nem tartja be a számvitel megfelelési elvét, amely előírja, hogy a kiadásokat abban az időszakban kell elszámolni, amelyben a kapcsolódó bevétel keletkezik. Ezért nem biztos, hogy alkalmas nagyobb szervezetek számára, amelyek pontosabb számviteli módszereket igényelnek. Mindazonáltal a közvetlen leírási módszer továbbra is hasznos eszköz marad a kisvállalkozások számára a behajthatatlan követelések kezelésére.
A számvitelben alkalmazott közvetlen leírási módszer szerint a vállalat akkor könyveli el a behajthatatlan követelések költségét, amikor megállapítja, hogy egy adott ügyfél követelésének egyenlege nem behajtható. Ez a módszer csak akkor teszi lehetővé a behajthatatlan követelések költségének elszámolását, amikor a vállalat már minden lehetséges eszközt kimerített a fennálló összeg ügyféltől való beszedésére.
Ez azt jelenti, hogy a behajthatatlan követelések költségét csak akkor számolják el, amikor a vállalatnak bizonyítéka van arra, hogy az ügyfél nem képes vagy nem hajlandó kifizetni a kintlévőségét. Ekkor a vállalat a követeléseket költségként leírja, ami csökkenti a követelések összegét, és növeli a követelésekkel kapcsolatos költséget az eredménykimutatásban.
Fontos azonban megjegyezni, hogy a közvetlen leírás módszere nem egy előnyben részesített módszer a behajthatatlan követelések elszámolására, mivel nem tükrözi pontosan a vállalat valós pénzügyi helyzetét. Ehelyett gyakran alkalmazzák az értékvesztés módszerét, amely az ügyfelektől való nemfizetés valószínűsége alapján becsüli meg és könyveli a követelésekkel kapcsolatos kiadásokat.
A közvetlen leírási módszer szerint a behajthatatlan követelések elszámolása úgy történik, hogy a követelések egyenlegét közvetlenül csökkentik a behajthatatlannak ítélt konkrét követelés összegével. Ezt a módszert jellemzően kisvállalkozásoknál vagy olyanoknál alkalmazzák, amelyeknél viszonylag alacsony a behajthatatlan követelések mennyisége.
A közvetlen leírási módszernek azonban számos hátránya van. Először is, nem felel meg pontosan a bevételeknek és a kiadásoknak, mivel a behajthatatlan követeléseket addig nem ismerik el, amíg azokat kifejezetten behajthatatlannak nem minősítik. Ez a pénzügyi kimutatások torzulásához és a vállalat pénzügyi helyzetének hamis bemutatásához vezethet.
Egy másik hátránya, hogy késedelmet eredményezhet a rossz követelések megjelenítésében, mivel a vállalatnak meg kell várnia, amíg egyértelművé válik, hogy a követelés nem fog behajtásra kerülni. Ez a késedelem hatással lehet a pénzforgalomra, és megnehezítheti a jövőbeli bevételek és kiadások pontos előrejelzését.
Végül a közvetlen leírás módszere nem nyújt egyértelmű képet a vállalat ügyfeleinek általános hitelképességéről, mivel csak eseti alapon ismeri el a rossz követeléseket. Ez megnehezítheti a vevők fizetési magatartásának tendenciáinak vagy mintáinak azonosítását és a hitelezési politikára és eljárásokra vonatkozó megalapozott döntések meghozatalát.
Amikor a közvetlen leírás módszerével rögzített rossz követelések behajtása esetén a naplóbejegyzés a behajtás körülményeitől függ.
Ha a behajthatatlan követelést korábban költségként leírták, amikor behajthatatlanná vált, majd az adós kifizeti a tartozás összegét, akkor a behajtást rögzítő naplóbejegyzés a következő lesz:
Terhelés:
terhelés:
Hitel: Árbevétel (az eredeti értékesítés összege)
Hitel: Pénztár (a kapott fizetés összege)
Fontos megjegyezni, hogy a közvetlen leírás módszere nem elfogadott számviteli kezelés a behajthatatlan követelésekre, mivel sérti a megfelelés elvét. Az értékvesztés-módszer az előnyben részesített módszer a rossz követelések elszámolására.