A vállalkozásoknak a pénzügyek kezelésétől a személyzeti kérdések kezeléséig számos kihívással kell nap mint nap szembenézniük. Ahhoz, hogy ezeken az akadályokon hatékonyan tudjanak eligazodni, a vállalatoknak világos tervvel kell rendelkezniük. A vállalkozások által használt terveknek két fő típusa van: az egyszeri felhasználású tervek és az állandó tervek.
Az egyszeri felhasználású terveket egy olyan konkrét kérdés vagy esemény kezelésére tervezték, amely a jövőben valószínűleg nem fordul elő újra. Például egy vállalat egyszeri felhasználású tervet készíthet egy adott termék iránti hirtelen megnövekedett kereslet kezelésére. Ez a terv felvázolja azokat a lépéseket, amelyeket a vállalatnak meg kell tennie a megnövekedett kereslet kezelése érdekében, például további alkalmazottak felvételét vagy a termelés növelését.
Ezzel szemben az állandó terveket úgy tervezik, hogy idővel többször is alkalmazzák őket. Ezeket a terveket általában a folyamatos üzleti folyamatok kezelésére használják, mint például új alkalmazottak felvétele vagy a készletek kezelése. Az állandó terveket két kategóriára lehet tovább bontani: irányelvek és eljárások.
Az irányelvek olyan iránymutatások, amelyek szabályozzák, hogy az alkalmazottaknak hogyan kell viselkedniük bizonyos helyzetekben. Egy vállalatnak például lehet olyan irányelve, amely megtiltja az alkalmazottaknak, hogy a vállalati erőforrásokat személyes használatra használják. Az eljárások ezzel szemben lépésről-lépésre történő utasítások egy adott feladat elvégzésére. Egy vállalatnak például lehet egy eljárása arra vonatkozóan, hogy hogyan kell kezelni az ügyfélpanaszokat.
Mind az egyszeri használatra vonatkozó, mind az állandó tervek fontosak a vállalkozások számára. Az egyszer használatos tervek segítenek a vállalatoknak gyorsan és hatékonyan reagálni a váratlan eseményekre, míg az állandó tervek keretet biztosítanak a folyamatos üzleti folyamatokhoz. Azzal, hogy a vállalkozásoknak világos tervük van, jobban tudják kezelni erőforrásaikat, és jobban eligazodnak az útjukba kerülő kihívásokban.
Összefoglalva, a tervezés kulcsfontosságú eleme az üzleti sikernek. Akár egyszeri felhasználású tervről van szó egy hirtelen bekövetkező esemény kezelésére, akár állandó tervről a folyamatos folyamatok kezelésére, a terv megléte segítheti a vállalkozásokat a napi szinten felmerülő kihívások kezelésében. Az egyszeri és állandó tervek közötti különbségek megértésével a vállalkozások átfogó megközelítést alakíthatnak ki működésük irányításához és céljaik eléréséhez.
Az üzleti tervezésben és stratégiában az egyszeri felhasználású terv olyan típusú terv, amelyet egy konkrét, egyszeri eseményre vagy célra készítenek. Ez a fajta terv jellemzően egy olyan konkrét probléma vagy kihívás kezelésére készül, amely a jövőben várhatóan nem fordul elő újra. Az egyszeri felhasználású tervek közé tartozhat például egy marketingterv egy egyszeri termékbevezetéshez, egy költségvetés egy különleges eseményhez, vagy egy vészhelyzeti terv egy természeti katasztrófa esetére.
Az egyszeri felhasználású tervek jellemzően időben korlátozottak és egyértelmű végponttal rendelkeznek. Ha a cél vagy esemény megvalósult, a tervre már nincs szükség. Ezeket a terveket gyakran egy adott csapat vagy részleg készíti a szervezeten belül, és bevonhatják a többfunkciós csapatok vagy külső tanácsadók hozzájárulását is.
Az egyszeri felhasználású tervek egyik legfontosabb előnye, hogy lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy kifejezetten egy adott problémára vagy kihívásra összpontosítsanak, anélkül, hogy elmerülnének a hosszú távú tervezésben vagy stratégiában. Egy konkrét eseményre vagy célra szabott terv készítésével a szervezetek mozgékonyabbak lehetnek és jobban reagálhatnak a változó körülményekre, és hatékonyabban tudják elosztani az erőforrásokat.
Fontos azonban megjegyezni, hogy az egyszeri felhasználású terveket egy nagyobb stratégiai terv kontextusában kell létrehozni. Bár ezek a tervek konkrét kérdések vagy kihívások kezelésére szolgálnak, mégis igazodniuk kell a szervezet általános céljaihoz és célkitűzéseihez. A szervezeteknek figyelembe kell venniük a jövőbeni események vagy kihívások lehetőségét is, amelyek hasonló tervezést igényelhetnek, és fel kell készülniük arra, hogy terveiket ennek megfelelően kiigazítsák.
Mit jelentenek az állandó tervek, mondjon egy példát! Az állandó tervek olyan előre meghatározott és kialakított tervek, amelyek arra szolgálnak, hogy egy szervezetet vagy vállalkozást hosszú távú céljai és célkitűzései elérésében irányítsanak. Ezeket a terveket általában azért hozzák létre, hogy hosszabb időn keresztül irányt és következetességet biztosítsanak a döntéshozatali folyamatokban. Az állandó terveket általában olyan visszatérő problémákra vagy helyzetekre válaszul dolgozzák ki, amelyekkel egy szervezet találkozhat, és szükség szerint módosíthatók, hogy tükrözzék az üzleti környezet változásait.
Az állandó terv egyik példája a szabályzat kézikönyv. A szabályzat kézikönyv egy olyan átfogó dokumentum, amely felvázolja egy szervezet szabályzatát és eljárásait. Útmutatást nyújt az alkalmazottak számára, hogyan viselkedjenek különböző helyzetekben, és biztosítja a döntéshozatali folyamatok következetességét. A szabályzat kézikönyv témák széles körével foglalkozik, például a humán erőforrással, a biztonsággal és a pénzügyi irányítással, és úgy tervezték, hogy szükség szerint frissíthető legyen az üzleti környezet változásainak tükrözése érdekében. A szabályzat kézikönyv egy állandó terv, mivel úgy tervezték, hogy hosszú távú erőforrásként szolgáljon, amely hosszabb időn keresztül nyújt útmutatást a szervezet számára.
Az egyszeri felhasználású tervek azok, amelyeket meghatározott célra és korlátozott időtartamra dolgoznak ki, jellemzően egy adott helyzet vagy probléma kezelésére a szervezeten belül. Az egyszeri felhasználású terveknek négy típusa van:
1. Programok: A programok az egyszeri felhasználású tervek egyik típusa, amelyek jellemzően egy meghatározott cél vagy célkitűzés elérésére irányuló, összehangolt tevékenységek sorozatát foglalják magukban. A program magában foglalhat több projektet, amelyeket úgy terveztek, hogy együttesen működjenek egy nagyobb cél elérése érdekében.
2. Projektek: A projektek az egyszeri felhasználású tervek másik típusa, amelyek jellemzően egy meghatározott cél vagy célkitűzés meghatározott időn belüli elérésére összpontosítanak. A projektekben részt vehet egy meghatározott csapat vagy egyének csoportja, akik felelősek a projektcélok eléréséhez szükséges tevékenységek elvégzéséért.
3. Költségvetés: A költségvetések egyfajta egyszeri felhasználású tervek, amelyeket az erőforrások egy adott célra vagy projektre történő elosztására használnak. A költségvetések jellemzően a kiadások és bevételek részletes bontását tartalmazzák, és arra szolgálnak, hogy biztosítsák az erőforrások hatékony és eredményes felhasználását.
4. Politikák: Az irányelvek az egyszeri felhasználású tervek egyik típusa, amelyeket a szervezeten belüli döntéshozatal és viselkedés irányítására dolgoznak ki. Az irányelvek kidolgozhatók egy adott kérdés vagy probléma megoldására, vagy arra vonatkozóan, hogy irányelveket határozzanak meg arra vonatkozóan, hogy az alkalmazottaknak hogyan kell viselkedniük bizonyos helyzetekben. A szabályzatokat jellemzően a különböző érdekelt felek, köztük az alkalmazottak, a vezetés és a külső érdekelt felek hozzájárulásával dolgozzák ki.