A belső ellenőrzés olyan létfontosságú folyamat, amely segít a szervezeteknek megőrizni integritásukat és javítani működésüket. Ahhoz azonban, hogy a legtöbbet hozza ki a belső ellenőrzésből, világos és konkrét célokat kell kitűznie, és itt jönnek a képbe a SMART célok. A SMART a Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound (konkrét, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött) rövidítése. Ebben a cikkben a belső ellenőrzésre vonatkozó SMART-célokra mutatunk néhány példát.
1. Konkrét: A SMART-célok első összetevője a specifikusság. A túl tág vagy homályos célt nehéz lehet elérni vagy mérni. Például egy olyan cél, mint a „pénzügyi teljesítmény javítása” túl általános. Egy konkrétabb cél a következő lenne: „a működési költségek 10%-kal való csökkentése a következő hat hónapon belül”.
2. Mérhető: A SMART-cél második összetevője a mérhetőség. Egy olyan célt, amelyet nem lehet mérni, nehéz nyomon követni az előrehaladást, vagy megállapítani, hogy sikerült-e elérni. Például egy olyan cél, mint „az ügyfelek elégedettségének javítása” nem mérhető. Mérhetőbb cél lenne a következő: „az ügyfél-elégedettségi mutató 70%-ról 85%-ra növelése a következő negyedévben”.
3. Elérhető: A SMART-cél harmadik összetevője az elérhetőség. Az irreális vagy elérhetetlen cél demotiváló lehet és kudarchoz vezethet. Például egy olyan cél, mint a „nulla hiba elérése” nem biztos, hogy elérhető, de reálisabb cél lenne a „hibák 50%-os csökkentése a következő egy éven belül”.
4. Releváns: A SMART-cél negyedik összetevője a relevancia. Egy olyan cél, amely nem releváns a szervezet célkitűzései vagy értékei szempontjából, nem biztos, hogy érdemes követni. Például egy olyan cél, mint „növelni a munkavállalók részvételét a vállalati rendezvényeken” nem biztos, hogy releváns a szervezet céljai szempontjából. Relevánsabb cél lenne a „csökkentsük az alkalmazottak fluktuációs arányát 20%-kal a következő két évben”.
5. Időhöz kötött: A SMART-célok ötödik és egyben utolsó összetevője az időhöz kötöttség. Egy olyan cél, amelynek nincs határideje, a végtelenségig elhúzódhat, vagy elveszítheti sürgősségét. Például egy olyan célnak, mint „a munkatársak termelékenységének javítása”, nincs konkrét időkerete. Egy időhöz kötöttebb cél az lenne, hogy „növelje az alkalmazottak termelékenységét 15%-kal a következő hat hónapon belül”.
Összefoglalva, a SMART célok kitűzése kulcsfontosságú a sikeres belső ellenőrzéshez. Azzal, hogy céljait konkrét, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött célokká teszi, biztosíthatja, hogy az audit céljai egyértelműek és elérhetőek legyenek. Ezen túlmenően a SMART célok segíthetnek nyomon követni az előrehaladást, azonosítani a fejlesztendő területeket, és motiválni a csapatát a célok elérésére. Tehát, amikor legközelebb belső auditot tervez, győződjön meg róla, hogy az optimális eredmények érdekében SMART célokat tűzött ki.
A SMART célok jelentése: specifikus, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött. Íme 5 példa a SMART-célokra a számvitel és a könyvelés területén:
1. A következő hat hónapban 10%-kal növelni a bevételt célzott marketingtevékenységek, például közösségi média hirdetések és e-mail kampányok révén.
2. A kiadások 15%-os csökkentése a következő negyedévben a beszállítókkal kötött szerződések újratárgyalásával és költségcsökkentő intézkedések végrehajtásával.
3. Javítsa a pénzforgalmat a követelések behajtásának 20%-os növelésével a következő három hónapban az ügyfelekkel való következetesebb nyomon követés és kommunikáció révén.
4. A pénzügyi jelentések hibáinak csökkentése egy új szoftverrendszer bevezetésével és a munkatársak képzésével annak használatáról a következő hónapban.
5. A nyereségesség növelése a készletgazdálkodás optimalizálásával és a készletfelesleg 25%-os csökkentésével a következő évben az értékesítési adatok jobb előrejelzése és elemzése révén.
A SMART célok a számvitelben olyan konkrét, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött célok, amelyek segítenek az egyéneknek és a szervezeteknek javítani pénzügyi teljesítményüket. Íme néhány példa a SMART-célokra a számvitelben:
1. Növelni a bevételt: Az év végéig 10%-kal növelni a bevételt célzott marketingkampányok és az ügyfélkör bővítése révén.
2. A kiadások csökkentése: A következő negyedévben 5%-kal csökkentsük a rezsiköltségeket a szállítói szerződések újratárgyalásával és költségcsökkentő intézkedések végrehajtásával.
3. Javítsa a pénzforgalmat: A következő hat hónapban 20%-kal növelje a pénzforgalmat egy hatékonyabb számlázási és behajtási folyamat bevezetésével.
4. Növelje a nyereségességet: A nettó haszonkulcs 3%-kal történő növelése az év végéig a termékköltségek csökkentésével és az értékesítés növelésével.
5. A pénzügyi jelentéstétel javítása: A havi pénzügyi jelentések pontosságának javítása új könyvelési szoftver bevezetésével és a személyzet képzésével annak használatára.
6. Az adósság csökkentése: A fennálló adósságállomány 10%-kal történő csökkentése a következő évben adósságcsökkentési terv végrehajtásával és az adósságtörlesztések növelésével.
7. Növelje a részvényesi értéket: A részvényesi érték 15%-os növelése a következő két évben a nyereségesség növelésével és osztalékfizetéssel.
Összességében a SMART célok kitűzése a számvitelben segíthet az egyéneknek és a szervezeteknek a pénzügyi siker elérésében és az eredményük javításában.
A belső ellenőrzés 5 C-je arra az öt kulcsfontosságú elemre utal, amelyek elengedhetetlenek a sikeres belső ellenőrzési folyamathoz. Ezek az elemek a következők:
1. Ellenőrzés – Ez a szervezeten belül működő belső ellenőrzési rendszerekre utal. A belső ellenőrzési folyamatnak e kontrollok hatékonyságának értékelésére és a fejlesztendő területek azonosítására kell összpontosítania.
2. Megfelelés – A belső ellenőröknek biztosítaniuk kell, hogy a szervezet megfeleljen minden vonatkozó törvénynek és előírásnak. Ez magában foglalja a szervezet folyamatainak és eljárásainak értékelését annak biztosítása érdekében, hogy azok összhangban legyenek a jogi követelményekkel.
3. Kommunikáció – A kommunikáció a belső ellenőrzési folyamat alapvető fontosságú eleme. A belső ellenőröknek hatékonyan kell kommunikálniuk valamennyi érdekelt féllel, beleértve a felső vezetést, az auditbizottságokat és más releváns feleket.
4. Kompetencia – A belső ellenőröknek rendelkezniük kell a feladataik hatékony ellátásához szükséges készségekkel, ismeretekkel és szakértelemmel. Ez magában foglalja a szervezet működésének, kockázatainak és kontrollrendszereinek mélyreható ismeretét.
5. Folyamatos fejlesztés – A belső ellenőrzési folyamatnak egy folyamatos fejlesztési ciklusnak kell lennie. A belső ellenőröknek rendszeresen értékelniük kell folyamataikat és eljárásaikat, hogy azonosítsák a fejlesztendő területeket, és szükség szerint változtatásokat hajtsanak végre.
Összességében a belső ellenőrzés 5 C-je átfogó keretet nyújt annak biztosításához, hogy a belső ellenőrzési folyamat hatékony és eredményes legyen, és értéket teremtsen a szervezet számára.