Vállalkozóként fontos megérteni a különböző adóformanyomtatványokat, amelyeket minden évben be kell nyújtani. Az egyik ilyen nyomtatvány a W-2, amely az év során az alkalmazottaknak kifizetett béreket, borravalókat és egyéb juttatásokat jelenti. Míg a vállalkozásoknak a szövetségi kormányhoz kell benyújtaniuk a W-2 dokumentumokat, sokan nem biztosak abban, hogy az államhoz is be kell-e nyújtaniuk azokat. Ebben a cikkben részletesen megvizsgáljuk ezt a kérdést.
Először is fontos megjegyezni, hogy a W-2 bejelentésére vonatkozó követelmények államonként eltérőek. Egyes államok, például Kalifornia és New York megkövetelik, hogy a munkáltatók a szövetségi kormányzat mellett az államnak is benyújtsák a W-2 dokumentumokat. Más államok, mint például Texas és Florida, nem írják elő a W-2 bevallások állami benyújtását.
Másodszor, még ha az Ön állama nem is írja elő a W-2-es nyomtatványok benyújtását, akkor is fontos, hogy pontos nyilvántartást vezessen a munkavállalók béréről és a visszatartott adókról. Ennek oka, hogy az állami adóhatóságok egy ellenőrzés vagy vizsgálat során kérhetik ezeket az információkat. A pontos nyilvántartás elmulasztása büntetést és bírságot vonhat maga után.
Harmadszor, a W-2 bevallások benyújtása az államnak a vállalkozások számára is előnyös lehet. Például egyes államok a W-2-es dokumentumokon szereplő információkat használják fel az alkalmazottak által benyújtott állami jövedelemadó-bevallások pontosságának ellenőrzésére. Azzal, hogy a vállalkozások benyújtják a W-2-es dokumentumokat az államnak, hozzájárulhatnak ahhoz, hogy alkalmazottaik adóbevallásait helyesen dolgozzák fel, és elkerülhetik az állami adóhatóságokkal való esetleges vitákat.
Végezetül érdemes megjegyezni, hogy a W-2 nyomtatványok államhoz történő benyújtásának folyamata hasonló a szövetségi kormányhoz történő benyújtás folyamatához. A vállalkozásoknak január 31-ig minden munkavállalónak át kell adniuk a W-2 másolatát, és az előírt határidőig be kell nyújtaniuk a nyomtatványokat a megfelelő állami hivatalhoz. A legtöbb állam lehetővé teszi az elektronikus benyújtást, ami egyszerűsítheti a folyamatot és csökkentheti a hibák kockázatát.
Összefoglalva, bár a W-2 bevallások államhoz történő benyújtására vonatkozó követelmények államonként eltérőek, fontos, hogy a vállalkozások tisztában legyenek az ezzel járó lehetséges előnyökkel és következményekkel. A pontos nyilvántartások vezetésével és a W-2-es bevallásoknak az államhoz való benyújtásával a vállalkozások segíthetnek az állami adótörvényeknek való megfelelés biztosításában, és elkerülhetik a költséges büntetéseket és bírságokat.
A munkáltatóknak a W-2 nyomtatványokat a társadalombiztosítási hivatalhoz (SSA) és az adóhivatalhoz (IRS) kell benyújtaniuk. Ezt minden év január 31-ig kell megtenni az előző adóévre vonatkozóan. A munkáltatók a W-2 nyomtatványokat elektronikusan az SSA Business Services Online (BSO) weboldalán keresztül, vagy az SSA által jóváhagyott, harmadik féltől származó szoftver segítségével nyújthatják be. Alternatívaként a munkáltatók a nyomtatványok papíralapú példányait közvetlenül az SSA-hoz és az IRS-hez is benyújthatják. Fontos, hogy a munkáltatók biztosítsák, hogy a W-2 nyomtatványokon megadott információk pontosak és teljesek legyenek, mivel a hibák vagy kihagyások szankciókat és késedelmes feldolgozást eredményezhetnek. Ezenkívül a munkáltatóknak a W-2 nyomtatványok másolatát ugyanezen határidőn belül át kell adniuk munkavállalóiknak, és a W-2 nyomtatványok egy példányát az illetékes állami adóhivatalhoz is be kell nyújtaniuk, ha az állami törvények ezt előírják.
Nem, az üzlettulajdonosok nem nyújtanak be W-2 nyomtatványt saját maguk számára. A W-2 nyomtatványokat a munkáltatók használják arra, hogy az Internal Revenue Service (IRS) számára jelentse az alkalmazottai után járó béreket és a visszatartott adókat. Az egyéni vállalkozóként, társas vállalkozásként vagy korlátolt felelősségű társaságként (LLC) működő üzlettulajdonosok nem tekinthetők saját vállalkozásuk alkalmazottainak. Ehelyett saját jövedelmüket és adójukat a személyes adóbevallásukban jelentik be a C-táblázat vagy más megfelelő adózási formanyomtatvány segítségével. Ha azonban egy vállalkozó alkalmazottakat alkalmaz, akkor minden egyes alkalmazottra vonatkozóan W-2 nyomtatványt kell benyújtania, és azt minden év január 31-ig be kell nyújtania a társadalombiztosítási hivatalnak (SSA) és az IRS-nek.
Igen, a munkáltatóknak meg kell küldeniük a W-2 nyomtatványt Kalifornia államnak. A W-2 nyomtatvány a munkavállaló éves keresetének és adólevonásának összefoglalója, és azt be kell nyújtani a Társadalombiztosítási Igazgatóságnak (SSA) és az állami adóhatóságnak abban az államban, ahol a munkavállaló dolgozott. Kaliforniában az állami adóhatóság a Franchise Tax Board (FTB).
A munkáltatóknak az adóévet követő év január 31-ig kell a W-2 nyomtatványt a munkavállalóik rendelkezésére bocsátaniuk. A munkáltatónak ugyanezen határidőig a W-2 nyomtatvány másolatát az SSA-hoz is be kell nyújtania. Kaliforniában a munkáltatóknak a W-2 nyomtatvány egy példányát az FTB-hez is be kell nyújtaniuk január 31-ig.
A munkáltatók a W-2 nyomtatványokat elektronikusan is benyújthatják az FTB-hez az állami e-file rendszer segítségével. Az FTB tömeges feltöltési funkciót is kínál azon munkáltatók számára, akiknek egyszerre több W-2 nyomtatványt kell benyújtaniuk. Azoknak a munkáltatóknak, akik 250 vagy annál több W-2 nyomtatványt nyújtanak be, elektronikusan kell benyújtaniuk.
A munkáltatók számára fontos, hogy a W-2 nyomtatványon szereplő információk pontosak és teljesek legyenek, mivel a hibák büntetést és bírságot vonhatnak maguk után. A munkáltatóknak meg kell őrizniük a W-2 nyomtatvány egy példányát saját nyilvántartásuk számára.
A W4 nyomtatvány egy szövetségi nyomtatvány, amelyet az Egyesült Államokban a munkáltatók arra használnak, hogy meghatározzák, mennyi szövetségi jövedelemadót kell visszatartaniuk a munkavállaló fizetéséből. A nyomtatványt az Internal Revenue Service (IRS) bocsátja ki, amely a szövetségi adók beszedéséért és végrehajtásáért felelős szövetségi ügynökség. A W4 nyomtatvány olyan információkat tartalmaz, mint a munkavállaló bejelentési státusza, az eltartottak száma és egyéb, az adókötelezettséget befolyásoló tényezők. Fontos, hogy a munkavállalók pontosan töltsék ki a W4 nyomtatványt, hogy a szövetségi jövedelemadó megfelelő összegét vonják le a fizetésükből. Ez nem egy állam-specifikus nyomtatvány, mivel az állami jövedelemadó visszatartását jellemzően az egyes államok külön kezelik. Egyes államok azonban megkövetelhetik a munkáltatóktól, hogy a W4 nyomtatvány egy példányát benyújtsák az állami adóhivatalnak.