Minden évben az Egyesült Államokban a vállalkozásoknak különböző adónyomtatványokat kell elkészíteniük és eljuttatniuk alkalmazottaiknak és az Internal Revenue Service-nek (IRS). Az egyik legfontosabb ilyen nyomtatvány a W-2, amely a munkavállaló éves keresetét és a visszatartott adót jelenti. De valóban kell-e a vállalkozásoknak W-2 nyomtatványokat küldeniük? Röviden, a válasz igen.
A W-2 nyomtatvány kulcsfontosságú dokumentum mind a vállalkozások, mind a munkavállalók számára. A vállalkozások számára a bérköltségek és adókötelezettségek nyilvántartására szolgál. A munkavállalók számára ez egy összefoglaló az éves keresetükről és a forrásadózásról, amelyet a személyi jövedelemadó-bevallásuk benyújtásához használnak. A W-2 nélkül mindkét fél nehezen tudná pontosan jelenteni pénzügyi adatait a kormánynak.
A szövetségi törvények értelmében a vállalkozásoknak a következő év január 31-ig minden alkalmazottjuk számára W-2 nyomtatványt kell biztosítaniuk. Ez a határidő elegendő időt biztosít az alkalmazottaknak ahhoz, hogy az április 15-i határidő előtt benyújthassák adóbevallásukat. Ezenkívül a vállalkozásoknak február végéig minden egyes W-2 nyomtatvány egy példányát be kell nyújtaniuk a társadalombiztosítási hivatalhoz (SSA). E határidők elmulasztása büntetéseket és bírságokat vonhat maga után az IRS részéről.
Fontos megjegyezni, hogy a vállalkozásoknak a W-2 nyomtatványokat azoknak a korábbi alkalmazottaknak is be kell nyújtaniuk, akik az előző évben náluk dolgoztak. Ide tartoznak azok az alkalmazottak is, akiknek felmondtak vagy felmondtak, valamint azok is, akik nyugdíjba mentek vagy más módon elhagyták a vállalatot. Ugyanazok a határidők vonatkoznak a korábbi alkalmazottak W-2 nyomtatványainak kiosztására és benyújtására.
Bizonyos esetekben a vállalkozások mentesülhetnek a W-2 nyomtatványok bizonyos munkavállalóknak történő átadása alól. Például azoknak a vállalkozásoknak, amelyek alkalmazottak helyett független vállalkozókat alkalmaznak, nem kell W-2 nyomtatványokat biztosítaniuk ezeknek a vállalkozóknak. Hasonlóképpen, azok a vállalkozások, amelyek az év során 600 dollárnál kevesebb bért fizetnek egy munkavállalónak, nem kötelesek W-2 nyomtatványt benyújtani. Ezek a kivételek azonban viszonylag ritkák, és a legtöbb vállalkozásnak W-2 nyomtatványt kell biztosítania alkalmazottai számára.
Összefoglalva, a W-2 nyomtatvány olyan fontos adódokumentum, amelyet a vállalkozásoknak minden évben meg kell adniuk alkalmazottaiknak és a kormánynak. Ennek elmulasztása büntetéseket és bírságokat vonhat maga után, és mindkét fél számára megnehezítheti a pénzügyi információk pontos bejelentését. A szövetségi törvények szerinti kötelezettségeik megértésével és a W-2 nyomtatványok kiosztására és benyújtására vonatkozó határidők betartásával a vállalkozások biztosíthatják, hogy megfeleljenek a törvényeknek, és elkerülhetik a felesleges problémákat.
Ha egy vállalkozás elmulasztja a W-2 nyomtatványok kiküldését alkalmazottainak, büntetésre számíthat az Internal Revenue Service (IRS) részéről. A bírság összege attól függően változik, hogy a munkáltató milyen későn nyújtja be a nyomtatványokat. Ha a W-2 nyomtatványokat az esedékességtől számított 30 napon belül nyújtják be, a büntetés 50 dollár nyomtatványonként, de legfeljebb 536 000 dollár évente. Ha a nyomtatványokat több mint 30 napos késéssel, de augusztus 1-je előtt nyújtják be, a bírság összege nyomtatványonként 110 dollár, de évente legfeljebb 1 609 000 dollár. Ha a nyomtatványokat augusztus 1-je után nyújtják be, vagy egyáltalán nem nyújtják be, a bírság összege nyomtatványonként 270 USD, de évente legfeljebb 3 218 500 USD. Fontos, hogy a vállalkozások időben benyújtsák a W-2 nyomtatványokat, hogy elkerüljék ezeket a büntetéseket, és biztosítsák, hogy alkalmazottaik időben megkapják a szükséges adózási információkat.
Az IRS szerint a munkáltatóknak legkésőbb minden év január 31-ig kell a munkavállalók rendelkezésére bocsátaniuk a W-2 nyomtatvány egy példányát. A W-2 nyomtatvány tartalmazza a munkavállaló előző évi keresetére és a visszatartott adókra vonatkozó információkat.
Bár a munkáltatók nem kötelesek a W-2 nyomtatványok elektronikus másolatát átadni, a munkavállaló beleegyezése esetén megtehetik. Más szóval a munkáltatók a W-2 nyomtatványokat e-mailben is elküldhetik a munkavállalóknak, amennyiben a munkavállaló engedélyt adott arra, hogy elektronikusan megkapja a W-2 nyomtatványt.
Ha azonban a munkavállaló papíralapú másolatot kér a W-2 nyomtatványról, a munkáltató nem tagadhatja meg annak rendelkezésre bocsátását. Ezenkívül a munkáltatóknak biztosítaniuk kell, hogy az elektronikus W-2 nyomtatvány megfeleljen bizonyos követelményeknek, például olyan formátumú legyen, hogy a munkavállaló könnyen hozzáférjen és el tudja olvasni.
Összefoglalva, a munkáltató nem tagadhatja meg a munkavállalótól a W-2 nyomtatvány átadását, akár papíralapú, akár elektronikus formában, amennyiben a munkavállaló kérte azt, és az elektronikus nyomtatvány megfelel bizonyos követelményeknek.
Nem, a vállalkozók nem kapnak W-2 nyomtatványokat. A W-2 nyomtatványokat a munkáltatók adják ki a munkavállalóknak, hogy jelentse az éves keresetüket és a visszatartott adókat. Az üzlettulajdonosok viszont egy másik adóbevallási formanyomtatványt kapnak, a K-1-es nyomtatványt (1065-ös nyomtatvány), ha társas vállalkozás tagjai, vagy a C-táblázatot (1040-es nyomtatvány), ha egyéni vállalkozóként tevékenykednek. Ezek a nyomtatványok jelentik a vállalkozás tulajdonosának a vállalkozásból származó nyereségből vagy veszteségből való részesedését, és ezeket használják a személyes jövedelemadójuk kiszámításához. Ha azonban az üzlettulajdonos egyben a saját vállalkozásának alkalmazottja is, akkor az alkalmazotti bérekről W-2 nyomtatványt kaphat.
Nem, az LLC-k tulajdonosai jellemzően nem kapnak W-2 nyomtatványt. Ennek az az oka, hogy az LLC-k adózási szempontból átmenő vállalkozásoknak minősülnek, ami azt jelenti, hogy a vállalkozás nyeresége és veszteségei az egyéni tulajdonosokra szállnak át, akik ezeket a személyes adóbevallásukban jelentik. Ennek eredményeképpen az LLC tulajdonosai nem minősülnek a vállalkozás alkalmazottainak, és nem kapnak W-2 nyomtatványokat. Ha azonban egy LLC tulajdonosa egyben a vállalkozás alkalmazottja is, akkor munkavállalóként W-2 nyomtatványt kaphat a béréről és a fizetéséről.